શરૂઆતમાં સાચવો, વારંવાર સાચવો!
તમે તમારી Excel સ્પ્રેડશીટમાં ઘણું કામ કર્યું છે; તમે તેને બચાવવા માટે ભૂલી ગયા છો, કારણ કે તે દૂર કાપલી દો નથી! આ ટીપ્સનો ઉપયોગ તમારા કાર્યને સુરક્ષિત રાખવા માટે અને આગલી વખતે જ્યારે તમને તે ફાઇલની જરૂર હોય ત્યારે સાચવો.
એક્સેલ સાચવો શૉર્ટકટ કીઝ
ક્વિક એક્સેસ ટૂલબાર પર ફાઇલ મેનુ અથવા સેવ આઇકોન હેઠળ સ્થિત સેવ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને વર્કબુક ફાઇલો બચાવવા ઉપરાંત, એક્સેલ પાસે કીબોર્ડ પર શૉર્ટકટ કીઓનો ઉપયોગ કરીને સાચવવાનો વિકલ્પ છે.
આ શોર્ટકટ માટે કી સંયોજન એ છે:
Ctrl + S
- જો ફાઇલ પહેલાં સાચવવામાં આવી હોય, તો બચત થાય તે વખતે માઉસ પોઇન્ટર એક કલાકનો ગ્લાસ આઇકોન બદલાશે.
- જો કાર્યપુસ્તિકા પ્રથમ વખત સાચવવામાં આવી રહી છે, તો Save As સંવાદ બોક્સ ખુલશે.
પ્રથમ ભાવ સાચવો
જ્યારે ફાઇલ પ્રથમ વખત સાચવવામાં આવે છે, ત્યારે માહિતીના બે ટુકડાઓ સંવાદ બૉક્સમાં સાચવો જોઈએ.
- ફાઇલનું નામ (જગ્યાઓ સહિત 255 અક્ષરો સુધી)
- સ્થાન (ફોલ્ડર) જ્યાં ફાઇલ સંગ્રહિત કરવામાં આવશે.
વારંવાર સાચવો
Ctrl + S શોર્ટકટ કીનો ઉપયોગ કરવાથી માહિતીને સાચવવાનો આટલો સરળ માર્ગ છે, કમ્પ્યુટરના ક્રેશની ઘટનામાં ડેટા ગુમાવવાનું ટાળવા માટે ઓછામાં ઓછું દર પાંચ મિનિટ - વારંવાર સાચવવાનું એક સારો વિચાર છે.
સ્થાનો સાચવવાથી પિન કરવો
એક્સેલ 2013 થી, આ રીતે સાચવો તરીકે વારંવાર ઉપયોગમાં લેવાયેલી સ્થાનોને પિન કરવું શક્ય છે .
આમ કરવાથી તાજેતરના ફોલ્ડર્સની સૂચિની ટોચ પર સરળતાથી સુલભ સ્થાન રહે છે. પિન કરેલા સ્થાનોની સંખ્યા પર કોઈ સીમા નથી.
બચત સ્થાનને પિન કરવા માટે:
- ફાઇલ> આ રીતે સાચવો ક્લિક કરો
- Save As વિંડોમાં, તાજેતરના ફોલ્ડર્સ હેઠળ ઇચ્છિત સ્થાન પર માઉસ પોઇન્ટર મૂકો.
- સ્ક્રીનની જમણી બાજુએ, તે સ્થાન માટે એક પુશ પિનની એક નાની આડી છબી દેખાશે.
- તે સ્થાન માટે પિન પર ક્લિક કરો ઇમેજ એક દબાણ પિનની ઊભી છબીના બદલે બદલાય છે જે સૂચવે છે કે સ્થાન હવે તાજેતરની ફોલ્ડર્સની સૂચિની ટોચ પર પિન કરેલા છે.
- કોઈ સ્થાનને અનપિન કરવા માટે, તેને આડી પિન પર ફરીથી બદલવા માટે ઊભી પુશ પિન છબી પર ક્લિક કરો.
પીડીએફ ફોર્મેટમાં Excel ફાઇલો સાચવી રહ્યું છે
એક્સેલ 2010 માં સૌ પ્રથમ વખત રજૂ કરાયેલ લક્ષણો એ એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ ફાઇલોને PDF ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ અથવા સેવ કરવાની ક્ષમતા હતી.
પીડીએફ ફાઇલ (પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ) અન્યને મૂળ પ્રોગ્રામની જરૂર વગર દસ્તાવેજોને જોવા દે છે - જેમ કે એક્સેલ - તેમના કમ્પ્યુટર પર ઇન્સ્ટોલ કરેલા.
તેના બદલે, વપરાશકર્તાઓ મફત પીડીએફ રીડર પ્રોગ્રામ જેમ કે એડોબ એક્રોબેટ રીડર ફાઇલ ખોલી શકે છે.
પી.ડી.એફ. ફાઇલ તમને અન્યને સ્પ્રેડશીટ ડેટાને તેને બદલવા માટેની તક આપ્યા વિના જોવા દે છે.
PDF ફોર્મેટમાં સક્રિય વર્કશીટ સાચવી રહ્યું છે
PDF ફોર્મેટમાં ફાઇલને સાચવતી વખતે, ડિફૉલ્ટ રૂપે ફક્ત વર્તમાન અથવા સક્રિય કાર્યપત્રક - તે સ્ક્રીન પરનું કાર્યપત્રક છે - સાચવવામાં આવે છે.
એક્સેલની ફાઇલ ટાઇપ વિકલ્પ તરીકે સાચવોનો ઉપયોગ કરીને પીડીએફ ફોર્મેટમાં Excel કાર્યપત્રકને બચાવવા માટેની રીતો છે:
- ઉપલબ્ધ મેનૂ વિકલ્પો જોવા માટે રિબનનાં ફાઇલ ટેબ પર ક્લિક કરો.
- Save As સંવાદ બોક્સ ખોલવા માટે Save As વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
- સંવાદ બૉક્સની ટોચ પર સેવ કરો ઇન લીટી હેઠળ ફાઇલને સાચવવા માટે એક સ્થાન પસંદ કરો.
- સંવાદ બૉક્સના તળિયે ફાઇલ નામ લીટી હેઠળ ફાઇલ માટે કોઈ નામ લખો.
- ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે સંવાદ બૉક્સના તળિયે ટાઈપ રેખા તરીકે સાચવો ના અંતે નીચે તીર પર ક્લિક કરો.
- સૂચિમાંથી સ્ક્રોલ કરો અને પીડીએફ (* .pdf) વિકલ્પ પર ક્લિક કરો જે તેને સંવાદ બૉક્સની ટાઈપ રેખામાં સેવ કરો .
- ફાઇલને PDF ફોર્મેટમાં સાચવવા અને સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા માટે સાચવો ક્લિક કરો .
PDF ફોર્મેટમાં મલ્ટિપલ પાના અથવા સંપૂર્ણ કાર્યપુસ્તિકા સાચવો
જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે, ડિફોલ્ટ Save As વિકલ્પ ફક્ત PDF ફોર્મેટમાં વર્તમાન કાર્યપત્રક સાચવે છે.
બહુવિધ કાર્યપત્રકો અથવા પીડીએફ ફોર્મેટમાં એક સંપૂર્ણ કાર્યપુસ્તક સાચવવાના બે માર્ગો છે:
- કાર્યપુસ્તિકામાં બહુવિધ પૃષ્ઠો સાચવવા માટે, ફાઇલ સાચવતા પહેલા તે કાર્યપત્રક ટૅબ્સ પ્રકાશિત કરો. માત્ર આ શીટ્સ પીડીએફ ફાઇલમાં સંગ્રહિત થશે.
- સમગ્ર વર્કબુક સાચવવા માટે:
- તમામ શીટ ટેબ્સ હાઇલાઇટ કરો;
- Save As સંવાદ બોક્સમાં ખુલ્લા વિકલ્પો .
નોંધ : ફાઇલ પ્રકારને પીડીએફ (* .pdf) માં સેવ એસોસિએશન બૉક્સમાં બદલાઈ જાય પછી વિકલ્પો બટન જ દેખાશે. PDF ફોર્મેટમાં કઈ માહિતી અને ડેટા સાચવવામાં આવે છે તેના આધારે તે તમને ઘણી પસંદગીઓ આપે છે.
- વિકલ્પો બટનને સંવાદ બૉક્સની ટાઈપ રેખામાં સાચવો ત્યારે પીડીએફ (* .pdf) વિકલ્પ પર ક્લિક કરો;
- વિકલ્પો સંવાદ બૉક્સ ખોલવા માટે બટન પર ક્લિક કરો;
- શું ભાગ પ્રકાશિત કરો માં સમગ્ર કાર્યપુસ્તિકા પસંદ કરો;
- Save As સંવાદ બોક્સ પર પાછા જવા માટે OK પર ક્લિક કરો.