01 ની 08
Excel માં ડેટા મેનેજમેન્ટ
કેટલીકવાર, આપણે માહિતીનો સાચો માર્ગ રાખવો જરૂરી છે. તે ફોન નંબર્સની વ્યક્તિગત સૂચિ, સંગઠન અથવા ટીમના સભ્યો માટે સંપર્ક સૂચિ અથવા સિક્કાઓ, કાર્ડ્સ અથવા પુસ્તકોનો સંગ્રહ હોઈ શકે છે.
તમારી પાસે ગમે તે ડેટા છે, સ્પ્રેડશીટ , જેમ કે એક્સેલ, તેને સંગ્રહવા માટે એક સરસ સ્થળ છે. એક્સેલએ તમને માહિતીનો ટ્રૅક રાખવામાં અને જ્યારે તમે ઇચ્છો ત્યારે ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે તેને સહાય કરવા સાધનો બનાવ્યા છે. એ જ રીતે, તેના સેંકડો કૉલમ્સ અને હજારો પંક્તિઓ સાથે, એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં વિશાળ સંખ્યામાં ડેટા હોઈ શકે છે .
માઈક્રોસોફટ એક્સેસ જેવા સંપૂર્ણ સુવિધાયુક્ત ડેટાબેઝ પ્રોગ્રામ કરતાં એક્સેલ પણ વાપરવા માટે સરળ છે. ડેટા સરળતાથી સ્પ્રેડશીટમાં દાખલ કરી શકાય છે, અને, માઉસનાં થોડા ક્લિક્સ સાથે તમે તમારા ડેટા દ્વારા સૉર્ટ કરી શકો છો અને તમે શું કરવા માગો છો તે શોધી શકો છો.
08 થી 08
કોષ્ટકો અને યાદીઓ બનાવી રહ્યા છે
Excel માં ડેટા સ્ટોર કરવા માટેના મૂળભૂત ફોર્મેટ એ એક કોષ્ટક છે કોષ્ટકમાં, પંક્તિઓ માં ડેટા દાખલ થયો છે દરેક હારને રેકોર્ડ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
એકવાર એક કોષ્ટક બનાવવામાં આવી છે, ત્યારે Excel ની માહિતી સાધનો ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે રેકોર્ડ્સને શોધ, સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવા માટે વાપરી શકાય છે.
જો કે તમે Excel માં આ ડેટા ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો, તેમ છતાં, આવું કરવાની સૌથી સહેલો રસ્તો છે, જે ટેબલમાં ડેટામાંથી સૂચિ તરીકે ઓળખાય છે તે બનાવવા માટે છે.
03 થી 08
ડેટાને સાચી રીતે દાખલ કરવો
કોષ્ટક બનાવવાનું પ્રથમ પગલું એ ડેટા દાખલ કરવો. આમ કરવાથી, તે યોગ્ય રીતે દાખલ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવું અગત્યનું છે.
ડેટા ભૂલો, ખોટી ડેટા એન્ટ્રીને કારણે, ડેટા મેનેજમેન્ટથી સંબંધિત ઘણી સમસ્યાઓનો સ્ત્રોત છે. જો શરૂઆતમાં ડેટા બરાબર દાખલ થયો હોય, તો પ્રોગ્રામ તમને તમને આપેલી પરિણામો પાછા આપશે.
04 ના 08
પંક્તિઓ રેકોર્ડ છે
જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે, માહિતીની પંક્તિઓને રેકોર્ડ્સ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. રેકોર્ડ્સ દાખલ કરતી વખતે આ માર્ગદર્શિકા ધ્યાનમાં રાખો:
- બનાવેલ કોષ્ટકમાં કોઈ ખાલી પંક્તિઓ છોડો નહીં, શીર્ષકોની અને ડેટાની પ્રથમ પંક્તિ વચ્ચે પણ નહીં.
- એક રેકોર્ડમાં ફક્ત એક વિશિષ્ટ આઇટમ વિશેનો ડેટા હોઈ શકે છે.
- રેકોર્ડમાં તે આઇટમ વિશેની સૂચિમાં તમામ ડેટા શામેલ હોવા આવશ્યક છે. એક આઇટમ વિશે એકથી વધુ પંક્તિમાં માહિતી હોઈ શકતી નથી
- સૂચિ બનાવવા માટે, ડેટાના કોષ્ટકમાં ઓછામાં ઓછા બે ડેટા રેકોર્ડ્સ હોવા જરૂરી છે
05 ના 08
કૉલમ્સ ક્ષેત્રો છે
જ્યારે કોષ્ટકમાં પંક્તિઓને રેકોર્ડ્સ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, ત્યારે કૉલમ ક્ષેત્રો તરીકે ઓળખાય છે. દરેક સ્તંભમાં તે શામેલ ડેટાને ઓળખવા માટે મથાળાની જરૂર છે. આ શીર્ષકોને ફીલ્ડ નામો કહેવામાં આવે છે.
- ફીલ્ડ નામોનો ઉપયોગ એ સુનિશ્ચિત કરવા માટે કરવામાં આવે છે કે દરેક રેકોર્ડ માટેનો ડેટા સમાન શ્રેણીમાં દાખલ થયો છે.
- ખાતરી કરો કે સ્તંભમાંના તમામ ડેટાને સમાન ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરીને દાખલ કરવામાં આવે છે. જો તમે નંબરોને સંખ્યાઓ તરીકે દાખલ કરવાં શરૂ કરો (જેમ કે 10 અથવા 20) તો તેને ચાલુ રાખો. ભાગો બદલી નાખો અને શબ્દો (જેમ કે દસ કે વીસ) તરીકે સંખ્યાઓ દાખલ કરો. સુસંગત રહો
- કોષ્ટકમાં કોઈ ખાલી કૉલમ છોડો નહીં.
- સૂચિ બનાવવા માટે, કોષ્ટક ઓછામાં ઓછા બે કૉલમ પહોળા હોવા જરૂરી છે.
06 ના 08
સૂચિ બનાવી રહ્યા છે
એકવાર ડેટા કોષ્ટકમાં દાખલ થઈ જાય, તે સૂચિમાં રૂપાંતરિત થઈ શકે છે. આવું કરવા માટે:
- કોષ્ટકમાં કોઈપણ એક કોષને પસંદ કરો
- યાદી બનાવો સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે મેનૂમાંથી સૂચિ બનાવો> સૂચિ બનાવો .
- સંવાદ બૉક્સ સૂચિમાં શામેલ થવા માટે કોશિકાઓની શ્રેણી દર્શાવે છે. કોષ્ટક યોગ્ય રીતે બનાવવામાં આવી હતી, તો એક્સેલ સામાન્ય રીતે યોગ્ય શ્રેણી પસંદ કરશે.
- જો શ્રેણી પસંદગી સાચો છે, તો ઠીક ક્લિક કરો.
07 ની 08
જો યાદી રેંજ ખોટો છે
જો, કોઈ તક દ્વારા, સૂચિ બનાવો સંવાદ બૉક્સમાં બતાવેલી શ્રેણી અયોગ્ય છે, તમારે સૂચિમાં ઉપયોગમાં લેવા માટેના કોશિકાઓના રેંજને શોધવાની જરૂર પડશે.
આવું કરવા માટે:
- કાર્યપત્રક પર પાછા આવવા માટે યાદી બનાવો સંવાદ બૉક્સમાં પરત બટન પર ક્લિક કરો.
- સૂચિ બનાવો સંવાદ બૉક્સ નાના બૉક્સમાં સંકોચાય છે અને વર્તમાન કોશિકાઓ કોશિકાઓ કૂચના એન્ટ્સથી ઘેરાયેલા કાર્યપત્રક પર જોઈ શકાય છે.
- કોશિકાઓની યોગ્ય શ્રેણી પસંદ કરવા માટે માઉસ સાથે પસંદ કરો ખેંચો.
- સામાન્ય-માપવાળી એક પર પાછા આવવા માટે નાના બનાવો યાદી સંવાદ બૉક્સમાં પરત બટન પર ક્લિક કરો.
- સૂચિને સમાપ્ત કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો.
08 08
યાદી
એકવાર બનાવવામાં,
- સૂચિ તેની આસપાસ એક ઘેરી સરહદ હશે.
- દરેક ફીલ્ડ નામની બાજુમાં ડાઉન-પોઇન્ટિંગ એરો હશે જે ડ્રોપ ડાઉન મેનૂઝ પર ક્લિક કર્યા પછી ક્લિક કરે છે.
- ડ્રોપ ડાઉન મેનુમાં કોઈપણ ક્ષેત્ર નામો દ્વારા અને કેટલાક માપદંડોથી મેળ ખાતા રેકોર્ડ્સની સૂચિ શોધવા માટેના વિકલ્પોને સૉર્ટ કરવા માટેનાં વિકલ્પો છે.
- સૂચિ ધરાવતી ખાલી પંક્તિ, સૂચિની નીચે ઉમેરાઈ છે. આ નવી પંક્તિનો ઉપયોગ કરીને વધારાની માહિતીને સૂચિમાં ઉમેરી શકાય છે