એક્સેલ ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ

ડેટા દાખલ કરવા માટે પગલાં-દર-પગલાં સૂચનો

Excel નો ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મમાં ઉપયોગ કરીને એક્સેલ ડેટાબેઝમાં ડેટા દાખલ કરવાની ઝડપી અને સરળ રીત છે.

આ ફોર્મનો ઉપયોગ કરવાથી તમને પરવાનગી મળે છે:

• નવો ડેટાબેઝ કોષ્ટક શરૂ કરો અથવા અસ્તિત્વમાં છે તે માટે નવા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવા
• એક સમયે ડેટા રેકોર્ડ્સ દ્વારા સ્ક્રોલ કરો
• ચોક્કસ માહિતી ધરાવતા રેકોર્ડ્સ માટે શોધ કરો
• જરૂરિયાત મુજબ વ્યક્તિગત રેકોર્ડ સંપાદિત કરો અથવા કાઢી નાખો

ઝડપી ઍક્સેસ ટૂલબાર પર ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ આયકન ઉમેરવા વિશે

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ એ એક્સેલની બિલ્ટ-ઇન ડેટા સાધનો પૈકી એક છે. તેનો ઉપયોગ કરવા માટે તમારે ફક્ત તમારા ડેટાબેઝમાં ઉપયોગમાં લેવા માટે સ્તંભ હેડિંગ પૂરી પાડવાની જરૂર છે, ફોર્મ આયકન પર ક્લિક કરો, અને એક્સેલ બાકીના કરશે

વસ્તુઓને વધુ પડકારરૂપ બનાવવા માટે, જોકે, એક્સેલ 2007 થી, માઇક્રોસોફ્ટે રિબન પર ફોર્મ આઇકોન શામેલ કરવાનું પસંદ કર્યું નથી.

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મનો ઉપયોગ કરવાનો પ્રથમ પગલું ફોર્મ આઇકોન ક્વિક એક્સેસ ટુલબારમાં ઉમેરવાનું છે જેથી અમે તેનો ઉપયોગ કરી શકીએ.

આ વન-ટાઇમ ઑપરેશન છે. એકવાર ઉમેરાતાં, ફોર્મ આઇકોન ક્વિક એક્સેસ ટુલબાર પર ઉપલબ્ધ રહે છે.

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ બટન શોધવી

ક્વિક એક્સેસ ટુલબારનો ઉપયોગ Excel માં વારંવાર વપરાતા સુવિધાઓ માટે શૉર્ટકટ્સ સંગ્રહવા માટે કરવામાં આવે છે. તે એ છે જ્યાં તમે રિબન પર ઉપલબ્ધ ન હોય તેવા એક્સેલ સુવિધાઓ માટે શોર્ટકટ્સ ઉમેરી શકો છો.

આમાંની એક લક્ષણ એ ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ છે.

ડેટા ફોર્મ એ એક્સેલ ડેટાબેઝ કોષ્ટકમાં ડેટા ઉમેરવાનો એક ઝડપી અને સરળ રીત છે.

કેટલાક કારણોસર, જો કે, માઇક્રોસોફ્ટે એક્સેલ 2007 થી શરૂ થતાં રિબનની ટેબમાંના એકને ઉમેરવાનું પસંદ કર્યું નથી.

નીચે આપેલા પગલાંઓ છે કે જે તમને બતાવશે કે ઝડપી ઍક્સેસ ટૂલબારમાં ફોર્મ આયકન કેવી રીતે ઉમેરવું.

ક્વિક એક્સેસ ટુલબારમાં ડેટા ફોર્મ ઉમેરો

1. ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે ક્વિક એક્સેસ ટુલબારના અંતે નીચે તીર પર ક્લિક કરો.
2. ઝડપી ઍક્સેસ ટૂલબાર સંવાદ બૉક્સને કસ્ટમાઇઝ કરવા માટે સૂચિમાંથી વધુ આદેશો પસંદ કરો.
3. ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે લીટીઓમાંથી આદેશો પસંદ કરોના અંતે નીચે તીરને ક્લિક કરો .
4. ડાબી બાજુના ફલકમાં એક્સેલ 2007 માં ઉપલબ્ધ તમામ આદેશો જોવા માટે સૂચિમાંથી બધા આદેશો પસંદ કરો.
5. ફોર્મ કમાન શોધવા માટે આ મૂળાક્ષર યાદીમાં સ્ક્રોલ કરો.
6. ક્વિક એક્સેસ ટુલબારમાં ફોર્મ કમાન્ડને ઉમેરવા માટે કમાન્ડ પેન વચ્ચેના ઍડ બટન પર ક્લિક કરો.
7. ઓકે ક્લિક કરો

ઝડપી ઍક્સેસ ટૂલબારમાં ફોર્મ બટન હવે ઉમેરવું જોઈએ.

ડેટાબેસ ફીલ્ડ નામો ઉમેરી રહ્યા છે

પહેલાં ઉલ્લેખ કર્યો છે, Excel માં ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મનો ઉપયોગ કરવા માટે અમારે બધા જ જરૂર છે, અમારા ડેટાબેઝમાં ઉપયોગમાં લેવા માટે સ્તંભ હેડિંગ અથવા ફીલ્ડ નામો આપવાનું છે.

ફોર્મમાં ક્ષેત્રના નામો ઉમેરવાનો સૌથી સરળ રસ્તો એ છે કે તે તમારા કાર્યપત્રકમાં કોશિકાઓમાં ટાઇપ કરો. તમે ફોર્મમાં 32 ફીલ્ડ નામો સુધીનો સમાવેશ કરી શકો છો.

નીચેના હેડિંગને કોષો A1 થી E1 માં દાખલ કરો:

StudentID
છેલ્લું નામ
પ્રારંભિક
ઉંમર
કાર્યક્રમ

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ ખુલે છે

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ ખુલે છે

1. તેને સક્રિય કોષ બનાવવા માટે સેલ A2 પર ક્લિક કરો.
2. ફોર્મ આયકન પર ક્લિક કરો કે જે ઝડપી ઍક્સેસ ટૂલબાર પર પૃષ્ઠ 2 પર ઉમેરવામાં આવ્યું હતું.
3. ફોર્મ આઇકોન પર ક્લિક કરવાથી એક્સેલમાંથી મેસેજ બોક્સ લાવશે જે ફોર્મમાં શીર્ષકો ઉમેરવા માટે સંબંધિત અનેક વિકલ્પો ધરાવે છે.
4. આપણે ફિલ્ડ નામોમાં પહેલાથી જ ટાઇપ કરેલ હોવાથી આપણે શીર્ષકો તરીકે ઉપયોગ કરવા માગીએ છીએ, ફક્ત અમારે શું કરવું છે સંદેશ બોક્સમાં OK ક્લિક કરો .
5. આ ફીલ્ડ નામો ધરાવતી ફોર્મ સ્ક્રીન પર દેખાશે.

ફોર્મ સાથે ડેટા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવાનું

ફોર્મ સાથે ડેટા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવાનું

એકવાર ડેટા શીર્ષકોને ફોર્મમાં ઉમેરી દેવામાં આવ્યા છે, ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ્સ ઉમેરી રહ્યા છે ખાલી ફોર્મ ફીલ્ડ્સમાં યોગ્ય ક્રમમાં ડેટા લખવાનું બાબત છે.

ઉદાહરણ રેકોર્ડ્સ

યોગ્ય શીર્ષકોની બાજુમાં ફોર્મ ફીલ્ડ્સમાં ડેટા દાખલ કરીને ડેટાબેસમાં નીચેના રેકોર્ડ્સ ઉમેરો. બીજા રેકોર્ડ માટે ક્ષેત્રો સાફ કરવા માટે પ્રથમ રેકોર્ડ દાખલ કર્યા પછી નવા બટન પર ક્લિક કરો.

1. વિદ્યાર્થીઆદ : SA267-567
   છેલ્લું નામ : જોન્સ
   પ્રારંભિક : બી.
   ઉંમર : 21
   પ્રોગ્રામ : ભાષાઓ
   
   વિદ્યાર્થીઆદ : SA267-211
   છેલ્લું નામ : વિલિયમ્સ
   પ્રારંભિક : જે.
   ઉંમર : 19
   કાર્યક્રમ : વિજ્ઞાન

ટિપ: ડેટા દાખલ કરતી વખતે, જે વિદ્યાર્થી આઈડી નંબર (ડૅશ પછીના સંખ્યાઓ અલગ અલગ હોય છે) જેવી જ સમાન હોય છે, ડેટા એન્ટ્રીને ઝડપી અને સરળ બનાવવા માટે કૉપિ અને પેસ્ટનો ઉપયોગ કરો.

બાકીના રેકોર્ડ્સને ટ્યુટોરીયલ ડેટાબેઝમાં ઉમેરવા માટે, ઉપરના ચિત્રમાં મળેલા બાકીના ડેટાને કોષો A4 થી E11 માં દાખલ કરવા માટે ફોર્મનો ઉપયોગ કરો.

ફોર્મ (કોન) સાથે ડેટા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવાનું

બાકીનાં રેકોર્ડ્સને ટ્યુટોરીયલ ડેટાબેઝમાં ઉમેરવા માટે, ફોર્મમાં ઉપયોગમાં લેવાયેલી બાકીના ડેટાને કોષો A4 થી E11 માં અહીં દાખલ કરો.

ફોર્મના ડેટા સાધનોનો ઉપયોગ કરવો

ડેટાબેઝમાં એક મોટી સમસ્યા માહિતીની સંકલન જાળવી રહી છે કારણ કે ફાઇલ કદમાં વધે છે. આ માટે જરૂરી છે:

• ડેટા ભૂલો ફિક્સિંગ અથવા વ્યક્તિગત રેકોર્ડ અપડેટ.
• અપ્રચલિત અથવા ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ કાઢી નાખી રહ્યાં છે.

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મમાં જમણા બાજુએ કેટલાક સાધનો છે જે ડેટાબેઝમાંથી રેકોર્ડ્સ શોધવા અને સુધારવા અથવા કાઢી નાખવાનું સરળ બનાવે છે.

આ સાધનો છે:

• પહેલા શોધો અને આગળ બટનો શોધો - આ તમને એક સમયે ડેટાબેઝ એક રેકોર્ડ આગળ સ્ક્રોલ કરવા અને પાછા સ્ક્રોલ કરવા દે છે.
• કાઢી નાંખો બટન - ડેટાબેઝમાંથી રેકોર્ડ કાઢી નાખવા માટે આનો ઉપયોગ થાય છે.
• પુનઃસ્થાપિત કરો બટન - આ બટનનો ઉપયોગ સંપાદિત કરવામાં આવેલા રેકોર્ડમાં ફેરફારોને પૂર્વવત્ કરવા માટે કરી શકાય છે. પ્રસંગોપાત, અમે રેકોર્ડમાં ખોટા ફેરફારો કરીએ છીએ અથવા ખોટા રેકોર્ડને એકસાથે સંપાદિત કરીએ છીએ. જો એમ હોય તો, તે ફેરફારોને પૂર્વવત્ કરવા માટે પુનર્પ્રાપ્તિ બટનનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.
• નોંધ: રીસ્ટોર બટન ફક્ત તે જ કામ કરે છે જ્યાં સુધી ફોર્મમાં રેકોર્ડ હાજર હોય. જલદી તમે અન્ય રેકોર્ડ ઍક્સેસ અથવા ફોર્મ બંધ તરીકે, પુનઃસ્થાપિત કરો બટન નિષ્ક્રિય બની જાય છે.
• માપદંડ બટન ચોક્કસ માપદંડ, જેમ કે નામ, ઉંમર, અથવા પ્રોગ્રામના આધારે રેકોર્ડ કરેલા ડેટાબેઝને શોધવા માટે તમને પરવાનગી આપે છે. માપદંડ બટનનો ઉપયોગ કરવાનો એક ઉદાહરણ, ટ્યુટોરીયલના આગળના પગલામાં સમાવવામાં આવેલ છે.

વન ફીલ્ડ નામનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે શોધી રહ્યું છે

માપદંડ બટન તમને એક અથવા વધુ ફીલ્ડ નામો, જેમ કે નામ, ઉંમર, અથવા પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે ડેટાબેસ શોધવા માટે પરવાનગી આપે છે.

વન ફીલ્ડ નામનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે શોધી રહ્યું છે

1. ફોર્મમાં માપદંડ બટન પર ક્લિક કરો.
2. માપદંડ બટન પર ક્લિક કરવું તમામ ફોર્મ ક્ષેત્રોને સાફ કરે છે પરંતુ ડેટાબેસમાંથી કોઈપણ ડેટાને દૂર કરતું નથી.
3. પ્રોગ્રામ ફિલ્ડ અને ટાઇપ આર્ટ્સ પર ક્લિક કરો, કારણ કે આપણે કોલેજમાં આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશતા તમામ વિદ્યાર્થીઓની શોધ કરવા માંગીએ છીએ.
4. આગળ શોધો બટન પર ક્લિક કરો. એચ. થોમ્પ્સન માટેનો રેકોર્ડ ફોર્મમાં દેખાશે કારણ કે તેણી આર્ટસ પ્રોગ્રામમાં નોંધાયેલ છે.
5. બીજું અને ત્રીજી વખત શોધો આગળ બટન પર ક્લિક કરો અને જે. ગ્રેહામ અને ડબ્લ્યુ. હેન્ડરસન માટેનાં રેકોર્ડ્સ એક પછી બીજા દેખાવા જોઈએ કારણ કે તેઓ આર્ટસ પ્રોગ્રામમાં પણ નોંધાયા છે.

આ ટ્યુટોરીયલનું આગળનું પગલું એ રેકોર્ડ્સ માટે શોધનું ઉદાહરણ છે જેમાં બહુવિધ માપદંડ મેળ ખાય છે.

મલ્ટીપલ ક્ષેત્ર નામોનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે શોધી રહ્યું છે

આ ઉદાહરણમાં આપણે 18 વર્ષની ઉંમર ધરાવતા તમામ વિદ્યાર્થીઓ શોધી કાઢીએ અને કૉલેજમાં આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશ મેળવીશું. બન્ને માપદંડો સાથે મેળ ખાતા તે રેકોર્ડ્સ ફોર્મમાં પ્રદર્શિત થવું જોઈએ.

1. ફોર્મમાં માપદંડ બટનને ક્લિક કરો.
2. વય ક્ષેત્ર અને પ્રકાર 18 પર ક્લિક કરો.
3. પ્રોગ્રામ ફિલ્ડ અને પ્રકાર આર્ટ્સમાં ક્લિક કરો
4. આગળ શોધો બટન ક્લિક કરો. એચ. થોમ્પસનનો રેકોર્ડ ફોર્મમાં દેખાશે કારણ કે તે 18 વર્ષની ઉંમરની છે અને આર્ટસ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશ મેળવ્યો છે.
5. આગળ શોધો બટન બીજી વાર ક્લિક કરો અને જે ગ્રેહામ માટેના રેકોર્ડને દેખાવા જોઈએ કારણ કે તે પણ 18 વર્ષથી બંને છે અને આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં નોંધણી કરાવે છે.
6. આગળ શોધો બટનને ત્રીજી વખત ક્લિક કરો અને જે ગ્રેહામ માટેનો રેકોર્ડ હજુ પણ દૃશ્યમાન હોવો જોઈએ કારણ કે ત્યાં અન્ય કોઈ રેકોર્ડ નથી જે બંને માપદંડથી મેળ ખાય છે.

ડબ્લ્યુ. હેન્ડરસન માટેનો વિક્રમ આ ઉદાહરણમાં પ્રદર્શિત થવો જોઈએ નહીં , કારણ કે તે આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશી રહ્યો છે, તે 18 વર્ષનો નથી જેથી તે શોધ માપદંડથી મેળ ખાતો નથી.