એક્સેલમાં એક ડ્રોપ ડાઉન સૂચી બનાવીને તમે એન્ટ્રીઓની પ્રીસેટ સૂચિમાંથી કાર્યપત્રના ચોક્કસ કોષમાં ડેટા દાખલ કરવા માટે પરવાનગી આપે છે.
ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનો ઉપયોગ કરવાના ફાયદાઓમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- ડેટા એન્ટ્રી સરળ બનાવી રહ્યા છે
- ડેટા એન્ટ્રી ભૂલો અટકાવવા
- ડેટા દાખલ કરવા માટે સ્થાનોની સંખ્યાને પ્રતિબંધિત કરી
પગલું ટ્યુટોરીયલ વિષયો દ્વારા એક્સેલ ડ્રોપ ડાઉન યાદી પગલું
- ટ્યુટોરીયલ ડેટા દાખલ કરો
- ડેટા માટે નામિત રેંજ બનાવી રહ્યું છે
- ડ્રૉપ-ડાઉન સૂચિ શરૂ કરી રહ્યા છીએ
- ડેટા વેલિડેશન માટેની સૂચિનો ઉપયોગ કરવો
- ડેટા સોર્સ દાખલ કરવું અને ડ્રૉપ-ડાઉન સૂચિને પૂર્ણ કરવું
- સૂચિ આઈટમ્સ બદલવી
- ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને સુરક્ષિત કરવાના વિકલ્પો
ટ્યુટોરીયલ ડેટા દાખલ કરો
Excel માં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બનાવવાનું પ્રથમ પગલું એ ડેટા દાખલ કરવું છે.
નોંધ: ટ્યુટોરીયલ સૂચનાઓ કાર્યપત્રક માટે ફોર્મેટિંગ પગલાંઓ શામેલ નથી.
આ ટ્યુટોરીયલને પૂર્ણ કરવામાં દખલ નહીં કરે. તમારું કાર્યપત્રક પૃષ્ઠ 1 ના ઉદાહરણ કરતાં અલગ દેખાશે, પરંતુ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ તમને સમાન પરિણામો આપશે.
શીટ્સ એક અને બે એક્સેલ વર્કબુક પર દર્શાવેલ કોશિકાઓમાં નીચે ડેટા દાખલ કરો.
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- કાર્યપત્રકનાં શીટ 1 પરના યોગ્ય કોષોમાં નીચેનો ડેટા દાખલ કરો: D1 - કૂકી પ્રકાર:
- શીટ 2 માટે શીટ ટેબ પર ક્લિક કરો.
- કાર્યપત્રકનાં શીટ 2 પર યોગ્ય કોષોમાં નીચેનો ડેટા દાખલ કરો:
એ 1 - એક જાતની સૂંઠવાળી કેક એ 2 - લીંબુ એ 3 - ઓટમીલ રેઇઝન એ 4 - ચોકલેટ ચિપ
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ શીટ 1 પર સેલ E1 માં ઉમેરવામાં આવશે.
સૂચિ ડેટા માટે નામિત રેંજ બનાવવી
એક નામિત રેંજ તમને એક્સેલ વર્કબુકમાં કોશિકાઓના ચોક્કસ રેંજનાનો સંદર્ભ આપે છે.
નેમ્ડ રેન્જ્સ Excel માં ઘણાં બધાં ઉપયોગ કરે છે જેમાં તેમને સૂત્રો અને ચાર્ટ બનાવતી વખતે ઉપયોગમાં લેવાય છે.
બધા કેસોમાં, એક નામિત રેંજનો ઉપયોગ કાર્યપત્રકમાં ડેટાનું સ્થાન સૂચવતી સેલ સંદર્ભોની શ્રેણીના સ્થળે થાય છે.
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાં ઉપયોગમાં લેવાતી વખતે, નામવાળી શ્રેણીનો ઉપયોગ સૂચિ આઇટમ્સ માટે સ્રોત તરીકે થાય છે.
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- શીટ 2 પર કોષો A1 - A4 પસંદ કરો .
- કોલમ એ ઉપર આવેલ નામ બૉક્સ પર ક્લિક કરો
- નામ બૉક્સમાં "કૂકીઝ" (કોઈ અવતરણચિહ્નો) લખો નહીં
- કીબોર્ડ પર ENTER કી દબાવો
- શીટ પર કોષ A1 થી A4 પર હવે "કૂકીઝ" નું રેંજ નામ છે
- તમારા કાર્યપત્રક સાચવો
ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સ ખોલવાનું
Excel માં બધા ડેટા માન્યતા વિકલ્પો, ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ સહિત, ડેટા માન્યતા સંવાદ બૉક્સનો ઉપયોગ કરીને સેટ કરવામાં આવે છે.
ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સ રિબનના ડેટા ટેબ હેઠળ સ્થિત થયેલ છે.
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- શીટ પર સ્વિચ કરવા માટે સ્ક્રીનના તળિયેના શીટ 1 ટેબ પર ક્લિક કરો
- તેને સક્રિય કોષ બનાવવા માટે સેલ E1 પર ક્લિક કરો - અહીં તે છે જ્યાં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ હશે
- કાર્યપત્રક ઉપરના રિબન મેનૂના ડેટા ટેબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે રિબન પર ડેટા વેલિડેશન આઇકોન પર ક્લિક કરો
- ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે મેનૂમાં ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પ પર ક્લિક કરો
ડેટા વેલિડેશન માટેની સૂચિનો ઉપયોગ કરવો
ડ્રોપ ડાઉન યાદીઓને કાર્યપત્રકમાં ઉમેરવાની સાથે સાથે એક્સેલમાં ડેટા માન્યતાનો ઉપયોગ ચોક્કસ કોશિકાઓમાં દાખલ થઈ શકે તેવા ડેટાના પ્રકારને નિયંત્રિત અથવા મર્યાદિત કરવા માટે થઈ શકે છે.
વધુ સામાન્ય રીતે વાપરવામાં આવતા વિકલ્પોમાંથી કેટલાક:
- યાદી
- તારીખો અને / અથવા સમય
- આખા સંખ્યાઓ
- ટેક્સ્ટ
- ફોર્મ્યુલા ( કસ્ટમ વિકલ્પ હેઠળ સેટ કરેલું)
આ પગલામાં, શીટ 1 પર સેલ E1 માટે ઉપયોગમાં લેવાતા ડેટા માન્યતાના પ્રકાર તરીકે આપણે યાદી વિકલ્પ પસંદ કરીશું.
પગલાં
- સંવાદ બૉક્સમાં સેટિંગ્સ ટેબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે મંજૂરી લાઇનના અંતે નીચે તીરને ક્લિક કરો
- સેલ D1 માં ડેટા માન્યતા માટે એક ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ પસંદ કરવા માટે સૂચિ પર ક્લિક કરો અને સંવાદ બૉક્સમાં સોર્સ લાઇન સક્રિય કરો
ડેટા સ્રોત દાખલ કરવું અને ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને પૂર્ણ કરવું
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ માટેનો ડેટા સ્રોત અલગ કાર્યપત્રક પર સ્થિત છે, તે પહેલાં બનાવેલ નામવાળી રેંજ સંવાદ બૉક્સમાં સોર્સ લાઇનમાં દાખલ કરવામાં આવશે.
પગલાં
- સોર્સ લાઇન પર ક્લિક કરો
- સોર્સ લાઇનમાં "= કૂકીઝ" (કોઈ અવતરણ નથી) લખો
- ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ પૂર્ણ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો અને ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સને બંધ કરો
- સેલ E1 ની જમણી બાજુ પર સ્થિત એક નાની નીચે તીર આયકન
- નીચે તીર પર ક્લિક કરવાનું ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને ખોલશે, જેમાં ચાર કૂકી નામો છે, જે શીટ 2 પર A1 થી A4 પર દાખલ થાય છે
- કોઈ નામો પર ક્લિક કરવું તે નામને સેલ E1 માં દાખલ કરવું જોઈએ
સૂચિ આઇટમ્સને સંપાદિત કરવી
તમારા ડેટાના ફેરફારો સાથે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને અદ્યતન રાખવા માટે, સૂચિમાં પસંદગીઓને સમયાંતરે બદલવાની જરૂર પડી શકે છે.
ત્યારથી અમે નામની રેંજને વાસ્તવિક સૂચિ નામોની જગ્યાએ અમારી સૂચિ આઇટમ્સ માટે સ્ત્રોત તરીકે વાપરી છે, કારણ કે શીટ 2 પર કોષ A1 થી A4 પર સ્થિત નામવાળી શ્રેણીમાં કૂકી નામોને બદલીને તરત જ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાં નામો બદલાય છે.
જો ડેટા સીધા સંવાદ બૉક્સમાં દાખલ થયો હોય, તો સૂચિમાં ફેરફાર કરીને સંવાદ બૉક્સમાં પાછા જવાનું અને સ્રોત વાક્યમાં ફેરફાર કરવાનું શામેલ છે.
આ પગલામાં, અમે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાં કટ્ટાબ્રેડ ટુ ઓટમેલ રેઇઝનને નામાંકિત શ્રેણીના સેલ એ 3 માં ડેટાને બદલીને બદલીશું.
પગલાં
- તેને સક્રિય કોષ બનાવવા માટે શીટ 2 (કચરાપેટી) પર સેલ એ 3 પર ક્લિક કરો
- ઓટમેલ રેઇઝનને કોષ A3 માં લખો અને કીબોર્ડ પર Enter કી દબાવો
- સૂચિ ખોલવા માટે 1 શીટના સેલ E1 માં ડ્રોપ ડાઉન માટે નીચે તીર પર ક્લિક કરો
- સૂચિમાં આઇટમ 3 એ હવે શૉર્ટબ્રેડની જગ્યાએ ઓટમેલ રેઇઝનનું વાંચન કરવું જોઈએ
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને સુરક્ષિત કરવાના વિકલ્પો
આપણો ડેટા ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાંથી અલગ કાર્યપત્રક પર છે, સૂચિ ડેટાનું રક્ષણ કરવા માટે ઉપલબ્ધ બે વિકલ્પો છે:
- ડેટા ધરાવતી કાર્યપત્રક છુપાવો (શીટ 2)
- કાર્યપત્રકને સુરક્ષિત કરો જેમાં શીટ 2 પર લોટિંગ કોષો A1 થી A4 નો સમાવેશ થાય છે
જો સુરક્ષા કોઈ સમસ્યા નથી, તો સૂચિ ડેટા ધરાવતી વર્કશીટને છુપાવી એ એક સારું વિકલ્પ છે કારણ કે તે જ્યારે જરૂર પડે ત્યારે સૂચિને અપડેટ કરવાનું સરળ બનાવે છે.
જો સુરક્ષા એક ચિંતાની બાબત છે, તો સૂચિ આઇટમ્સમાં ફેરફારોને રોકવા માટે વર્કશીટને સુરક્ષિત કરતી વખતે પાસવર્ડ ઉમેરવામાં આવે છે.
વિવિધ વર્કશીટ પર ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બનાવી રહ્યા છે
એક ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ તમને એન્ટ્રીઝની પ્રીસેટ સૂચિમાંથી Excel સ્પ્રેડશીટમાં ડેટા દાખલ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
ભાગ 1 ડ્રોપ ડાઉન સૂચિની જેમ જ શીટ પરના ડેટા સાથે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બનાવવા માટેના પગલાંઓ આવરી લે છે.
આ ટ્યુટોરીયલ એક અલગ કાર્યપત્રક પર ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બનાવવા આવરી લે છે.
ઉદાહરણ: અલગ કાર્યપત્રક પરના ડેટા સાથે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બનાવવાનું
કાર્યપત્રકનાં શીટ 1 પરના યોગ્ય કોષોમાં નીચેનો ડેટા દાખલ કરો:
E1 - કૂકી દુકાન
D2 - કૂકી પ્રકાર:
શીટ 2 માટે શીટ ટેબ પર ક્લિક કરો.
શીટ 2 અથવા કાર્યપત્રક પર યોગ્ય કોષોમાં નીચેનો ડેટા દાખલ કરો:
એ 1 - એક જાતની સૂંઠવાળી કેક
એ 2 - લીંબુ
એ 3 - ઓટમીલ રેઇઝન
એ 4 - ચોકલેટ ચિપ
શીટ 2 પર કોષ A1 - A4 હાઇલાઇટ કરો
નામ બોક્સમાં "કૂકીઝ" (કોઈ અવતરણ) લખો નહીં અને કિબોર્ડ પર Enter કી દબાવો.
શીટ 1 માટે શીટ ટેબ પર ક્લિક કરો
સેલ E2 પર ક્લિક કરો - પાંચ આંકડાના US સ્થાન જ્યાં પરિણામો પ્રદર્શિત કરવામાં આવશે
ડેટા ટૅબ પર ક્લિક કરો
મેનૂ ખોલવા માટે રિબનમાંથી ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પ પર ક્લિક કરો
સંવાદ બૉક્સને લાવવા માટે મેનૂમાં ડેટા વેલિડેશન પર ક્લિક કરો
સંવાદ બૉક્સમાં સેટિંગ્સ ટેબ પર ક્લિક કરો
મંજૂર મેનુમાંથી પસંદ કરો યાદી પસંદ કરો
સંવાદ બૉક્સમાં સોર્સ લાઇન પર લખો = કૂકીઝ
સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા અને કાર્યપત્રમાં પાછા આવવા માટે ઑકે ક્લિક કરો
નીચે એરો કોષ E2 આગળ દેખાશે
જ્યારે તમે તીર પર ક્લિક કરો છો ત્યારે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ચાર કુકી નામો પ્રદર્શિત કરવા ખોલશે