ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ અથવા મેનૂઝ ડેટાને મર્યાદિત કરવા માટે Excel માં બનાવી શકાય છે જે એન્ટ્રીઝની પૂર્વ-સેટ સૂચિમાં ચોક્કસ સેલમાં દાખલ થઈ શકે છે. ડેટા માન્યતા માટેની ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનો ઉપયોગ કરવાના ફાયદાઓમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- ડેટા એન્ટ્રી સરળ બનાવે છે;
- ડેટા એન્ટ્રી ભૂલો અટકાવી;
- ડેટા દાખલ કરવા માટે સ્થાનોની સંખ્યાને મર્યાદિત કરી.
સૂચિ અને ડેટા સ્થાનો
ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાં ઉમેરાયેલા ડેટા આના પર શોધી શકાય છે:
- સૂચિમાં સમાન કાર્યપત્રક.
- સમાન એક્સેલ વર્કબુકમાં જુદી જુદી કાર્યપત્રક પર
- જુદી જુદી એક્સેલ વર્કબુકમાં
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બનાવવા માટેનાં પગલાંઓ
ઉપરોક્ત છબીમાં સેલ B3 (કૂકી પ્રકારો) માં બતાવેલ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવવા માટે ઉપયોગમાં લેવાયેલા પગલાં આ પ્રમાણે છે:
- તેને સક્રિય કોષ બનાવવા માટે સેલ B3 પર ક્લિક કરો;
- રિબનના ડેટા ટૅબ પર ક્લિક કરો;
- માન્યતા વિકલ્પોના ડ્રોપ-ડાઉન મેનુને ખોલવા માટે ડેટા વેરિડેશન પર ક્લિક કરો;
- મેનૂમાં, ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સને લાવવા માટે ડેટા વેલિડેશન પર ક્લિક કરો;
- સંવાદ બૉક્સમાં સેટિંગ્સ ટેબ પર ક્લિક કરો;
- ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂ ખોલવા સંવાદ બૉક્સમાં પરવાનગી આપો પર ક્લિક કરો - ડિફૉલ્ટ મૂલ્ય એ કોઈપણ મૂલ્ય છે;
- આ મેનુમાં, સૂચિ ક્લિક કરો ;
- સંવાદ બૉક્સમાં સોર્સ લાઇન પર ક્લિક કરો;
- સૂચિમાં કોશિકાઓની આ શ્રેણીમાં ડેટા ઉમેરવા કાર્યપત્રમાં E3 - E10 હાઇલાઇટ કરો;
- સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા અને કાર્યપત્રક પર પાછા આવવા માટે ઑકે ક્લિક કરો;
- ડ્રોપ ડાઉન સૂચિની હાજરીને સૂચવતી કોષ B3 ની બાજુમાં નીચે એરો હાજર હોવો જોઈએ;
- જ્યારે તમે તીર પર ક્લિક કરો ત્યારે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ આઠ કૂકી નામો પ્રદર્શિત કરવા ખોલશે;
નોંધ: ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિની હાજરીને સૂચવતી નીચેનો તીર એ ફક્ત ત્યારે જ દેખાશે જ્યારે તે સેલ સક્રિય કોષ બનશે.
Excel માં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને દૂર કરો
એકવાર ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ સાથે સમાપ્ત થઈ જાય તે પછી ઉપરની છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સનો ઉપયોગ કરીને કાર્યપત્રક કોષમાંથી સરળતાથી દૂર કરી શકાય છે.
નોંધ : જો ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ અથવા સ્રોત ડેટાને એક જ કાર્યપત્રક પર નવા સ્થાન પર ખસેડતા હોય, તો તે સામાન્ય રીતે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિને કાઢી નાખવા અને ફરીથી બનાવવાની જરૂર નથી કારણ કે એક્સેલ સૂચિ માટે ઉપયોગમાં લેવાયેલી ડેટાની રેંજ ગતિશીલ રીતે અપડેટ કરશે .
ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિને દૂર કરવા માટે:
- દૂર કરવા માટેની ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ધરાવતા કોષ પર ક્લિક કરો;
- રિબનના ડેટા ટૅબ પર ક્લિક કરો;
- ડ્રૉપ-ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે રિબન પર ડેટા વેલિડેશન આઇકોન પર ક્લિક કરો;
- ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે મેનૂમાં ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પને ક્લિક કરો;
- સંવાદ બૉક્સમાં, સેટિંગ્સ ટેબ પર ક્લિક કરો - જો જરૂર હોય તો;
- ઉપરોક્ત છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિને દૂર કરવા માટે બધા સાફ કરો બટનને ક્લિક કરો;
- સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા અને કાર્યપત્રમાં પાછા આવવા માટે ઑકે ક્લિક કરો.
પસંદ કરેલા ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને હવે પસંદ કરેલા સેલમાંથી દૂર કરવામાં આવશે, પરંતુ સૂચિમાં દૂર થયા પહેલાં કોષમાં દાખલ કરાયેલ કોઈપણ ડેટા રહેશે અને અલગથી કાઢી નાંખવો જોઈએ.
વર્કશીટ પર બધા ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને દૂર કરવા
એક જ સમયે કાર્યપત્રક પર સ્થિત બધી ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિને દૂર કરવા માટે:
- ઉપરોક્ત દિશાઓમાં એકથી પાંચ પગલાં ભરો;
- સંવાદ બૉક્સની સેટિંગ્સ ટેબ પર સમાન સેટિંગ્સ બોક્સ સાથેના બીજા તમામ કોષોમાં આ ફેરફારો લાગુ કરો તપાસો;
- વર્તમાન કાર્યપત્રક પરની તમામ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિને દૂર કરવા માટે બધા સાફ કરો બટન પર ક્લિક કરો.
- સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા અને કાર્યપત્રમાં પાછા આવવા માટે ઑકે ક્લિક કરો.