એક્સેલ 2003 ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ

01 ની 08

Excel માં ડેટા એન્ટ્રી માટે ફોર્મનો ઉપયોગ કરવો

Excel નો ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મમાં ઉપયોગ કરીને એક્સેલ ડેટાબેઝમાં ડેટા દાખલ કરવાની ઝડપી અને સરળ રીત છે.

આ ફોર્મનો ઉપયોગ કરવાથી તમને પરવાનગી મળે છે:

• નવો ડેટાબેઝ કોષ્ટક શરૂ કરો અથવા અસ્તિત્વમાં છે તે માટે નવા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવા
• એક સમયે ડેટા રેકોર્ડ્સ દ્વારા સ્ક્રોલ કરો
• ચોક્કસ માહિતી ધરાવતા રેકોર્ડ્સ માટે શોધ કરો
• વ્યક્તિગત રેકોર્ડ જો જરૂરી હોય તો સંપાદિત કરો અથવા કાઢી નાખો

સંબંધિત ટ્યુટોરીયલ જુઓ: એક્સેલ 2010/2007 ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ .

08 થી 08

ડેટાબેસ ફીલ્ડ નામો ઉમેરી રહ્યા છે

પહેલાં ઉલ્લેખ કર્યો છે, Excel માં ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મનો ઉપયોગ કરવા માટે અમારે બધા જ જરૂર છે, અમારા ડેટાબેઝમાં ઉપયોગમાં લેવા માટે સ્તંભ હેડિંગ અથવા ફીલ્ડ નામો આપવાનું છે.

ફોર્મમાં ક્ષેત્રના નામો ઉમેરવાનો સૌથી સરળ રસ્તો એ છે કે તે તમારા કાર્યપત્રકમાં કોશિકાઓમાં ટાઇપ કરો. તમે ફોર્મમાં 32 ફીલ્ડ નામો સુધીનો સમાવેશ કરી શકો છો.

નીચેના હેડિંગને કોષો A1 થી E1 માં દાખલ કરો:

StudentID
છેલ્લું નામ
પ્રારંભિક
ઉંમર
કાર્યક્રમ

03 થી 08

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મ ખુલે છે

નોંધ: આ ઉદાહરણની સહાય માટે, ઉપરનું ચિત્ર જુઓ.

1. તેને સક્રિય કોષ બનાવવા માટે સેલ A2 પર ક્લિક કરો.
2. મેનૂઝમાં ડેટા> ફોર્મ પર ક્લિક કરો.
3. ફોર્મ ખુલે તે પહેલા એક્સેલમાંથી મેસેજ બોક્સ લાવશે જે ફોર્મમાં શીર્ષકો ઉમેરવા માટે સંબંધિત અનેક વિકલ્પોનો સમાવેશ કરે છે.
4. આપણે ફિલ્ડ નામોમાં પહેલાથી જ ટાઇપ કરેલ હોવાથી આપણે શીર્ષકો તરીકે ઉપયોગ કરવા માગીએ છીએ, ફક્ત અમારે શું કરવું છે સંદેશ બોક્સમાં OK ક્લિક કરો .
5. આ ફીલ્ડ નામો ધરાવતી ફોર્મ સ્ક્રીન પર દેખાશે.

04 ના 08

ફોર્મ સાથે ડેટા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવાનું

નોંધ: આ ઉદાહરણની સહાય માટે, ઉપરનું ચિત્ર જુઓ.

એકવાર ડેટા શીર્ષકોને ફોર્મમાં ઉમેરી દેવામાં આવ્યા છે, ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ્સ ઉમેરી રહ્યા છે ખાલી ફોર્મ ફીલ્ડ્સમાં યોગ્ય ક્રમમાં ડેટા લખવાનું બાબત છે.

ઉદાહરણ રેકોર્ડ્સ

યોગ્ય શીર્ષકોની બાજુમાં ફોર્મ ફીલ્ડ્સમાં ડેટા દાખલ કરીને ડેટાબેસમાં નીચેના રેકોર્ડ્સ ઉમેરો. બીજા રેકોર્ડ માટે ક્ષેત્રો સાફ કરવા માટે પ્રથમ રેકોર્ડ દાખલ કર્યા પછી નવા બટન પર ક્લિક કરો.

1. વિદ્યાર્થીઆદ : SA267-567
   છેલ્લું નામ : જોન્સ
   પ્રારંભિક : બી.
   ઉંમર : 21
   પ્રોગ્રામ : ભાષાઓ
   
   વિદ્યાર્થીઆદ : SA267-211
   છેલ્લું નામ : વિલિયમ્સ
   પ્રારંભિક : જે.
   ઉંમર : 19
   કાર્યક્રમ : વિજ્ઞાન

ટીપ: જ્યારે વિદ્યાર્થી ID નંબર (ડૅશ પછીના સંખ્યાઓ અલગ અલગ હોય છે) જેવી જ માહિતી દાખલ કરતી હોય ત્યારે, ડેટા એન્ટ્રીને ઝડપી અને સરળ બનાવવા માટે કૉપિ અને પેસ્ટનો ઉપયોગ કરો.

05 ના 08

ફોર્મ સાથે ડેટા રેકોર્ડ્સ ઉમેરવાનું (Con't)

નોંધ: આ ઉદાહરણની સહાય માટે, ઉપરનું ચિત્ર જુઓ.

બાકીના રેકોર્ડ્સને ટ્યુટોરીયલ ડેટાબેઝમાં ઉમેરવા માટે, ઉપરના ચિત્રમાં મળેલા બાકીના ડેટાને કોષો A4 થી E11 માં દાખલ કરવા માટે ફોર્મનો ઉપયોગ કરો.

06 ના 08

ફોર્મના ડેટા સાધનોનો ઉપયોગ કરવો

નોંધ: આ ઉદાહરણની સહાય માટે, ઉપરનું ચિત્ર જુઓ.

ડેટાબેઝમાં એક મોટી સમસ્યા માહિતીની સંકલન જાળવી રહી છે કારણ કે ફાઇલ કદમાં વધે છે. આ માટે જરૂરી છે:

• ડેટા ભૂલો ફિક્સિંગ અથવા વ્યક્તિગત રેકોર્ડ અપડેટ
• અપ્રચલિત અથવા ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ કાઢી નાખી રહ્યાં છે

ડેટા એન્ટ્રી ફોર્મમાં જમણા બાજુએ કેટલાક સાધનો છે જે ડેટાબેઝમાંથી રેકોર્ડ્સ શોધવા અને સુધારવા અથવા કાઢી નાખવાનું સરળ બનાવે છે.

આ સાધનો છે:

• પહેલા શોધો અને આગળ બટનો શોધો - આ તમને એક સમયે ડેટાબેઝ એક રેકોર્ડ આગળ સ્ક્રોલ કરવા અને પાછા સ્ક્રોલ કરવા દે છે.
• કાઢી નાંખો બટન - ડેટાબેઝમાંથી રેકોર્ડ કાઢી નાખવા માટે આનો ઉપયોગ થાય છે.
• પુનઃસ્થાપિત કરો બટન - આ બટનનો ઉપયોગ સંપાદિત કરવામાં આવેલા રેકોર્ડમાં ફેરફારોને પૂર્વવત્ કરવા માટે કરી શકાય છે. પ્રસંગોપાત, અમે રેકોર્ડમાં ખોટા ફેરફારો કરીએ છીએ અથવા ખોટા રેકોર્ડને એકસાથે સંપાદિત કરીએ છીએ. જો એમ હોય તો, તે ફેરફારોને પૂર્વવત્ કરવા માટે પુનર્પ્રાપ્તિ બટનનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.
• નોંધ: પુનર્પ્રાપ્ત કરો બટન ફક્ત તે જ કામ કરે છે જ્યાં સુધી ફોર્મમાં રેકોર્ડ હાજર હોય. જલદી તમે અન્ય રેકોર્ડ ઍક્સેસ અથવા ફોર્મ બંધ તરીકે, પુનઃસ્થાપિત કરો બટન નિષ્ક્રિય બની જાય છે.
• માપદંડ બટન ચોક્કસ માપદંડ, જેમ કે નામ, ઉંમર, અથવા પ્રોગ્રામના આધારે રેકોર્ડ કરેલા ડેટાબેઝને શોધવા માટે તમને પરવાનગી આપે છે. માપદંડ બટનનો ઉપયોગ કરવાનો એક ઉદાહરણ, ટ્યુટોરીયલના આગળના પગલામાં સમાવવામાં આવેલ છે.

07 ની 08

વન ફીલ્ડ નામનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે શોધી રહ્યું છે

માપદંડ બટન તમને એક અથવા વધુ ફિલ્ડ નામોનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે ડેટાબેસ શોધવા માટે પરવાનગી આપે છે - જેમ કે નામ, ઉંમર, અથવા પ્રોગ્રામ

નોંધ: આ ઉદાહરણની સહાય માટે, ઉપરનું ચિત્ર જુઓ.

1. ફોર્મમાં માપદંડ બટન પર ક્લિક કરો.
2. માપદંડ બટન પર ક્લિક કરવું તમામ ફોર્મ ક્ષેત્રોને સાફ કરે છે પરંતુ ડેટાબેસમાંથી કોઈપણ ડેટાને દૂર કરતું નથી.
3. પ્રોગ્રામ ફિલ્ડ અને ટાઇપ આર્ટ્સ પર ક્લિક કરો, કારણ કે આપણે કોલેજમાં આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશતા તમામ વિદ્યાર્થીઓની શોધ કરવા માંગીએ છીએ.
4. આગળ શોધો બટન પર ક્લિક કરો. એચ. થોમ્પ્સન માટેનો રેકોર્ડ ફોર્મમાં દેખાશે કારણ કે તેણી આર્ટસ પ્રોગ્રામમાં નોંધાયેલ છે.
5. આગળ શોધો બટન પર ક્લિક કરો બીજી અને ત્રીજી વખત અને જે. ગ્રેહામ અને ડબ્લ્યુ. હેન્ડરસન માટેનાં રેકોર્ડ્સ એક પછી બીજા દેખાવા જોઈએ કારણ કે તેઓ આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પણ નોંધાયા છે.

આ ટ્યુટોરીયલ આગળનું પગલું રેકોર્ડ્સ માટે શોધનો એક ઉદાહરણ સમાવેશ કરે છે જે બહુવિધ માપદંડ મેળ ખાય છે.

08 08

મલ્ટીપલ ક્ષેત્ર નામોનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે શોધી રહ્યું છે

માપદંડ બટન તમને એક અથવા વધુ ફિલ્ડ નામોનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ્સ માટે ડેટાબેસ શોધવા માટે પરવાનગી આપે છે - જેમ કે નામ, ઉંમર, અથવા પ્રોગ્રામ

નોંધ: આ ઉદાહરણની સહાય માટે, ઉપરનું ચિત્ર જુઓ.

આ ઉદાહરણમાં, અમે 18 વર્ષની ઉંમર ધરાવતા તમામ વિદ્યાર્થીઓ અને કોલેજમાં આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશ કરીશું. બન્ને માપદંડો સાથે મેળ ખાતા તે રેકોર્ડ્સ ફોર્મમાં પ્રદર્શિત થવું જોઈએ.

1. ફોર્મમાં માપદંડ બટન પર ક્લિક કરો.
2. વય ક્ષેત્ર પર ક્લિક કરો અને 18 ટાઇપ કરો.
3. પ્રોગ્રામ ફિલ્ડ અને પ્રકાર આર્ટ્સ પર ક્લિક કરો.
4. આગળ શોધો બટન પર ક્લિક કરો. એચ. થોમ્પસનનો રેકોર્ડ ફોર્મમાં દેખાશે કારણ કે તે 18 વર્ષની ઉંમરની છે અને આર્ટસ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશ મેળવ્યો છે.
5. આગળ શોધો બટન પર બીજી વાર ક્લિક કરો અને જે ગ્રેહામ માટેના રેકોર્ડને દેખાવા જોઈએ, કારણ કે તે 18 વર્ષથી પણ વધુ ઉંમરના છે અને આર્ટસ પ્રોગ્રામમાં નોંધણી કરાવે છે.
6. આગળ શોધો બટન પર ત્રીજી વખત શોધો અને જે ગ્રેહામ માટેનો રેકોર્ડ હોવો જોઈએ, કારણ કે ત્યાં અન્ય કોઈ રેકોર્ડ નથી જે બંને માપદંડ સાથે મેળ ખાય છે.

ડબ્લ્યુ. હેન્ડરસન માટેનો વિક્રમ આ ઉદાહરણમાં પ્રદર્શિત થવો જોઈએ નહીં , કારણ કે તે આર્ટ્સ પ્રોગ્રામમાં પ્રવેશી રહ્યો છે, તે 18 વર્ષનો નથી જેથી તે શોધ માપદંડથી મેળ ખાતો નથી.