એક્સેલમાં રીલેશ્નલ ડેટાબેઝ પ્રોગ્રામો જેવી કે SQL સર્વર અને માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસની ડેટા મેનેજમેન્ટ ક્ષમતાઓ નથી. તે શું કરી શકે છે, જો કે, ઘણી પરિસ્થિતિઓમાં ડેટા મેનેજમેન્ટ જરૂરિયાતોને ભરેલી એક સરળ અથવા સપાટ ફાઇલ ડેટાબેઝ તરીકે સેવા આપે છે.
Excel માં, કાર્યપત્રકની પંક્તિઓ અને કૉલમ્સનો ઉપયોગ કરીને ડેટા કોષ્ટકોમાં ગોઠવવામાં આવે છે. પ્રોગ્રામના વધુ તાજેતરનાં સંસ્કરણોમાં કોષ્ટક લક્ષણ છે , જે ડેટાને દાખલ કરવા, સંપાદિત કરવા અને હેરફેર કરવાનું સરળ બનાવે છે.
કોઈ વિષય અથવા દરેક વ્યક્તિની માહિતી જેવી માહિતી - ભાગ નંબર અથવા વ્યક્તિનું સરનામું - એક અલગ કાર્યપત્રક કોષમાં સંગ્રહિત થાય છે અને તેને ક્ષેત્ર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
ડેટાબેઝ શરતો: કોષ્ટક, રેકોર્ડ્સ, અને Excel માં ક્ષેત્રો
ડેટાબેઝ સંગઠિત ફેશનમાં એક અથવા વધુ કમ્પ્યુટર ફાઇલોમાં સંગ્રહિત સંબંધિત માહિતીનો સંગ્રહ છે.
સામાન્ય રીતે માહિતી અથવા ડેટા કોષ્ટકોમાં ગોઠવવામાં આવે છે. એક સરળ અથવા ફ્લેટ-ફાઇલ ડેટાબેઝ, જેમ કે Excel, એક ટેબલમાં એક વિષય વિશેની બધી માહિતી ધરાવે છે.
સંબંધી ડેટાબેઝ, બીજી તરફ, દરેક કોષ્ટક સાથે સંખ્યાબંધ કોષ્ટકો ધરાવે છે જેમાં અલગ અલગ, પરંતુ સંબંધિત, વિષયો વિશેની માહિતી શામેલ છે.
કોષ્ટકમાંની માહિતી એવી રીતે ગોઠવવામાં આવે છે કે તે સરળતાથી બની શકે છે:
- અપડેટ કરેલું
- સૉર્ટ કરેલું
- સુધારાયું
- ચોક્કસ માહિતી માટે ફિલ્ટર કરેલ અથવા શોધાયેલ
રેકોર્ડ્સ
ડેટાબેઝ પરિભાષામાં, ડેટાબેઝમાં દાખલ કરવામાં આવેલા એક ચોક્કસ ઑબ્જેક્ટ વિશે તમામ માહિતી અથવા ડેટાને રેકોર્ડ કરે છે
Excel માં, સામાન્ય રીતે માહિતી અથવા મૂલ્યની એક આઇટમ ધરાવતી પંક્તિના પ્રત્યેક કોષ સાથે કાર્યપત્રક પંક્તિઓ માં રેકોર્ડ્સનું આયોજન કરવામાં આવે છે.
ક્ષેત્રો
ડેટાબેઝ રેકોર્ડમાંની પ્રત્યેક વ્યક્તિગત વસ્તુ - જેમ કે ટેલિફોન નંબર અથવા શેરી નંબર - તેને ક્ષેત્ર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
Excel માં, કાર્યપત્રકની વ્યક્તિગત કોષો ક્ષેત્રો તરીકે સેવા આપે છે, કારણ કે દરેક કોષમાં ઑબ્જેક્ટ વિશેની એક જ માહિતીનો સમાવેશ થઈ શકે છે.
ક્ષેત્ર નામો
ડેટા આવશ્યક છે કે ડેટાને સંગઠિત ફેશનમાં ડેટાબેઝમાં દાખલ કરવો જેથી તે ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે સૉર્ટ અથવા ફિલ્ટર કરી શકાય.
દરેક રેકોર્ડ માટે તે જ ક્રમમાં ડેટા દાખલ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે, શીર્ષકો ટેબલનાં દરેક કૉલમમાં ઉમેરવામાં આવે છે. આ કૉલમ શીર્ષકોને ક્ષેત્ર નામો તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
Excel માં, કોષ્ટકની ટોચની પંક્તિ ટેબલ માટે ફીલ્ડ નામો ધરાવે છે. આ પંક્તિને સામાન્ય રીતે હેડર પંક્તિ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે
ઉદાહરણ
ઉપરોક્ત છબીમાં, એક વિદ્યાર્થી માટે મળેલી બધી માહિતી કોષ્ટકમાં વ્યક્તિગત પંક્તિ અથવા રેકોર્ડમાં સંગ્રહિત થાય છે. દરેક વિદ્યાર્થી, ભલે ગમે તેટલું ઓછું હોય અથવા કેટલી માહિતી એકત્રિત થઈ હોય, તે કોષ્ટકમાં એક અલગ પંક્તિ હોય.
સળંગ દરેક કોષ એ તે માહિતીનો એક ભાગ ધરાવતો ક્ષેત્ર છે. હેડર પંક્તિના ક્ષેત્રના નામોથી ખાતરી થઇ જાય છે કે તમામ વિદ્યાર્થીઓ માટે એક જ વિષય પરના તમામ ડેટાને ચોક્કસ વિષય, જેમ કે નામ અથવા વય, રાખીને સંગઠિત રહે છે.
એક્સેલ ડેટા સાધનો
માઈક્રોસોફ્ટે એક્સેલ કોષ્ટકોમાં સંગ્રહિત મોટા પ્રમાણમાં ડેટા સાથે કામ કરવું સરળ બનાવવું અને તેને સારી સ્થિતિ રાખવામાં મદદ કરવા માટે ઘણી માહિતી સાધનોનો સમાવેશ કર્યો છે.
રેકોર્ડ્સ માટે ફોર્મનો ઉપયોગ કરવો
તે સાધનો પૈકી એક તે વ્યક્તિગત રેકોર્ડ સાથે કામ કરવાનું સરળ બનાવે છે તે ડેટા ફોર્મ છે એક ફોર્મનો ઉપયોગ 32 ક્ષેત્રો અથવા કૉલમ સુધીના કોષ્ટકોમાં રેકોર્ડ્સને શોધવા, સંપાદિત કરવા, દાખલ કરવા અથવા કાઢી નાખવા માટે થઈ શકે છે.
ડિફોલ્ટ ફોર્મમાં ફિલ્ડ નામોની સૂચિનો સમાવેશ થાય છે, જે તે કોષ્ટકમાં ગોઠવવામાં આવે છે, તેની ખાતરી કરવા માટે કે રેકોર્ડ્સ યોગ્ય રીતે દાખલ કરવામાં આવે છે. દરેક ફીલ્ડ નામની બાજુમાં ડેટાના વ્યક્તિગત ક્ષેત્રો દાખલ કરવા અથવા સંપાદિત કરવા માટે એક ટેક્સ્ટ બોક્સ છે.
જ્યારે વૈવિધ્યપૂર્ણ સ્વરૂપો બનાવવાનું શક્ય છે, મૂળભૂત ફોર્મ બનાવવું અને તેનો ઉપયોગ કરવો ખૂબ સરળ છે અને ઘણી વખત તે જરૂરી છે તે બધું જ છે.
ડુપ્લિકેટ ડેટા રેકોર્ડ્સ દૂર કરો
તમામ ડેટાબેઝો સાથેની સામાન્ય સમસ્યા એ ડેટા ભૂલો છે સરળ જોડણીની ભૂલો અથવા ડેટાના ખોવાઈ ક્ષેત્રો ઉપરાંત, ડુપ્લિકેટ ડેટા રેકોર્ડ્સ એક મોટી ચિંતા બની શકે છે કારણ કે ડેટા ટેબલ કદ વધે છે.
એક્સેલ ડેટા ટૂલ્સનો બીજો ઉપયોગ આ ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સને દૂર કરવા માટે કરી શકાય છે - કાં તો ચોક્કસ અથવા આંશિક ડુપ્લિકેટ્સ.
ડેટા સૉર્ટિંગ
સૉર્ટીંગનો અર્થ ચોક્કસ ગુણધર્મ અનુસાર ડેટાને ફરીથી ગોઠવવાનો થાય છે, જેમ કે છેલ્લું નામ દ્વારા અથવા જૂનાગાળાના સૌથી નાનાથી નાના દ્વારા મૂળાક્ષરોમાં કોષ્ટકને ગોઠવીને.
એક્સેલના સૉર્ટ વિકલ્પોમાં એક અથવા વધુ ક્ષેત્રો દ્વારા સૉર્ટ કરવામાં આવે છે, કસ્ટમ સૉર્ટિંગ, જેમ કે તારીખ અથવા સમય, અને પંક્તિઓ દ્વારા સૉર્ટ કરે છે જે કોષ્ટકમાં ફીલ્ડ્સને ફરીથી ગોઠવવાનું શક્ય બનાવે છે.