02 નો 01
એક્સેલ માં ડુપ્લિકેટ ડેટા રેકોર્ડ્સ દૂર કરો
સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામ્સ જેવા કે એક્સેલ ઘણીવાર ભાગોના ઇન્વેન્ટરી, સેલ્સ રેકોર્ડ્સ અને મેઇલિંગ લિસ્ટ જેવી વસ્તુઓ માટે ડેટાબેઝ તરીકે વપરાય છે.
Excel માંના ડેટાબેસેસ ડેટાના કોષ્ટકોથી બનેલા છે જે સામાન્ય રીતે રેકોર્ડ્સ તરીકે ઓળખાતી ડેટાની પંક્તિઓમાં ગોઠવવામાં આવે છે.
રેકોર્ડમાં, દરેક કોષમાં અથવા પંક્તિના ક્ષેત્રની માહિતી સંબંધિત છે- જેમ કે કંપનીનું નામ, સરનામું અને ફોન નંબર.
એક સામાન્ય સમસ્યા કે જે ડેટાબેઝ કદમાં વધે છે તે ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સ અથવા ડેટાની પંક્તિઓની સંખ્યા છે.
આ ડુપ્લિકેશન થઇ શકે છે જો:
- સંપૂર્ણ રેકોર્ડ્સ ડેટાબેઝમાં એકથી વધુ વાર દાખલ થયા છે, જેના પરિણામે બે અથવા વધુ સમાન રેકોર્ડ્સ મળે છે
- મલ્ટીપલ રેકોર્ડ્સમાં એક અથવા વધુ ફીલ્ડ્સ હોય છે - જેમ કે નામ અને સરનામું - તે જ ડેટા સમાવતો હોય છે.
ક્યાં તો રસ્તો, ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સ સમસ્યાઓનું સંપૂર્ણ યજમાન કારણ બની શકે છે - જેમ કે દસ્તાવેજોની એકથી વધુ નકલો એક જ વ્યક્તિને મોકલવા જ્યારે ડેટાબેઝની જાણકારી મેઈલ મર્જમાં વપરાય છે - તેથી તે નિયમિત રીતે ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સને સ્કેન કરવા અને દૂર કરવા માટે એક સારો વિચાર છે આધાર
અને ઉપરની છબીમાંના એક જેવા નાના નમૂનામાં ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સ પસંદ કરવાનું સરળ છે, જ્યારે ડેટા ટેબલ્સ સરળતાથી સેંકડોને સમાવી શકે છે જો હજારો રેકોર્ડ્સ ન હોય તો તે ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સ પસંદ કરવાનું ખૂબ જ મુશ્કેલ બનાવે છે - ખાસ કરીને આંશિક રીતે મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ
આ કાર્યને પૂર્ણ કરવા માટે તેને સરળ બનાવવા માટે, એક્સેલમાં બિલ્ટ ઇન ડેટા ટૂલ છે, આશ્ચર્યમાં નથી, ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો , જે સમાન અને અંશતઃ મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ શોધવા અને દૂર કરવા માટે વાપરી શકાય છે.
જો કે, ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો સાધનને કેવી રીતે ડિઝાઇન કરવામાં આવે છે તે રીતે, સમાન અને અંશતઃ મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સને અલગ રીતે વ્યવહાર કરવો જોઈએ.
આ એટલા માટે છે કે ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો સંવાદ બૉક્સ પસંદ કરેલ ડેટા કોષ્ટક માટે ફીલ્ડ નામો દર્શાવે છે અને તમે પસંદ કરો કે મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ માટે કયા ફીલ્ડ્સનો સમાવેશ કરવો:
- સમાન રેકોર્ડ માટે, બધા ફીલ્ડ્સ માટે શોધો - બધા સ્તંભ અથવા ફિલ્ડ નામોની બાજુમાં ચેક-ચેક છોડી દો;
- અંશતઃ મેળ ખાતા રેકોર્ડ માટે - માત્ર તે જ ફીલ્ડ્સની સાથે મેળ ખાતી ચેક માર્ક કરો.
ફીલ્ડ નામો વિ. કૉલમ લેટર્સ
જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે, ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો ટૂલમાં એક સંવાદ બોક્સ છે જ્યાં તમે ઇચ્છો છો કે ફીલ્ડ્સ પસંદ કરવા માટે ઇચ્છિત ફીલ્ડ અથવા કૉલમ નામોને તપાસીને પસંદ કરો.
સંવાદ બોક્સ દર્શાવે છે તે માહિતી - ક્ષેત્રના નામો અથવા કૉલમ અક્ષરો - ઉપરના ચિત્રમાં બતાવ્યા મુજબ ડેટા કોષ્ટકની ટોચ પર - તમારા મથાળાઓમાં શીર્ષકોની - અથવા મથાળાઓ શામેલ છે કે નહીં તે પર આધાર રાખે છે.
જો તે કરે છે - સુનિશ્ચિત કરો કે સંવાદ બૉક્સની જમણી બાજુના વિકલ્પ - મારા ડેટામાં હેડરો છે - ચેક કરેલું છે અને એક્સેલ આ પંક્તિના નામોને સંવાદ બૉક્સમાં ફિલ્ડ નામો તરીકે પ્રદર્શિત કરશે.
જો તમારા ડેટામાં હેડર પંક્તિ હોતી નથી, તો સંવાદ બૉક્સ ડેટાના પસંદ કરેલ શ્રેણી માટે સંવાદ બૉક્સમાં યોગ્ય સ્તંભ અક્ષરોને પ્રદર્શિત કરશે.
ડેટાના સંદિગ્ધ રેંજ
દૂર કરવાના ડુપ્લિકેટ્સ ટૂલ માટે યોગ્ય રીતે કામ કરવા માટે, માહિતી કોષ્ટક સંતોષકારક શ્રેણીની માહિતી હોવી જોઈએ - તે કોઈ ખાલી પંક્તિઓ, કૉલમ્સ, અને, જો શક્ય હોય તો, કોષ્ટકમાં કોઈ ખાલી કોશિકાઓ નથી હોવી જોઈએ.
ડેટા ટેબલની અંદર કોઈ સ્થાન નથી હોતું, જ્યારે તે સામાન્ય રીતે ડેટા મેનેજમેન્ટની વાત કરે છે અને ફક્ત ડુપ્લિકેટ ડેટાની શોધ કરતી નથી. એક્સેલનો અન્ય ડેટા સાધનો - જેમ કે સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ - જ્યારે ડેટા કોષ્ટક માહિતીની સંલગ્ન રેંજ છે ત્યારે શ્રેષ્ઠ કામ કરે છે
ડુપ્લિકેટ ડેટા રેકોર્ડ્સ દૂર કરો ઉદાહરણ
ઉપરોક્ત છબીમાં, ડેટા કોષ્ટકમાં એ. થોમ્પ્સન અને આર. હોલ્ટ માટેના બે આંશિક રીતે મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ માટેના બે સરખા રેકોર્ડ્સ છે - જ્યાં વિદ્યાર્થીઓની સંખ્યા સિવાયના તમામ ફીલ્ડ્સની મેચ થાય છે.
નીચે ડુપ્લિકેટ્સ ડેટા સાધનને કેવી રીતે ઉપયોગ કરવો તે વિગતવાર નીચે સૂચિબદ્ધ કરવા માટેના પગલાંઓ:
- એ. થોમ્પસન માટેના બે સરખા રેકોર્ડ્સમાંથી બીજાને દૂર કરો.
- આર. હોલ્ટ માટે બીજા આંશિક મેળ ખાતા રેકોર્ડને દૂર કરો
દૂર ડુપ્લિકેટ્સ સંવાદ બોક્સ ખુલવાનો
- નમૂના ડેટાબેઝમાંના ડેટા ધરાવતાં કોઈપણ સેલ પર ક્લિક કરો.
- રિબન પર ડેટા ટેબ પર ક્લિક કરો.
- ડેટા ટેબલમાંના તમામ ડેટાને પ્રકાશિત કરવા અને ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો સંવાદ બૉક્સ ખોલવા માટે ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો આયકન પર ક્લિક કરો .
- દૂર કરો ડુપ્લિકેટ્સ સંવાદ બૉક્સ અમારા ડેટા નમૂનામાંથી તમામ સ્તંભ શીર્ષકો અથવા ફિલ્ડ નામોને પ્રદર્શિત કરે છે
- ફીલ્ડ નામોની બાજુમાંનો ચેક ગુણ સૂચવે છે કે કૉલમ ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સ માટે શોધમાં મેળ ખાતો હશે
- ડિફોલ્ટ રૂપે, જ્યારે સંવાદ બૉક્સ ખુલે છે ત્યારે ક્ષેત્રના નામો બંધ કરવામાં આવે છે
સમાન રેકોર્ડ શોધવી
- આ ઉદાહરણમાં અમે સંપૂર્ણપણે સમાન રેકોર્ડ શોધી રહ્યા હોવાથી, આપણે તપાસાયેલ તમામ સ્તંભ શીર્ષકો છોડીશું
- ઓકે ક્લિક કરો
આ બિંદુએ નીચેના પરિણામો જોવા જોઈએ:
- સંવાદ બૉક્સ બંધ થવો જોઈએ અને તેના સ્થાને સંદેશને બદલવો જોઈએ: 1 ડુપ્લિકેટ મૂલ્યો મળ્યાં અને દૂર કર્યા; 7 અનન્ય મૂલ્યો રહે છે.
- ડુપ્લિકેટ એ. થોમ્પ્સન રેકોર્ડ ધરાવતી પંક્તિને ડેટાબેસમાંથી દૂર કરવામાં આવશે
- ભલે આર. હોલ્ટ માટે બે આંશિક રીતે મેળ ખાતા રેકોર્ડ છે, કારણ કે તમામ ફીલ્ડ્સ મેળ ખાતા નથી - બે રેકોર્ડ્સ માટેનો વિદ્યાર્થી નંબર જુદો છે - એક્સેલ તેને એક અનન્ય ડેટા રેકોર્ડ ગણે છે
02 નો 02
દૂર ડુપ્લિકેટ્સ સાથે અંશતઃ મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ શોધો અને દૂર કરો
એક સમયે એક ક્ષેત્ર તપાસી રહ્યું છે
ત્યારથી એક્સેલ માત્ર ડેટા રેકોર્ડ્સને દૂર કરે છે જે ડેટાના પસંદ કરેલા ફીલ્ડો સાથે બરાબર મેળ ખાતા હોય છે, તે તમામ આંશિક રૂપે મેળ ખાતી ડેટા રેકોર્ડ્સ શોધવાનું શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ છે કે એક સમયે માત્ર એક જ ફીલ્ડ માટે ચેક માર્કને દૂર કરવું, જેમ કે નીચેનાં પગલાંમાં કરવામાં આવે છે.
નામ, વય અથવા પ્રોગ્રામ સિવાયના બધા ક્ષેત્રોમાં મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ માટે અનુગામી શોધ અંશતઃ મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સ માટેના તમામ સંભવિત સંયોજનો દૂર કરશે.
આંશિક રીતે મેચિંગ રેકોર્ડ્સ શોધવી
- જો જરૂરી હોય તો માહિતી કોષ્ટકમાં ડેટા ધરાવતા કોઈપણ સેલ પર ક્લિક કરો
- રિબન પર ડેટા ટેબ પર ક્લિક કરો.
- ડેટા ટેબલમાંના તમામ ડેટાને પ્રકાશિત કરવા અને ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો સંવાદ બૉક્સ ખોલવા માટે ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો આયકન પર ક્લિક કરો .
- ડેટા કોષ્ટક માટેના બધા ફીલ્ડ નામો અથવા કૉલમ શીર્ષકો પસંદ થયેલ છે.
- દરેક ક્ષેત્રમાં મેળ ન ખાતા એવા રેકોર્ડ્સને શોધવા અને દૂર કરવા માટે, તે ફીલ્ડ નામો ઉપરાંત ચેક માર્કને દૂર કરો કે એક્સેલ અવગણવા માટે છે.
- આ ઉદાહરણ માટે ચેક માર્કને દૂર કરવા માટે Student ID કૉલમ મથાળાં બાજુના ચેક બૉક્સ પર ક્લિક કરો.
- એક્સેલ હવે ફક્ત તે જ શોધ કરશે અને દૂર કરશે કે જે છેલ્લું નામ , પ્રારંભિક , અને પ્રોગ્રામ ફિલ્ડમાં ડેટા મેળ ખાતા હોય.
- ઓકે ક્લિક કરો
- સંવાદ બૉક્સ બંધ થવો જોઈએ અને તેના સ્થાને સંદેશને બદલવો જોઈએ: 1 ડુપ્લિકેટ મૂલ્યો મળ્યાં અને દૂર કર્યા; 6 અનન્ય મૂલ્યો રહે છે.
- ST348-252 ની સ્ટુડન્ટ ID સાથે આર હોટ માટેના બીજા રેકોર્ડ ધરાવતી પંક્તિને ડેટાબેસમાંથી દૂર કરવામાં આવશે.
- સંદેશ બોક્સને બંધ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો
આ બિંદુએ, ઉદાહરણ ડેટા કોષ્ટક બધા ડુપ્લિકેટ ડેટાથી મુક્ત હોવું જોઈએ.