ડોસ અને એક્સેલમાં ડેટા દાખલ થતો નથી

01 ની 08

એક્સેલ ડેટા એન્ટ્રી ઝાંખી

આ ટ્યુટોરીયલ Excel, Google Spreadsheets, અને Open Office Calc જેવા સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામમાં ડેટા દાખલ કરવાના કેટલાક મૂળભૂત DO અને ડોનને આવરી લે છે.

ડેટાને યોગ્ય રીતે દાખલ કરવું પ્રથમ વખત પછીથી સમસ્યાઓ ટાળી શકે છે અને એક્સેલનાં સાધનો અને સુવિધાઓ જેવાં કે સૂત્રો અને ચાર્ટ્સનો ઉપયોગ કરવો સરળ બનાવે છે.

DO અને નહી:

1. તમારી સ્પ્રેડશીટની યોજના કરો
2. સંબંધિત ડેટા દાખલ કરતી વખતે ખાલી પંક્તિઓ અથવા સ્તંભોને છોડશો નહીં
3. વારંવાર સાચવો અને બે સ્થળોએ સાચવો
4. કૉલમ શીર્ષકોની તરીકે નંબર્સનો ઉપયોગ કરશો નહીં અને ડેટા સાથેના યુનિટ્સ શામેલ કરશો નહીં
5. ફોર્મ્યુલામાં સેલ સંદર્ભો અને નેમ્ડ રેન્જ્સનો ઉપયોગ કરો
6. અનલોક્લ્ડ ફોર્મ્યુલા ધરાવતી કોષ છોડશો નહીં
7. તમારા ડેટાને સૉર્ટ કરો

તમારી સ્પ્રેડશીટની યોજના બનાવો

જ્યારે Excel માં ડેટા દાખલ કરવા માટે આવે છે, ત્યારે તમારે ટાઈપ કરવાનું શરૂ કરતાં પહેલાં થોડી આયોજન કરવાનું એક સારું વિચાર છે.

કાર્યપત્રક માટે શું વાપરવામાં આવશે તે જાણવું, તેમાં રહેલ ડેટા, અને તે ડેટા સાથે શું કરવામાં આવશે તે કાર્યપત્રકના અંતિમ લેઆઉટ પર ભારે અસર કરી શકે છે.

ટાઈપ કરતા પહેલાં આયોજન સમય પછી બચાવી શકે છે જો સ્પ્રેડશીટને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવવા અને સાથે કામ કરવા સરળ બનાવવા માટે પુનઃસંગઠિત કરવાની જરૂર છે.

ધ્યાનમાં લેવાના પોઇંટ્સ

• સ્પ્રેડશીટનો હેતુ શું છે?
• સ્પ્રેડશીટ કેટલો ડેટા ધરાવે છે?
• ચાર્ટ્સની જરૂર છે?
• સ્પ્રેડશીટ છાપશે?

સ્પ્રેડશીટનો હેતુ શું છે?

• સ્પ્રેડશીટનો હેતુ ડેટાના સ્થાનને નિર્ધારિત કરવામાં મદદ કરશે, કારણ કે સૌથી મહત્વપૂર્ણ માહિતીને દૃશ્યક્ષમ અને સરળતાથી સુલભ હોવાની જરૂર છે.
• ગણતરીઓ શું જરૂરી છે? ગણતરીઓ સૂત્રો અને વિધેયોની જરૂર છે અને તેઓ ક્યાં સ્થિત થશે તે અસર કરે છે.

સ્પ્રેડશીટ કેટલું મોટું ડેટા હશે?

સ્પ્રેડશીટની માહિતીની સંખ્યા શરૂઆતમાં રાખશે અને પછી કેટલી ઉમેરવામાં આવશે તે ઉપયોગમાં લેવાતા કાર્યપત્રકોની સંખ્યાને અસર કરશે.

• તમારા ડેટાને વધુ ઝડપથી ફેલાવો નહીં કારણ કે તે ચોક્કસ માહિતીને શોધી શકે છે અને બહુવિધ શીટ્સ અથવા કાર્યપુસ્તિકાઓના ફેલાયેલ ગણતરીઓ એક્સેલના પ્રભાવને પ્રભાવિત કરવાનું શરૂ કરી શકે છે
• મોટા કાર્યપત્રકો માટે , માહિતીને જોવા માટે વપરાશકર્તાઓને કાર્યપુસ્તિકાના તળિયે સરકાવવાની ફરજ પાડવાની જગ્યાએ, સ્તંભ શીર્ષકો ઉપર મહત્વપૂર્ણ કૉલમ કુલ દર્શાવવા માટે કેટલીકવાર ઉપયોગી છે.

ચાર્ટ્સની જરૂર છે?

જો ચાર્ટ અથવા ચાર્ટમાં ડેટાના બધા ભાગ અથવા ભાગ પ્રદર્શિત થાય, તો તે માહિતીના લેઆઉટ પર અસર કરી શકે છે,

• ચાર્ટના પ્રકાર પર આધાર રાખીને, ડેટાને અલગ રીતે જૂથબદ્ધ કરવાની જરૂર પડી શકે છે - જેમ કે પાઈ ચાર્ટ્સ માટે સારાંશ વિસ્તારમાં કાર્યરત.
• મોટી સ્પ્રેડશીટ્સ માટે, ભીડને સરળ બનાવવા માટે પૃષ્ઠો અલગ કરવા માટે ચાર્ટોને ખસેડવામાં આવી શકે છે

શું સ્પ્રેડશીટ છાપશે?

પોર્ટ્રેટ અથવા લેન્ડસ્કેપ લેટેટ પસંદ કરેલ છે કે કેમ અને શીટ્સની સંખ્યાની જરૂર હોય તેના આધારે, જો માહિતીની ગોઠવણી કરવામાં આવે તો તે બધા અથવા અમુક ડેટા છાપવામાં આવશે.

• જો નિયમિત અક્ષર કદના કાગળ (8 1/2 X 11) પર પોટ્રેટ દૃશ્યનો ઉપયોગ કરવો હોય, તો મોટાભાગના ડેટાને થોડા કૉલમ હેઠળ પંક્તિઓ માં મૂકવાનો વિચાર કરો, જેથી તમામ શીર્ષકો એક શીટ પર દેખાય.
• જો બહુવિધ શીટ્સ આવશ્યક હોય, તો દરેક પૃષ્ઠની ટોચ પર કૉલમ શીર્ષકોની છાપવા માટે ડેટાને સરળ કરવાનું ધ્યાનમાં લો.
• જો ડેટાના ઘણા કૉલમ્સને છાપવાની જરૂર હોય, તો લેન્ડસ્કેપ લેઆઉટમાં બધા શીર્ષકો એક પૃષ્ઠ પર રાખી શકે છે. ફરી, જો બહુવિધ શીટ્સની જરૂર હોય, તો દરેક પૃષ્ઠની ટોચ પર કૉલમ શીર્ષકો છાપો.
• જો ચાર્ટ્સ છાપવામાં આવે, તો તેમને અલગ શીટ પર ખસેડીને કાર્ય સરળ બનાવી શકે છે.

08 થી 08

સંબંધિત ડેટામાં ખાલી પંક્તિઓ અથવા સ્તંભોને છોડશો નહીં

ડેટા કોષ્ટકો અથવા ડેટા સંબંધિત રેંજોમાં ખાલી પંક્તિઓ અથવા કૉલમ્સ છોડવાથી ચાર્ટ્સ, પીવટ કોષ્ટકો અને કેટલાક ફંક્શન્સ જેવા એક્સેલની વિશેષતાઓનો યોગ્ય ઉપયોગ કરવો તે ખૂબ જ મુશ્કેલ બની શકે છે.

ઉપરની છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે પંક્તિ અથવા કૉલમ ધરાવતી કૉલમમાં પણ ખાલી કોષો સમસ્યાઓનું કારણ બની શકે છે.

ખાલી જગ્યાઓની ગેરહાજરીથી Excel ને શોધવા માટે સરળ અને શ્રેણીમાં બધા સંબંધિત ડેટા પસંદ કરવામાં આવશે જો સૉર્ટિંગ , ફિલ્ટરિંગ અથવા ઑટોઝમ જેવી સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે

ખાલી પંક્તિઓ અથવા કૉલમ્સને છોડવાને બદલે, ડેટાને તોડવા અને વાંચવા માટે સરળ બનાવવા માટે બોલ્ડ અથવા નીચે લીટીનો ઉપયોગ કરીને સરહદો અથવા ફોર્મેટ હેડિંગ અને લેબલનો ઉપયોગ કરો.

શક્ય હોય ત્યારે તમારા ડેટાને કૉલમ મુજબ દાખલ કરો

• તમારી સ્પ્રેડશીટ મૂકતાં, નીચેના ડેટા સાથે ટેબલની પ્રથમ કૉલમની ટોચ પર વર્ણનાત્મક મથાળું મૂકો.
• જો ત્યાં એક કરતાં વધુ ડેટા શ્રેણી હોય, તો તે ટોચ પર દરેક ડેટા શ્રેણી માટે શીર્ષક સાથે કૉલમ (ડાબેથી જમણે) માં બીજા પછીની એકની યાદી આપો.

અસંબંધિત ડેટા અલગ રાખો

સંબંધિત ડેટાને એકસાથે રાખવાથી મહત્વપૂર્ણ છે, તે જ સમયે, ડેટાના અસંબંધિત રેંજને અલગ રાખવામાં ઉપયોગી થઈ શકે છે.

વિવિધ ડેટા રેંજ અથવા કાર્યપત્રક પરના અન્ય ડેટા વચ્ચે ખાલી કૉલમ્સ અથવા પંક્તિઓ છોડીને ફરીથી એક્સેલને યોગ્ય રીતે શોધી કાઢવા અને સંબંધિત રેંજ અથવા ડેટા કોષ્ટકો પસંદ કરવા માટે તેને સરળ બનાવશે.

03 થી 08

વારંવાર સાચવો

તમારા કામને બચાવવાના અવારનવાર અતિશયોજિત થતો નથી - અથવા વારંવાર જણાવાય છે.

અલબત્ત, જો તમે વેબ સ્પ્રેડશીટ્સ અથવા એક્સેલ ઓનલાઈન વેબ-આધારિત સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં હોવ - તો બચત કોઈ મુદ્દો નથી, કારણ કે પ્રોગ્રામમાં બચત વિકલ્પ નથી પરંતુ તેના બદલે, સ્વતઃ બચાવ સુવિધા સાથે કામ કરે છે.

જોકે કમ્પ્યુટર-આધારિત પ્રોગ્રામ્સ માટે, બે કે ત્રણ ફેરફારો પછી - શું તે ડેટા ઉમેરી રહ્યું છે, ફોર્મેટિંગ ફેરફાર કરીને અથવા સૂત્ર દાખલ કરી રહ્યું છે - કાર્યપત્રકને સાચવો

જો તે ખૂબ જ લાગે છે, ઓછામાં ઓછા દરેક બે અથવા ત્રણ મિનિટ સાચવો

તેમ છતાં, છેલ્લા કેટલાક વર્ષોમાં કમ્પ્યુટર્સ અને કમ્પ્યુટર સૉફ્ટવેરની સ્થિરતામાં નોંધપાત્ર સુધારો થયો છે, તે હજી પણ ક્રેશ થઈ જાય છે, પાવર નિષ્ફળતાઓ હજુ પણ થાય છે, અને અન્ય લોકો તમારી પાવર કોર્ડ પર સફર કરે છે અને તેને દિવાલ સોકેટમાંથી બહાર કાઢે છે.

અને જ્યારે આવું બને છે, ત્યારે કોઇપણ મોટી સંખ્યામાં માહિતી - મોટા અથવા નાના - ફક્ત તમારા વર્કલોડને વધારી દે છે કારણ કે તમે તમે જે કર્યું છે તે ફરીથી ગોઠવવાનો પ્રયાસ કરો છો.

એક્સેલ પાસે સ્વતઃ બચાવ સુવિધા છે, જે સામાન્ય રીતે ખૂબ જ સારી રીતે કામ કરે છે, પરંતુ તેના પર વિશ્વાસ ન કરવો જોઇએ. વારંવાર બચાવે સાથે તમારા પોતાના ડેટાને સુરક્ષિત કરવાની આદત મેળવો.

સેવિંગ માટે શોર્ટકટ

બચત કરવા માટે માઉસને રિબન પર ખસેડવાનું અને આયકન પર ક્લિક કરવાનું ભારે કાર્ય હોવું જરૂરી નથી, કીબોર્ડ શોર્ટકટ સંયોજનનો ઉપયોગ કરીને સાચવવાની આદત મેળવો:

Ctrl + S

બે સ્થળોએ સાચવો

બચતનું બીજું પાસું જે તમારા ડેટાને બે જુદી જુદી સ્થળોએ સાચવવાનું મહત્ત્વ આપતું નથી તે અતિશયોજિત નથી.

બીજા સ્થાને અલબત્ત, બેકઅપ છે, અને તે ઘણી વખત કહેવામાં આવ્યું છે, "બૅકઅપ્સ વીમા જેવા છે: એક હોય છે અને તમને કદાચ તેની જરૂર નહીં પડે, તમારી પાસે નથી અને તમે કદાચ આવશો".

શ્રેષ્ઠ બેકઅપ તે છે જે મૂળથી અલગ ભૌતિક સ્થાન પર છે. છેવટે, જો ફાઈલની બે નકલો હોય તો તે શું છે?

• એ જ હાર્ડ ડ્રાઈવ પર નિષ્ફળ જાય છે?
• એ જ કમ્પ્યુટર પર, તે ચોરાઇ જાય છે?
• એક જ મકાન કે જે જમીન પર બર્ન?

વેબ આધારિત બેકઅપ

ફરીથી, બેકઅપ બનાવવા માટે ભારે અથવા સમય માંગી કાર્ય હોવું જરૂરી નથી.

જો સુરક્ષા કોઈ મુદ્દો નથી - કાર્યપત્રક એ તમારી ડીવીડીની સૂચિ છે - વેબ મેઇલનો ઉપયોગ કરીને તમારી જાતને કૉપિ કરીને ઇમેઇલ મોકલવી જેથી તે સર્વર પર રહેલી નકલ કદાચ પૂરતું છે

જો સુરક્ષા એક મુદ્દો છે, તો વેબ સ્ટોરેજ હજી પણ એક વિકલ્પ છે - કંપની સાથે યદ્યપિ તે આ પ્રકારની વસ્તુમાં નિષ્ણાત છે અને આમ કરવા માટે ફી ચાર્જ કરે છે.

ઑનલાઇન સ્પ્રેડશીટ્સના કિસ્સામાં, સંભવતઃ, પ્રોગ્રામના માલિકો તેમના સર્વર્સને બેકઅપ કરે છે - અને તેમાં બધા વપરાશકર્તા ડેટા શામેલ છે પરંતુ સુરક્ષિત રહેવા માટે, ફાઇલની એક કૉપિ તમારા પોતાના કમ્પ્યુટરમાં ડાઉનલોડ કરો.

04 ના 08

કૉલમ શીર્ષકોની તરીકે નંબર્સનો ઉપયોગ કરશો નહીં અને ડેટા સાથેના યુનિટ્સ શામેલ કરશો નહીં

તમારા ડેટાને ઓળખવા માટે સ્તંભની ટોચ પર અને પંક્તિઓની શરૂઆતમાં શીર્ષકોનો ઉપયોગ કરો, કારણ કે તે કાર્યને સરળ બનાવે છે, પરંતુ સંખ્યાઓ જેમ કે 2012, 2013, અને તેથી આગળ - તે કરવા માટે કાર્ય કરે છે.

ઉપરોક્ત છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે, માત્ર નંબરો ધરાવતા કૉલમ અને પંક્તિ હેડિંગ અજાણતાં ગણતરીઓમાં શામેલ થઈ શકે છે. જો તમારા સૂત્રોમાં કાર્યો સમાવિષ્ટ છે:

• ઓટોમસ ,
• ઓટોમેક્સ ,
• ઓટોએવરેજ

તે આપમેળે ફંક્શનની દલીલ માટે ડેટાની શ્રેણી પસંદ કરે છે

ખાસ કરીને, આવા ફંક્શન્સ પ્રથમ નંબરોની પંક્તિઓ ઉપર જ્યાં તેઓ સ્થિત છે અને પછી ડાબે નંબર માટે કૉલમ્સ જુઓ, અને કોઈ પણ શીર્ષકો કે જે ફક્ત સંખ્યાઓ છે તે પસંદ કરેલ શ્રેણીમાં શામેલ કરવામાં આવશે.

પંક્તિ શીર્ષકોની તરીકે ઉપયોગમાં લેવાતી સંખ્યાઓ અન્ય ડેટા શ્રેણી તરીકે ભૂલથી પણ હોઈ શકે છે જો ચાર્ટ માટે શ્રેણીના ભાગ તરીકે પસંદ કરવામાં આવે છે, જેથી અક્ષ ગ્રુપ્સના બદલે.

મથાળા કોશિકાઓમાં ટેક્સ્ટ તરીકે ફોર્મેટ કરો અથવા એપોસ્ટ્રોફી (') સાથે પ્રત્યેક સંખ્યા પહેલા ટેક્સ્ટ લેબલ્સ બનાવો - જેમ કે' 2012 અને '2013 એપોડ્રોફી કોષમાં બતાવતો નથી, પરંતુ તે સંખ્યાને ટેક્સ્ટ ડેટામાં બદલે છે

શીર્ષકોમાં એકમોને રાખો

નહીં: નંબર ડેટા સાથે દરેક કોષમાં ચલણ, તાપમાન, અંતર અથવા અન્ય એકમો દાખલ કરો

જો તમે કરો છો, તો એક સારી તક છે કે એક્સેલ અથવા Google સ્પ્રેડશીટ્સ તમારા બધા ડેટાને ટેક્સ્ટ તરીકે જોશે.

તેના બદલે, સ્તંભની શીર્ષ પર શીર્ષકોમાં એકમો મૂકો, જે આવું થાય છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે તે શીર્ષકો ઓછામાં ઓછા પાઠ્ય હશે અને ઉપરોક્ત ચર્ચા કરવામાં સમસ્યા બનાવશે નહીં.

ડાબેથી ટેક્સ્ટ, જમણે નંબર્સ

કહો કે તમારી પાસે ટેક્સ્ટ અથવા નંબર ડેટા હોય તો સેલમાં ડેટા ગોઠવણી તપાસો. મૂળભૂત રીતે, Excel અને Google સ્પ્રેડશીટ્સમાં ટેક્સ્ટ ડેટા ડાબી બાજુએ ગોઠવાયેલ છે અને નંબર ડેટા કોષમાં જમણી સાથે ગોઠવાયેલ છે.

આ ડિફોલ્ટ સંરેખણને સરળતાથી બદલી શકાય છે, તેમ છતાં બધા ડેટા અને સૂત્રો દાખલ થયા પછી ફોર્મેટિંગ લાગુ કરવામાં આવતું નથી, તેથી ડિફૉલ્ટ ગોઠવણી તમને પ્રારંભિક સંકેત આપી શકે છે કે કાર્યપત્રકમાં કંઈક ખોટું છે.

ટકા અને ચલણ પ્રતીકો

કાર્યપત્રકમાં તમામ ડેટા દાખલ કરવા માટે શ્રેષ્ઠ અભ્યાસ એ ફક્ત સાદા નંબર દાખલ કરવો અને પછી સેલને યોગ્ય રીતે પ્રદર્શિત કરવા ફોર્મેટ કરવું - અને તેમાં ટકાવારી અને ચલણની માત્રા શામેલ છે.

એક્સેલ અને ગૂગલ સ્પ્રેડશીટ્સ, જો કે, સંખ્યાઓ સાથે કોષમાં ટાઇપ કરાયેલા ટકા પ્રતીકોને સ્વીકારે છે અને બન્ને સામાન્ય ચલણ પ્રતીકોને ઓળખે છે, જેમ કે ડોલર ચિહ્ન ($) અથવા બ્રિટીશ પાઉન્ડ પ્રતીક (£) જો તેઓ ટાઇપ કરવામાં આવે તો કોશિકા નંબરની માહિતી સાથે, પરંતુ દક્ષિણ આફ્રિકાના રેન્ડ (આર) જેવા અન્ય ચલણ પ્રતીકોને કદાચ ટેક્સ્ટ તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવશે.

સંભવિત સમસ્યાઓને ટાળવા માટે, ઉપરોક્ત શ્રેષ્ઠ પ્રથાને અનુસરો અને રકમ દાખલ કરો અને પછી ચલણ પ્રતીકમાં ટાઇપ કરતા ચલણ માટે કોષને ફોર્મેટ કરો .

05 ના 08

ફોર્મ્યુલામાં સેલ સંદર્ભો અને નેમ્ડ રેન્જ્સનો ઉપયોગ કરો

કોષ સંદર્ભો અને નામિત રેંજ બંને સૂત્રોમાં ઝડપી અને સરળ બનાવવા માટે સૂત્રો અને એક્સટેન્શન દ્વારા, સમગ્ર કાર્યપત્રક, ભૂલોથી મુક્ત અને અદ્યતન થઈ શકે છે.

• સેલ સંદર્ભો કોલમ અક્ષર અને કોષના પંક્તિની સંખ્યાની સંયોજન છે - જેમ કે A1, B23 અને W987 - અને કાર્યપત્રમાં ડેટાના સ્થાનને ઓળખવા માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે.
• એક નામિત રેંજ અથવા નિર્ધારિત નામ સેલ સંદર્ભ જેવું જ છે, જેમાં તે કાર્યપત્રકમાં કોશિકાઓ અથવા કોશિકાઓની શ્રેણીને ઓળખવા માટે વપરાય છે.

ફોર્મુલામાં ડેટાનો સંદર્ભ આપો

ગણતરી કરવા માટે Excel માં ફોર્મૂલાનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે - જેમ કે વધુમાં અથવા બાદબાકી.

જો વાસ્તવિક સંખ્યાઓ સૂત્રોમાં શામેલ છે - જેમ કે:

= 5 + 3

દર વખતે જે ડેટા બદલાય છે - 7 અને 6 કહે છે, ફોર્મુલાને સંપાદિત કરવાની જરૂર છે અને નંબરો બદલાય છે જેથી સૂત્ર બને:

= 7 + 6

જો તેના બદલે, ડેટા કાર્યપત્રકમાં કોશિકાઓમાં દાખલ કરવામાં આવે છે, સેલ સંદર્ભો - અથવા શ્રેણી નામો - નંબરો કરતાં સૂત્રમાં ઉપયોગ કરી શકાય છે.

જો નંબર 5 એ કોશિકા A1 અને 3 માં કોશિકા A2 માં દાખલ કરવામાં આવે તો, સૂત્ર બને છે:

= A1 + A2

ડેટાને અપડેટ કરવા, કોષો A1 અને A2 ની સામગ્રીઓને બદલવા માટે, પરંતુ સૂત્ર તે જ રહે છે - એક્સેલ સ્વયંચાલિત સૂત્ર પરિણામોને અપડેટ કરે છે.

જો વર્કશીટમાં વધુ જટિલ સૂત્રો હોય તો સમય અને પ્રયત્નમાં બચત વધે છે અને જો બહુવિધ સૂત્રો એક જ ડેટાને સંદર્ભ આપે છે, કારણ કે ડેટાને માત્ર એક જ સ્થાનમાં બદલવાની જરૂર છે અને સંદર્ભિત તમામ સૂત્રો તે અપડેટ કરવામાં આવશે.

સેલ સંદર્ભો અથવા નામવાળી રેંજનો ઉપયોગ કરીને તમારા કાર્યપત્રકને સુરક્ષિત પણ બનાવે છે, કારણ કે તે તમને અકસ્માતે ફેરફારોથી ફોર્મુલાને સુરક્ષિત કરવા દે છે જ્યારે માહિતી કોષો છોડીને ઍક્સેસિબલ બને છે.

ડેટા પર પોઇન્ટિંગ

એક્સેલ અને Google સ્પ્રેડશીટ્સની અન્ય એક વિશેષતા એ છે કે તેઓ તમને પોઇન્ટિંગનો ઉપયોગ કરીને સૂત્રોમાં સેલ સંદર્ભો અથવા રેંજ નામો દાખલ કરવાની મંજૂરી આપે છે - જે સૂત્રમાં સંદર્ભ દાખલ કરવા માટે સેલ પર ક્લિક કરવાનું છે.

પોઇન્ટિંગ, ખોટા સેલ સંદર્ભમાં ટાઈપ કરીને અથવા શ્રેણીના નામને ખોટી જોડણીને કારણે ભૂલોની શક્યતા ઘટાડે છે.

ડેટા પસંદ કરવા માટે નેમ્ડ રેન્જ્સનો ઉપયોગ કરો

સંબંધિત ડેટાના ક્ષેત્રને આપવાથી કોઈ પણ પ્રકારે ડેટાને પસંદ કરવા માટે વધુ સરળ બનાવી શકે છે જ્યારે કાર્યો ચલાવવા અથવા ફિલ્ટરિંગ કામગીરી.

જો કોઈ ડેટા વિસ્તારનું કદ બદલાય છે, તો નામ મેનેજરનો ઉપયોગ કરીને સરળતાથી નામ બદલી શકાય છે .

06 ના 08

સૂત્રો ધરાવતાં કોષોને અસુરક્ષિત ન છોડશો

તેમના સૂત્રો યોગ્ય મેળવવામાં અને સાચા સેલ સંદર્ભોનો ઉપયોગ કરીને ખૂબ જ સમય ગાળ્યા પછી, ઘણા લોકો તે સૂત્રોને અકસ્માત અથવા હેતુસર ફેરફારો માટે સંવેદનશીલ રાખવાની ભૂલ કરે છે.

કાર્યપત્રમાં કોશિકાઓમાં માહિતી મૂકીને અને સૂત્રોમાં તે ડેટાનો સંદર્ભ આપીને, સૂત્રો સમાવતી કોષોને લૉક કરવાની મંજૂરી આપે છે અને, જો જરૂરી હોય તો, પાસવર્ડ તેમને સુરક્ષિત રાખવા માટે સુરક્ષિત છે

તે જ સમયે, ડેટા સમાવતી કોશિકાઓ અનલૉક છોડી શકાય છે જેથી સ્પ્રેડશીટને અદ્યતન રાખવા માટે ફેરફારો સરળતાથી દાખલ કરી શકાય છે.

વર્કશીટ અથવા કાર્યપુસ્તિકાને રક્ષણ કરવું એ બે-પગલાંની પ્રક્રિયા છે:

1. ખાતરી કરો કે યોગ્ય કોષો લૉક કરેલ છે
2. રક્ષણ શીટને લાગુ કરો - અને જો ઇચ્છિત હોય, તો પાસવર્ડ ઉમેરો

07 ની 08

તમારા ડેટાને સૉર્ટ કરો

તમારા ડેટાને સૉર્ટ કરો પછી તે તમારો ડેટા સમાપ્ત કરો

એક્સેલ અથવા ગૂગલ સ્પ્રેડશીટ્સમાં ક્રમમાં ઓછા પ્રમાણમાં માહિતી સાથે કામ કરવું સામાન્ય રીતે સમસ્યા નથી, પરંતુ ઘણી સંખ્યામાં માહિતી વધે છે તે પ્રમાણે તે કાર્યક્ષમ રીતે કાર્ય કરવા માટે મુશ્કેલી કરે છે.

સૉર્ટ કરેલ ડેટા સરળ સમજવા માટે અને વિશ્લેષણ કરે છે અને કેટલાક વિધેયો અને સાધનો, જેમ કે VLOOKUP અને SUBTOTAL ને યોગ્ય પરિણામો પાછા લાવવા માટે ક્રમમાં ગોઠવેલી માહિતીની જરૂર છે.

ઉપરાંત, તમારા ડેટાને જુદા જુદા રીતે સૉર્ટ કરવાથી તે વલણોને શોધવામાં સરળ બની શકે છે જે પ્રથમ સમયે સ્પષ્ટ નથી.

સૉર્ટ કરવા માટે ડેટા પસંદ કરવો

ડેટા સૉર્ટ કરી શકાય તે પહેલાં, એક્સેલને ચોક્કસ શ્રેણીને જાણવાની જરૂર છે કે જે છટણી કરવામાં આવે છે, અને સામાન્ય રીતે, એક્સેલ સંબંધિત ડેટાના વિસ્તારોને પસંદ કરવા માટે ખૂબ સારી છે - જ્યારે તે દાખલ કરવામાં આવી ત્યારે,

1. સંબંધિત ડેટાના ક્ષેત્રમાં કોઈ ખાલી પંક્તિઓ અથવા કૉલમ્સ બાકી ન હતા;
2. અને સંબંધિત ડેટાના ક્ષેત્રો વચ્ચે ખાલી પંક્તિઓ અને કૉલમ્સ બાકી હતા.

એક્સેલ પણ ચોક્કસપણે ચોક્કસપણે નિર્ધારિત કરશે, જો ડેટા વિસ્તાર ક્ષેત્ર નામો ધરાવે છે અને આ પંક્તિને રેકોર્ડ્સમાંથી સૉર્ટ કરવા માટે બાકાત કરે છે.

જો કે, એક્સેલને ક્રમબદ્ધ કરવા માટે શ્રેણી પસંદ કરવા માટે જોખમકારક હોઈ શકે છે - ખાસ કરીને મોટા પ્રમાણમાં ડેટાની તપાસ કરવી મુશ્કેલ છે.

ડેટા પસંદ કરવા માટે નામોનો ઉપયોગ કરવો

સાચી માહિતી પસંદ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે, સૉર્ટ શરૂ કરતા પહેલા શ્રેણી પ્રકાશિત કરો

જો તે જ શ્રેણી વારંવાર સૉર્ટ કરવામાં આવે, તો શ્રેષ્ઠ અભિગમ એ તેને એક નામ આપવાનું છે.

શ્રેણીને સૉર્ટ કરવા માટે કોઈ નામ વ્યાખ્યાયિત થયેલ હોય, તો નામ બૉક્સમાં નામ લખો અથવા તેને સંકળાયેલ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાંથી પસંદ કરો અને એક્સેલ કાર્યપત્રમાં આપમેળે માહિતીની યોગ્ય રેંજ હાયલાઇટ કરશે.

હિડન પંક્તિઓ અને સ્તંભ અને સૉર્ટિંગ

સૉર્ટિંગ દરમિયાન છુપાયેલા પંક્તિઓ અને ડેટાના કૉલમ્સને ખસેડવામાં આવતા નથી, તેથી સૉર્ટ થાય તે પહેલાં તેમને અનાવશ્યક કરવાની જરૂર છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જો પંક્તિ 7 છુપાવેલી છે, અને તે સંખ્યાબંધ ડેટાનો ભાગ છે જે સૉર્ટ કરેલો છે, તે સૉર્ટના પરિણામે તેના સાચા સ્થાન પર ખસેડવામાં આવે તે જગ્યાએ 7 તરીકે રહેશે

આ જ ડેટાના કૉલમ માટે જાય છે. પંક્તિઓ દ્વારા સૉર્ટિંગમાં ક્રમાંકિત ડેટા કૉલમ્સનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ જો કૉલમ બી એ સૉર્ટ પહેલાં છુપાયેલ હોય, તો તે કૉલમ બી તરીકે રહેશે અને સૉર્ટ કરેલ શ્રેણીમાં અન્ય કૉલમ્સ સાથે ફરીથી ક્રમાંકિત થશે નહીં.

08 08

બધા નંબર્સ નંબર્સ તરીકે સ્ટોર્સ પ્રયત્ન કરીશું

ઇશ્યૂ: તપાસો કે બધા નંબરો નંબરો તરીકે સંગ્રહિત છે. જો પરિણામો તમે અપેક્ષિત નથી, તો સ્તંભમાં સંખ્યાઓ તરીકે ન હોય તેવા સંખ્યાની મર્યાદા હોઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, કેટલીક એકાઉન્ટિંગ પ્રણાલીઓમાંથી આયાત કરેલ નકારાત્મક સંખ્યાઓ અથવા અગ્રણી '(એપોસ્ટ્રોફી) સાથે દાખલ કરેલ સંખ્યાને ટેક્સ્ટ તરીકે સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે.

જ્યારે તમે ઝડપથી AZ અથવા ZA બટન સાથે ડેટાને સૉર્ટ કરો છો, ત્યારે વસ્તુઓ ભયંકર ખોટી જઈ શકે છે. જો માહિતીની અંદર ખાલી પંક્તિ અથવા ખાલી કૉલમ્સ હોય, તો ડેટાનો ભાગ સૉર્ટ થઈ શકે છે, જ્યારે અન્ય ડેટાને અવગણવામાં આવે છે. તમારી પાસે જે ગડબડ હશે તે જોશો, જો નામો અને ફોન નંબર હવે મેળ ખાતો નથી, અથવા જો ઓર્ડર્સ ખોટા ગ્રાહકો પર જશે તો!

સૉર્ટ કરવા પહેલાં યોગ્ય રેંજ ડેટા પસંદ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવાનો સૌથી સરળ રસ્તો એ તેને એક નામ આપવાનું છે.

બીજું ધારણા એક્સેલ પ્રકારો છે તે બરાબર અસર કરે છે. જો તમારી પાસે એક સેલ પસંદ કરેલું હોય, તો એક્સેલ એક અથવા વધુ ખાલી કૉલમ્સ અને પંક્તિઓ દ્વારા ઘેરાયેલો રેંજ (Ctrl + Shift + 8 દબાવવાના જેવું) પસંદ કરવા માટે પસંદગીને વિસ્તરે છે. તે પછી તે પસંદ કરેલ શ્રેણીની પ્રથમ પંક્તિની તપાસ કરે છે કે તે હેડર માહિતી શામેલ છે કે નહીં.

આ એ છે કે ટૂલબાર ટૂલ્સ સાથે સૉર્ટ કરવું કપટી બની શકે છે- તમારા હેડર (તમારી પાસે એમ ધારી રહ્યા છીએ) એક્સેલને હેડર તરીકે ઓળખાવા માટે ક્રમમાં અમુક કડક માર્ગદર્શિકા મળવી જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, જો હેડર પંક્તિમાં કોઈ ખાલી કોષો છે, તો એક્સેલ વિચારે છે કે તે હેડર નથી. તેવી જ રીતે, જો હેડર પંક્તિ ડેટા શ્રેણીમાં અન્ય પંક્તિઓ જેટલી જ ફોર્મેટ થાય, તો તે તેને ઓળખી શકશે નહીં. એ ઉપરાંત, જો તમારી ડેટા કોષ્ટકમાં સંપૂર્ણ લખાણ હોય અને તમારી હેડર પંક્તિમાં ટેક્સ્ટ અને કંઇપણ નહીં હોય, તો એક્સેલ-બધા સમય-હેડર પંક્તિને ઓળખવામાં નિષ્ફળ જશે (પંક્તિ Excel માં બીજા ડેટા પંક્તિની જેમ દેખાય છે.)

માત્ર શ્રેણીને પસંદ કર્યા પછી અને તે નક્કી કરવા માટે કે જો ત્યાં એક મથાળું પંક્તિ છે, તો એક્સેલ વાસ્તવિક સૉર્ટિંગ કરશે. તમે પરિણામો સાથે કેવી રીતે ખુશ છો Excel એ શ્રેણી પસંદગી અને હેડર પંક્તિ નિર્ધારિત અધિકાર બંને મેળવ્યું છે તેના પર આધાર રાખીને. દાખલા તરીકે, જો એક્સેલ નથી લાગતું કે તમારી પાસે હેડર પંક્તિ છે, અને તમે કરો, તો તમારા હેડરને ડેટાના શરીરમાં સૉર્ટ કરવામાં આવે છે; આ સામાન્ય રીતે ખરાબ વસ્તુ છે

તમારી ડેટા શ્રેણી યોગ્ય રીતે ઓળખાય છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવા માટે, એક્સેલ પસંદ કરે છે તે જોવા માટે Ctrl + Shift + 8 શૉર્ટકટનો ઉપયોગ કરો; આ છે જે સૉર્ટ કરવામાં આવશે. જો તે તમારી અપેક્ષાઓ સાથે મેળ ખાતો નથી, તો તમારે તમારા કોષ્ટકમાં ડેટાના પાત્રને સંશોધિત કરવાની જરૂર છે, અથવા તમારે સૉર્ટ સંવાદ બૉક્સનો ઉપયોગ કરતા પહેલા ડેટા શ્રેણી પસંદ કરવાની જરૂર છે.

તમારી મથાળું યોગ્ય રીતે ઓળખાયેલ છે તેની ખાતરી કરવા માટે, ડેટા શ્રેણી પસંદ કરવા માટે Ctrl + Shift + 8 શૉર્ટકટનો ઉપયોગ કરો, પછી પ્રથમ પંક્તિ જુઓ જો તમારા હેડરમાં પ્રથમ પંક્તિમાં પસંદ કરેલ કોશિકાઓ ખાલી છે અથવા પ્રથમ પંક્તિ ફક્ત બીજી પંક્તિની જેમ ફોર્મેટ કરેલા છે, અથવા તમારી પાસે એકથી વધુ હેડર પંક્તિ પસંદ કરેલી છે, તો એક્સેલ ધારે છે કે તમારી પાસે કોઈ હેડર પંક્તિ નથી. આને ઠીક કરવા માટે, તમારી હેડર પંક્તિમાં ફેરફાર કરવા માટે ખાતરી કરો કે તે Excel દ્વારા યોગ્ય રીતે ઓળખાય છે

છેલ્લે, જો તમારી ડેટા કોષ્ટક મલ્ટી-પંક્તિ હેડરનો ઉપયોગ કરે છે તો બધા બેટ્સ બંધ થઈ શકે છે એક્સેલ તેમને ઓળખીને હાર્ડ સમય છે. તમે સમસ્યાને સંયોજિત કરો જ્યારે તમે તે હેડરમાં ખાલી પંક્તિઓ શામેલ થવાની અપેક્ષા રાખો છો; તે ફક્ત તે આપમેળે કરી શકતું નથી. જો તમે સૉર્ટ કરો તે પહેલાં તમે સૉર્ટ કરવા માંગતા હો તે બધી પંક્તિઓ પસંદ કરી શકો છો. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, એક્સેલને સૉર્ટ કરવા તમે શું ઇચ્છો છો તે ચોક્કસ હોવો જોઈએ; એક્સેલ તમારા માટે ધારણાઓ ન દો.
ટેક્સ્ટ તરીકે સંગ્રહિત તારીખો અને ટાઇમ્સ

જો તારીખ દ્વારા સૉર્ટિંગના પરિણામ અપેક્ષિત ન થઈ જાય તો, સૉર્ટ કી ધરાવતાં સ્તંભમાં ડેટા સંખ્યાઓ (તારીખો અને સમય માત્ર ફોર્મેટ કરેલો ડેટા) કરતાં, ટેક્સ્ટ ડેટા તરીકે સંગ્રહિત તારીખો અથવા સમય હોઈ શકે છે.

ઉપરોક્ત છબીમાં, એ. પીટરસન માટેનો રેકોર્ડ યાદીના તળિયે હતો, જ્યારે, ઋણની તારીખ - 5 નવેમ્બર, 2014 ના રોજ, રેકોર્ડને એ. વિલ્સન માટે રાખવામાં આવ્યો હોવો જોઈએ, જે પણ 5 નવેમ્બરના ઉધારની તારીખ છે

અનપેક્ષિત પરિણામો માટેનું કારણ એ છે કે એ. પીટરસનની ઉધારની તારીખ, એક સંખ્યા કરતાં, ટેક્સ્ટ તરીકે સંગ્રહિત કરવામાં આવી છે
મિશ્ર ડેટા અને ક્વિક સ્વરૂપો

ટેક્સ્ટ અને નંબર ડેટા ધરાવતી રેકોર્ડ્સની ઝડપી સૉર્ટ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરતી વખતે એક્સેલ સંખ્યા અને ટેક્સ્ટ ડેટાને અલગથી ગોઠવે છે - સૉર્ટ કરેલી સૂચિની નીચે ટેક્સ્ટ ડેટાનું રેકોર્ડિંગ કરે છે.

Excel માં સૉર્ટ પરિણામોમાં કૉલમ શીર્ષકોનો પણ સમાવેશ થઈ શકે છે - ડેટા કોષ્ટક માટે ફીલ્ડ નામોની જગ્યાએ તેમને ટેક્સ્ટ ડેટાની માત્ર એક પંક્તિ તરીકે ઈન્ટરપ્રીટ કરે છે
સૉર્ટ ચેતવણીઓ - સૉર્ટ સંવાદ બોક્સ

ઉપરોક્ત છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે, જો સૉર્ટ સંવાદ બૉક્સનો ઉપયોગ થાય છે, એક કૉલમ પરના પ્રકાર માટે પણ, એક્સેલ તમને ચેતવણી આપે છે કે તે ટેક્સ્ટ તરીકે સંગ્રહિત ડેટા ધરાવે છે અને તમને પસંદગી આપે છે:

કોઈ પણ સંખ્યાને સૉર્ટ કરો જે સંખ્યા તરીકે કોઈ નંબરની જેમ જુએ છે
સૉર્ટ નંબર્સ અને સંખ્યાઓ અલગથી ટેક્સ્ટ તરીકે સ્ટોર કરે છે

જો તમે પ્રથમ વિકલ્પ પસંદ કરો છો, તો Excel સૉર્ટ પરિણામોના યોગ્ય સ્થાનમાં ટેક્સ્ટ ડેટા મૂકવાનો પ્રયાસ કરશે.

બીજું વિકલ્પ પસંદ કરો અને એક્સેલ એ સૉર્ટ પરિણામોના તળિયે ટેક્સ્ટ ડેટા ધરાવતા રેકોર્ડ્સને મૂકશે - જેમ તે ઝડપી પ્રકારની સાથે કરે છે