એક્સેલ ડેટાબેઝ સાથે સંપર્કો, સંગ્રહો અને અન્ય ડેટાને ટ્રૅક કરો
કેટલીકવાર, આપણે માહિતીનો સાચવી રાખવાની જરૂર છે અને આ માટે એક સારું સ્થળ એક્સેલ ડેટાબેઝ ફાઇલમાં છે. શું તે ફોન નંબર્સની વ્યક્તિગત સૂચિ છે, સંગઠન અથવા ટીમનાં સભ્યો માટે સંપર્ક સૂચિ અથવા સિક્કાઓ, કાર્ડ્સ અથવા પુસ્તકોનો સંગ્રહ, એક એક્સેલ ડેટાબેઝ ફાઇલ ચોક્કસ ડેટાને દાખલ કરવા, સ્ટોર કરવા અને શોધવાનું સરળ બનાવે છે.
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલએ તમને ડેટાનો ટ્રૅક રાખવામાં અને જ્યારે તમે ઇચ્છો ત્યારે ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે તેને મદદ કરવા માટે સાધનો બનાવ્યા છે. એ જ રીતે, તેના સેંકડો કૉલમ્સ અને હજારો પંક્તિઓ સાથે , એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં વિશાળ સંખ્યામાં ડેટા હોઈ શકે છે .
ડેટા દાખલ કરવો
એક્સેલ ડેટાબેઝમાં ડેટા સ્ટોર કરવા માટેનો મૂળભૂત ફોર્મેટ ટેબલ છે.
એકવાર એક કોષ્ટક બનાવવામાં આવી છે, ત્યારે એક્સેલ ડેટા સાધનોનો ઉપયોગ ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ્સને શોધવા, સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવા માટે કરી શકાય છે.
આ ટ્યુટોરીયલ સાથે અનુસરવા માટે, ડેટા દાખલ કરો કારણ કે તે ઉપરના ઈમેજમાં દેખાય છે.
વિદ્યાર્થી આઈડી ઝડપથી દાખલ કરો:
- પ્રથમ બે ID ને - ST348-245 અને ST348-246 કોશિકાઓ A5 અને A6, અનુક્રમે લખો .
- તેમને પસંદ કરવા માટે બે ID ને હાઇલાઇટ કરો.
- ભરણ હેન્ડલ પર ક્લિક કરો અને તેને સેલ A13 પર નીચે ખેંચો.
- બાકીના વિદ્યાર્થી ID ને કોષો A6 થી A13 પર યોગ્ય રીતે દાખલ કરવો જોઈએ.
ડેટાને સાચી રીતે દાખલ કરવો
ડેટા દાખલ કરતી વખતે, તે યોગ્ય રીતે દાખલ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવું અગત્યનું છે. સ્પ્રેડશીટ શીર્ષક અને કૉલમ શીર્ષકોની વચ્ચે પંક્તિ 2 સિવાય, તમારા ડેટાને દાખલ કરતી વખતે કોઈપણ અન્ય ખાલી પંક્તિ છોડશો નહીં. ઉપરાંત, ખાતરી કરો કે તમે કોઈપણ ખાલી કોશિકાઓ છોડી નથી.
ડેટા ભૂલો , ખોટી ડેટા એન્ટ્રીને કારણે, ડેટા મેનેજમેન્ટથી સંબંધિત ઘણી સમસ્યાઓનો સ્ત્રોત છે. જો શરૂઆતમાં ડેટા બરાબર દાખલ થયો હોય, તો પ્રોગ્રામ તમને તમને આપેલી પરિણામો પાછા આપશે.
પંક્તિઓ રેકોર્ડ્સ છે
ડેટાના દરેક વ્યક્તિગત પંક્તિ, એક રેકોર્ડ તરીકે ઓળખાય છે. રેકોર્ડ્સ દાખલ કરતી વખતે આ માર્ગદર્શિકા ધ્યાનમાં રાખો:
- બનાવેલ કોષ્ટકમાં કોઈ ખાલી પંક્તિઓ છોડો નહીં. આમાં કૉલમ હેડિંગ અને ડેટાની પ્રથમ પંક્તિ વચ્ચેની ખાલી પંક્તિ ન છોડવા સમાવેશ થાય છે.
- એક રેકોર્ડમાં ફક્ત એક વિશિષ્ટ આઇટમ વિશેનો ડેટા હોઈ શકે છે.
- રેકોર્ડમાં તે આઇટમ વિશે ડેટાબેસમાં તમામ ડેટા શામેલ હોવા જોઈએ. એક આઇટમ વિશે એકથી વધુ પંક્તિમાં માહિતી હોઈ શકતી નથી
સ્તંભો ક્ષેત્રો છે
જ્યારે એક્સેલ ડેટાબેઝમાં પંક્તિઓને રેકોર્ડ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, ત્યારે કૉલમ ક્ષેત્રો તરીકે ઓળખાય છે. દરેક સ્તંભમાં તે શામેલ ડેટાને ઓળખવા માટે મથાળાની જરૂર છે. આ શીર્ષકોને ફીલ્ડ નામો કહેવામાં આવે છે.
- ફીલ્ડ નામોનો ઉપયોગ એ સુનિશ્ચિત કરવા માટે કરવામાં આવે છે કે દરેક રેકોર્ડ માટેનો ડેટા સમાન શ્રેણીમાં દાખલ થયો છે.
- ખાતરી કરો કે સ્તંભમાંના તમામ ડેટાને સમાન ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરીને દાખલ કરવામાં આવે છે. જો તમે નંબરોને સંખ્યાઓ તરીકે દાખલ કરવાં શરૂ કરો (જેમ કે 10 અથવા 20) તો તેને ચાલુ રાખો. ભાગો બદલી નાખો અને શબ્દો (જેમ કે દસ કે વીસ) તરીકે સંખ્યાઓ દાખલ કરો. સુસંગત રહો
- કોષ્ટકમાં ખાલી કૉલમ્સ છોડી નાખો.
ટેબલ બનાવી રહ્યા છે
એકવાર ડેટા દાખલ કરવામાં આવે, તે ટેબલમાં રૂપાંતરિત થઈ શકે છે. આવું કરવા માટે:
- કાર્યપત્રમાં કોશિકાઓ A3 થી E13 હાઇલાઇટ કરો.
- હોમ ટૅબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે રિબન પર ટેબલ વિકલ્પ તરીકે ફોર્મેટ પર ક્લિક કરો.
- વાદળી કોષ્ટક પ્રકાર માધ્યમ 9 વિકલ્પ પસંદ કરો જે ટેબલ સંવાદ બોક્સ તરીકે ફોર્મેટ ખોલવા માટે છે.
- જ્યારે સંવાદ બૉક્સ ખુલ્લું હોય છે, કાર્યપત્રક પર A3 થી E13 કોશિકાઓ કુચિંગ એન્ટ્સ દ્વારા ઘેરાયેલા હોવી જોઈએ.
- જો કૂચ એન્ટ્સ કોષોની યોગ્ય શ્રેણીની આસપાસ હોય તો, સૉર્ટ સંવાદ બોક્સમાં ફોર્મેટમાં ઑકે ક્લિક કરો.
- જો કૂચ એન્ટ્સ કોષોની યોગ્ય શ્રેણીને ઘેરી ન રાખે, તો વર્કશીટમાં યોગ્ય રેંજને પ્રકાશિત કરો અને પછી ટેબલ સંવાદ બોક્સમાં ફોર્મેટમાં ઑકે ક્લિક કરો.
- કોષ્ટકમાં દરેક ફીલ્ડ નામની બાજુમાં ડ્રોપ ડાઉન એરો હોવો જોઈએ અને કોષ્ટક પંક્તિઓને વૈકલ્પિક અને પ્રકાશ અને ઘાટો વાદળીમાં ફોર્મેટ કરવી જોઈએ.
ડેટાબેઝ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરવો
એકવાર તમે ડેટાબેસ બનાવ્યું પછી, તમે તમારા ડેટાને સૉર્ટ અથવા ફિલ્ટર કરવા માટે દરેક ક્ષેત્રના નામની બાજુના ડ્રોપ ડાઉન એરો હેઠળ સ્થિત સાધનોનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
ડેટા સૉર્ટિંગ
- છેલ્લું નામ ફિલ્ડ નામની બાજુના નીચે આવતા તીર પર ક્લિક કરો.
- ડેટાબેસને મૂળાક્ષરોમાં સૉર્ટ કરવા માટે સૉર્ટ કરો A થી Z વિકલ્પને ક્લિક કરો .
- એકવાર છટણી કરવામાં આવે, ગ્રેહામ જે . કોષ્ટકમાં પ્રથમ વિલ્સ અને વિલ્સન હોવો જોઈએ . આર છેલ્લા હોવા જોઈએ.
ફિલ્ટરિંગ ડેટા
- પ્રોગ્રામ ફીલ્ડ નામની બાજુમાં ડ્રોપ ડાઉન એરે ક્લિક કરો.
- બધાં ચકાસણીબોક્સ સાફ કરવા માટે બધા વિકલ્પ પસંદ કરો બાજુના ચેકબૉક્સને ક્લિક કરો .
- બૉક્સમાં ચેકમાર્ક ઉમેરવા માટે વ્યવસાયના વિકલ્પની બાજુના ચેકબોક્સ પર ક્લિક કરો.
- ઓકે ક્લિક કરો
- માત્ર બે જ વિદ્યાર્થીઓ - જી. થોમ્પસન અને એફ. સ્મિથને દૃશ્યમાન હોવું જોઈએ કારણ કે તે ફક્ત બે જ બિઝનેસ પ્રોગ્રામમાં નોંધાયેલ છે.
- બધા રેકોર્ડ્સ દર્શાવવા માટે, પ્રોગ્રામ ફીલ્ડ નામની બાજુમાં ડ્રોપ ડાઉન એરો પર ક્લિક કરો.
- "પ્રોગ્રામ" વિકલ્પમાંથી સ્પષ્ટ ફિલ્ટર પર ક્લિક કરો .
ડેટાબેઝ વિસ્તરણ
તમારા ડેટાબેઝમાં વધારાના રેકોર્ડ્સ ઉમેરવા માટે:
- તમારા માઉસ પોઇન્ટરને ટેબલના જમણા ખૂણાના નાના ડોટ પર મૂકો.
- માઉસ પોઇન્ટર બે માથાવાળા એરોમાં બદલાશે.
- જ્યારે આવું થાય, ત્યારે જમણી માઉસ બટન ક્લિક કરો અને પકડી રાખો અને પોઇન્ટરને ડેટાબેઝની નીચે એક ખાલી પંક્તિ ઉમેરવા માટે ખેંચો .
- આ નવી પંક્તિ પર નીચેનો ડેટા ઉમેરો:
સેલ - ડેટા
એ 14 - ST348-255
બી 14 - ક્રિસ્ટોફર
સી 14 - એ.
ડી 14 - 22
ઇ14 - વિજ્ઞાન
ડેટાબેઝ ફોર્મેટિંગ પૂર્ણ કરી રહ્યું છે
- કાર્યપત્રમાં કોષ A1 થી E1 હાઇલાઇટ કરો
- હોમ ટૅબ પર ક્લિક કરો
- શીર્ષકને કેન્દ્રિત કરવા માટે રિબનની મર્જ અને કેન્દ્ર વિકલ્પ પર ક્લિક કરો .
- ભરો રંગ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને ખોલવા માટે રિબન પર ભરો રંગ પર ક્લિક કરો (પેઇન્ટ કરી શકો છો).
- ઘેરા વાદળી કોષો A1 - E1 માં પૃષ્ઠભૂમિનો રંગ બદલવા માટે સૂચિમાંથી બ્લુ, એક્સેંટ 1 પસંદ કરો.
- ફૉન્ટ રંગ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે ફોર્મેટિંગ ટૂલબાર (તે મોટા અક્ષર "A") પર ફૉન્ટ કલર ચિહ્ન પર ક્લિક કરો.
- કોષો A1 - E1 ને સફેદમાં ટેક્સ્ટનો રંગ બદલવા માટે સૂચિમાંથી વ્હાઇટ પસંદ કરો
- કાર્યપત્રમાં A2 - E2 કોષો હાઇલાઇટ કરો
- ભરો રંગ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે રિબન પર ભરો રંગ પર ક્લિક કરો.
- બ્લુ, એક્સેંટ 1, હળવા 80 ની પસંદગી માટે, કોશિકાઓ A2 - E2 માં આછા વાદળી રંગની પૃષ્ઠભૂમિમાં રંગ બદલવા માટે પસંદ કરો.
- કાર્યપત્રકમાં કોષ A4 - E14 હાઇલાઇટ કરો
- કોષો A14 થી E14 માં ટેક્સ્ટને મધ્યમાં ગોઠવવા માટે રિબન પર કેન્દ્ર વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
- આ બિંદુએ, જો તમે આ ટ્યુટોરીઅલનાં તમામ પગલાંને અનુસરતા હો, તો તમારી સ્પ્રેડશીટ આ ટ્યુટોરીયલનાં પગલું 1 માં ચિત્રિત સ્પ્રેડશીટની જેમ હોવી જોઈએ.
ડેટાબેઝ કાર્યો
સિન્ટેક્સ : ડેફંક્શન (ડેટાબેઝ_અર, ફીલ્ડ_સ્ટ્ર. નંબર, માપદંડ_અર)
જ્યાં D કાર્ય નીચેનામાંથી એક છે:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- ડીજીઈટી
- ડીએમએક્સ
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
પ્રકાર : ડેટાબેઝ
ડેટાબેઝ કાર્યો ખાસ કરીને સરળ હોય છે જ્યારે ગૂગલ શીટ્સ માળખાગત ડેટા જાળવવા માટે વપરાય છે, ડેટાબેઝની જેમ દરેક ડેટાબેઝ ફંક્શન, ડેફંક્શન , ડેટાબેસ કોષ્ટક તરીકે ઓળખાતા કોષ શ્રેણીના સબસેટ પર અનુરૂપ ફંક્શનને ગણતરી કરે છે. ડેટાબેઝ કાર્યોમાં ત્રણ દલીલો થાય છે:
- ડેટાબેઝ_આર રેંજ, એબ્રેડેડ એરે અથવા એરે છે જે એરે એક્સરેન્સન દ્વારા જનરેટ થયેલ છે જે સ્ટ્રક્ચર્ડ છે જેથી રો 1 પછીની પ્રત્યેક પંક્તિ એ ડેટાબેઝ રેકોર્ડ છે અને દરેક કોલમ એ ડેટાબેસ ફીલ્ડ છે. પંક્તિ 1 દરેક ક્ષેત્ર માટેના લેબલ ધરાવે છે.
- ક્ષેત્ર_સ્ટ્ર. સંખ્યા સૂચવે છે કે કયો કૉલમ (ફિલ્ડ) સરેરાશ મૂલ્ય ધરાવે છે આ ક્ષેત્ર નામ (ટેક્સ્ટ સ્ટ્રિંગ) અથવા કૉલમ નંબર તરીકે વ્યક્ત કરી શકાય છે, જ્યાં ડાબી-સૌથી કૉલમ 1 તરીકે રજૂ કરવામાં આવશે.
- માપદંડ_આરે રેંજ, ઍમ્બેડેડ એરે અથવા એરે છે જે એરે એક્સરેન્સન દ્વારા પેદા થાય છે જે એવી રચના કરે છે કે પ્રથમ પંક્તિમાં ફીલ્ડ નામ (ઓ) શામેલ છે જેમાં માપદંડ (માપદંડ) લાગુ કરવામાં આવશે, અને અનુગામી પંક્તિઓમાં શરતી પરીક્ષણ (ઓ) .
માપદંડની પ્રથમ પંક્તિ ફિલ્ડ નામોને સ્પષ્ટ કરે છે. માપદંડમાં દરેક અન્ય પંક્તિ એક ફિલ્ટરનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે, જે અનુરૂપ ક્ષેત્રો પરના નિયંત્રણોનો એક સમૂહ છે. પ્રતિબંધો પ્રશ્ન-બાય-ઉદાહરણ નોટેશનનો ઉપયોગ કરીને વર્ણવવામાં આવે છે, અને સરખામણી મૂલ્ય દ્વારા અનુસરતા મૂલ્ય અથવા સરખામણી ઓપરેટરનો સમાવેશ કરી શકે છે. પ્રતિબંધના ઉદાહરણો છે: "ચોકલેટ", "42", "> = 42", "<> 42". ખાલી સેલનો અર્થ અનુરૂપ ક્ષેત્ર પર કોઈ પ્રતિબંધ નથી.
એક ફિલ્ટર ડેટાબેઝ પંક્તિ સાથે મેળ ખાય છે જો તમામ ફિલ્ટર પ્રતિબંધો (ફિલ્ટરની પંક્તિમાં પ્રતિબંધો) મળ્યા છે. ડેટાબેઝ પંક્તિ (રેકોર્ડ) માપદંડ સંતોષે જો ઓછામાં ઓછું એક ફિલ્ટર તેની સાથે બંધબેસે તો. ઘણાબધા પ્રતિબંધોને એક સાથે લાગુ કરવા માટે (ઉદાહરણ તરીકે, તાપમાન> = 65 અને તાપમાન <= 82) પરવાનગી આપવા માટે ક્ષેત્રના નામ માપદંડ શ્રેણીમાં એક કરતા વધુ વાર દેખાઈ શકે છે.
ડીજીઇટી એકમાત્ર ડેટાબેઝ ફંક્શન છે જે મૂલ્યોને એકત્રીકરણ કરતી નથી. ડીજીઇટી બીજી દલીલમાં સ્પષ્ટ કરેલા ફીલ્ડનું મૂલ્ય પરત કરે છે (એક વીએલયુકેયુપીને પણ) જ્યારે એક જ રેકોર્ડ બરાબર માપદંડ છે; અન્યથા, તે કોઈ મેચો અથવા બહુવિધ મેળ સૂચવતી ભૂલ આપે છે