એક્સેલ 2003 ડેટાબેઝ ટ્યૂટોરિયલ

09 ના 01

એક્સેલ 2003 ડેટાબેઝ ઝાંખી

કેટલીકવાર, આપણે માહિતીનો સાચવી રાખવાની જરૂર છે અને આ માટે એક સારું સ્થળ એક્સેલ ડેટાબેઝ ફાઇલમાં છે. શું તે ફોન નંબર્સની વ્યક્તિગત સૂચિ છે, સંગઠન અથવા ટીમનાં સભ્યો માટે સંપર્ક સૂચિ અથવા સિક્કાઓ, કાર્ડ્સ અથવા પુસ્તકોનો સંગ્રહ, એક એક્સેલ ડેટાબેઝ ફાઇલ ચોક્કસ ડેટાને દાખલ કરવા, સ્ટોર કરવા અને શોધવાનું સરળ બનાવે છે.

એક્સેલએ તમને માહિતીનો ટ્રૅક રાખવામાં અને જ્યારે તમે ઇચ્છો ત્યારે ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે તેને સહાય કરવા સાધનો બનાવ્યા છે. એ જ રીતે, તેના સેંકડો કૉલમ્સ અને હજારો પંક્તિઓ સાથે, એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં વિશાળ સંખ્યામાં ડેટા હોઈ શકે છે.

એક્સેલ 2007/2010/2013 દ્વારા પગલું ડેટાબેઝ ટ્યૂટોરિયલ દ્વારા સંબંધિત ટ્યુટોરીયલ પણ જુઓ.

09 નો 02

ડેટા કોષ્ટકો

એક્સેલ ડેટાબેઝમાં ડેટા સ્ટોર કરવા માટેનો મૂળભૂત ફોર્મેટ ટેબલ છે. કોષ્ટકમાં, પંક્તિઓ માં ડેટા દાખલ થયો છે દરેક હારને રેકોર્ડ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.

એકવાર એક કોષ્ટક બનાવવામાં આવી છે, ત્યારે એક્સેલ ડેટા સાધનોનો ઉપયોગ ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ્સને શોધવા, સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવા માટે કરી શકાય છે.

જો કે તમે Excel માં આ ડેટા ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો, તેમ છતાં, આમ કરવા માટેનું સૌથી સહેલું રસ્તો એ ટેબલમાંના ડેટામાંથી સૂચિ તરીકે ઓળખાય છે તે બનાવવાનું છે.

આ ટ્યુટોરીયલને અનુસરવા માટે:

• ડેટા દાખલ કરો કારણ કે તે ઉપરની છબીમાં બતાવેલ છે.

ટીપ - વિદ્યાર્થી આઈડી ઝડપથી દાખલ કરવા માટે:

1. અનુક્રમે કોષો A5 અને A6 માં પ્રથમ બે ID- ST348-245 અને ST348-246 લખો.
2. તેમને પસંદ કરવા માટે બે ID ને હાઇલાઇટ કરો.
3. ભરણ હેન્ડલ પર ક્લિક કરો અને તેને સેલ A13 પર નીચે ખેંચો.
4. બાકીના વિદ્યાર્થી ID ને કોષો A6 થી A13 પર યોગ્ય રીતે દાખલ કરવો જોઈએ.

09 ની 03

ડેટાને સાચી રીતે દાખલ કરવો

ડેટા દાખલ કરતી વખતે, તે યોગ્ય રીતે દાખલ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવું અગત્યનું છે. સ્પ્રેડશીટ શીર્ષક અને કૉલમ શીર્ષકોની વચ્ચે પંક્તિ 2 સિવાય, તમારા ડેટાને દાખલ કરતી વખતે કોઈપણ અન્ય ખાલી પંક્તિ છોડશો નહીં. ઉપરાંત, ખાતરી કરો કે તમે કોઈપણ ખાલી કોશિકાઓ છોડી નથી.

ડેટા ભૂલો, ખોટી ડેટા એન્ટ્રીને કારણે, ડેટા મેનેજમેન્ટથી સંબંધિત ઘણી સમસ્યાઓનો સ્ત્રોત છે. જો શરૂઆતમાં ડેટા બરાબર દાખલ થયો હોય, તો પ્રોગ્રામ તમને તમને આપેલી પરિણામો પાછા આપશે.

04 ના 09

પંક્તિઓ રેકોર્ડ્સ છે

જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે, માહિતીની પંક્તિઓ, ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ્સ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. રેકોર્ડ્સ દાખલ કરતી વખતે આ માર્ગદર્શિકા ધ્યાનમાં રાખો:

• બનાવેલ કોષ્ટકમાં કોઈ ખાલી પંક્તિઓ છોડો નહીં, શીર્ષકોની અને ડેટાની પ્રથમ પંક્તિ વચ્ચે પણ નહીં.
• એક રેકોર્ડમાં ફક્ત એક વિશિષ્ટ આઇટમ વિશેનો ડેટા હોઈ શકે છે.
• રેકોર્ડમાં તે આઇટમ વિશે ડેટાબેસમાં તમામ ડેટા શામેલ હોવા જોઈએ. એક આઇટમ વિશે એકથી વધુ પંક્તિમાં માહિતી હોઈ શકતી નથી
  

05 ના 09

સ્તંભો ક્ષેત્રો છે

જ્યારે એક્સેલ ડેટાબેઝમાં પંક્તિઓને રેકોર્ડ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, ત્યારે કૉલમ ક્ષેત્રો તરીકે ઓળખાય છે. દરેક સ્તંભમાં તે શામેલ ડેટાને ઓળખવા માટે મથાળાની જરૂર છે. આ શીર્ષકોને ફીલ્ડ નામો કહેવામાં આવે છે.

• ફીલ્ડ નામોનો ઉપયોગ એ સુનિશ્ચિત કરવા માટે કરવામાં આવે છે કે દરેક રેકોર્ડ માટેનો ડેટા સમાન શ્રેણીમાં દાખલ થયો છે.
• ખાતરી કરો કે સ્તંભમાંના તમામ ડેટાને સમાન ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરીને દાખલ કરવામાં આવે છે. જો તમે નંબરોને સંખ્યાઓ તરીકે દાખલ કરવાં શરૂ કરો (જેમ કે 10 અથવા 20) તો તેને ચાલુ રાખો. ભાગો બદલી નાખો અને શબ્દો (જેમ કે દસ કે વીસ) તરીકે સંખ્યાઓ દાખલ કરો. સુસંગત રહો
• કોષ્ટકમાં કોઈ ખાલી કૉલમ છોડો નહીં.

06 થી 09

સૂચિ બનાવી રહ્યા છે

એકવાર ડેટા કોષ્ટકમાં દાખલ થઈ જાય, તે સૂચિમાં રૂપાંતરિત થઈ શકે છે. આવું કરવા માટે:

1. કાર્યપત્રમાં કોષ A3 થી E13 હાઇલાઇટ કરો
2. સૂચિ સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે મેનૂમાંથી ડેટા> સૂચિ> સૂચિ બનાવો પર ક્લિક કરો.
3. જ્યારે સંવાદ બૉક્સ ખુલ્લું હોય છે, કાર્યપત્રક પર A3 થી E13 કોશિકાઓ કુચિંગ એન્ટ્સ દ્વારા ઘેરાયેલા હોવી જોઈએ.
4. જો કૂચ એન્ટ્સ કોષોની યોગ્ય શ્રેણીની આસપાસ હોય તો, સૂચિ બનાવો સંવાદ બૉક્સમાં ઑકે ક્લિક કરો.
5. જો કૂચ એન્ટ્સ કોષોની યોગ્ય શ્રેણીને ઘેરી ન રાખે , તો વર્કશીટમાં યોગ્ય રેંજને પ્રકાશિત કરો અને પછી સૂચિ બનાવો સંવાદ બૉક્સમાં ઑકે ક્લિક કરો.
6. કોષ્ટક એક ઘેરી સરહદ દ્વારા ઘેરાયેલો હોવો જોઈએ અને દરેક ક્ષેત્રના નામની બાજુમાં ઉમેરેલા તીરને ડ્રોપ ડાઉન કરવું જોઈએ.

07 ની 09

ડેટાબેઝ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરવો

એકવાર તમે ડેટાબેસ બનાવ્યું પછી, તમે તમારા ડેટાને સૉર્ટ અથવા ફિલ્ટર કરવા માટે દરેક ક્ષેત્રના નામની બાજુના ડ્રોપ ડાઉન એરો હેઠળ સ્થિત સાધનોનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

ડેટા સૉર્ટિંગ

1. છેલ્લું નામ ક્ષેત્રના નામની બાજુના ડ્રોપ-ડાઉન એરો પર ક્લિક કરો.
2. A થી Z સુધી ડેટાબેઝને મૂળાક્ષરોમાં સૉર્ટ કરવા માટે સૉર્ટ ચડતા વિકલ્પ પર ક્લિક કરો .
3. એકવાર છટણી કરવામાં આવે, ગ્રેહામ જે ટેબલમાં પ્રથમ વિક્રમ હોવો જોઈએ અને વિલ્સન આર છેલ્લો હોવો જોઈએ.

ફિલ્ટરિંગ ડેટા

1. પ્રોગ્રામ ફીલ્ડ નામની બાજુમાં ડ્રોપ-ડાઉન એરો પર ક્લિક કરો.
2. ધંધાકીય કાર્યક્રમમાં નહીં, કોઈ પણ વિદ્યાર્થીને ફિલ્ટર કરવા માટે વ્યાપાર વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
3. ઓકે ક્લિક કરો
4. માત્ર બે જ વિદ્યાર્થીઓ - જી. થોમ્પસન અને એફ. સ્મિથને દૃશ્યમાન હોવું જોઈએ કારણ કે તે ફક્ત બે જ બિઝનેસ પ્રોગ્રામમાં નોંધાયેલ છે.
5. બધા રેકોર્ડ્સ દર્શાવવા માટે, પ્રોગ્રામ ક્ષેત્રના નામની બાજુમાંના ડ્રોપ-ડાઉન એરો પર ક્લિક કરો.
6. ઓલ વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
   

09 ના 08

ડેટાબેઝ વિસ્તરણ

તમારા ડેટાબેઝમાં વધારાના રેકોર્ડ્સ ઉમેરવા માટે:

• ફૂદડી ધરાવતી એક ખાલી પંક્તિ (કોષો A14 થી E14) ડેટાબેઝના તળિયે ઉમેરવામાં આવે છે જ્યારે તે બનાવવામાં આવે છે.
• આ ખાલી પંક્તિનો ઉપયોગ કરીને ડેટાબેસમાં વધારાની માહિતી ઉમેરી શકાય છે
• નીચેનો ડેટા ઉમેરો:
  
  સેલ - ડેટા
  એ 14 - ST348-255
  બી 14 - ક્રિસ્ટોફર
  સી 14 - એ.
  ડી 14 - 22
  ઇ14 - વિજ્ઞાન

09 ના 09

ડેટાબેઝ ફોર્મેટિંગ પૂર્ણ કરી રહ્યું છે

નોંધ : આ પગલું ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર પર સ્થિત ચિહ્નોનો ઉપયોગ કરવાનું છે, જે સામાન્ય રીતે એક્સેલ 2003 ની સ્ક્રીન પર સ્થિત છે. જો તે હાજર ન હોય, તો તેને સ્થિત કરવા માટે એક્સેલ ટૂલબાર કેવી રીતે શોધવું તે વાંચો.

1. કાર્યપત્રમાં કોષ A1 થી E1 હાઇલાઇટ કરો
2. ટાઇટલને કેન્દ્રિત કરવા ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર પર મર્જ અને સેન્ટર આઇકોન પર ક્લિક કરો .
3. કોષો A1 થી E1 હજી પણ પસંદ કરેલ છે, પૃષ્ઠભૂમિ રંગ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર પર ફાઇલ રંગ આયકન પર ક્લિક કરો (પેઇન્ટની જેમ દેખાય છે).
4. ગ્રીન લીલી કોષો A1 - E1 નો પૃષ્ઠભૂમિ રંગ બદલવા માટે સૂચિમાંથી સી લીલી પસંદ કરો.
5. ફૉન્ટ રંગ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર (તે મોટા અક્ષર "A") પર ફૉન્ટ કલર ચિહ્ન પર ક્લિક કરો.
6. કોષો A1 - E1 ને સફેદમાં ટેક્સ્ટનો રંગ બદલવા માટે સૂચિમાંથી વ્હાઇટ પસંદ કરો
7. કાર્યપત્રમાં A2 - E2 કોષો હાઇલાઇટ કરો
8. પૃષ્ઠભૂમિ રંગ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર પર ભરો રંગ આયકન પર ક્લિક કરો.
9. કોષો A2 - E2 ને લીલી હરોળના પૃષ્ઠભૂમિ રંગ બદલવા માટે સૂચિમાંથી હળવા લીલા પસંદ કરો.
10. કાર્યપત્રક પર કોષ A3 - E14 હાઇલાઇટ કરો
11. AutoFormat સંવાદ બૉક્સને ખોલવા મેનુઓમાંથી ફોર્મેટ> સ્વતઃ ફોર્મેટ પસંદ કરો .
12. કોષો A3 - E14 ફોર્મેટ કરવા માટે વિકલ્પોની સૂચિમાંથી 2 સૂચિ પસંદ કરો.
13. કાર્યપત્રક પર કોષ A3 - E14 હાઇલાઇટ કરો
14. કોષ એ 3 થી E14 માં ટેક્સ્ટને સંરેખિત કરવા માટે ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર પર કેન્દ્ર વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
15. આ બિંદુએ, જો તમે આ ટ્યુટોરીઅલનાં તમામ પગલાંને અનુસરતા હો, તો તમારી સ્પ્રેડશીટ આ ટ્યુટોરીયલનાં પગલું 1 માં ચિત્રિત સ્પ્રેડશીટની જેમ હોવી જોઈએ.