Excel માં મેક્રો શું છે અને જ્યારે તે વપરાયેલ છે?
એક એક્સેલ મેક્રો એ પ્રોગ્રામિંગ સૂચનોનો સમૂહ છે જે VBA કોડ તરીકે ઓળખાય છે જેનો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે કરવામાં આવેલ કાર્યોના પુનરાવર્તનને ફરીથી અને ઉપર ફરીથી કરવા માટે ઉપયોગમાં લઇ શકાય છે.
આ પુનરાવર્તિત કાર્યોમાં જટિલ ગણતરીઓ શામેલ હોઈ શકે છે કે જે સૂત્રોના ઉપયોગ માટે જરૂરી છે અથવા તેઓ સરળ ફોર્મેટિંગ કાર્યો હોઈ શકે છે - જેમ કે નવા ડેટા પર સંખ્યા ફોર્મેટિંગ ઉમેરવા અથવા કોષ અને કાર્યપત્રક બંધારણો જેમ કે બોર્ડર્સ અને શેડિંગ.
અન્ય પુનરાવર્તિત કાર્યો જેના માટે મેક્રોઝનો ઉપયોગ બચાવવા માટે થઈ શકે છે:
- પંક્તિઓ અને કૉલમ્સ ઉમેરવા અથવા દૂર કરવી
- રક્ષણ અથવા અસુરક્ષિત કાર્યપત્રકો
- કોશિકાઓની શ્રેણી પસંદ
- વર્તમાન તારીખને કાર્યપત્રકમાં ઉમેરી રહ્યા છે
એક મેક્રો ત્રિરંગો
મેક્રોઝ એક કીબોર્ડ શૉર્ટકટ, ટૂલબાર આયકન અથવા કાર્યપત્રકમાં ઉમેરાયેલા એક બટન અથવા આયકન દ્વારા ટ્રિગર થઈ શકે છે.
મેક્રોઝ વિ. નમૂનાઓ
મેક્રોઝનો ઉપયોગ કરીને પુનરાવર્તિત કાર્યો માટે એક મહાન સમય બચાવ હોઈ શકે છે, જો તમે નિયમિતપણે અમુક ફોર્મેટિંગ સુવિધાઓ અથવા સામગ્રીને ઉમેરો - જેમ કે શીર્ષકોની અથવા નવા કાર્યપત્રકો પર કોઈ કંપનીનો લોગો, તે બધી વસ્તુઓ ધરાવતી ટેમ્પલેટ ફાઇલ બનાવવા અને સાચવવા વધુ સારું હોઈ શકે છે જ્યારે તમે નવું કાર્યપત્રક શરૂ કરો ત્યારે તેને ફરીથી બનાવવા કરતાં.
મેક્રોઝ અને VBA
જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે, Excel માં, મેક્રોઝ વિઝ્યુઅલ બેઝિક ફોર એપ્લીકેશનઝ (VBA) માં લખાયેલ છે. VBA નો ઉપયોગ કરીને લખવાનું મેક્રોઝ VBA સંપાદક વિંડોમાં કરવામાં આવે છે, જે રિબનના ડેવલપર્સ ટેબ પર વિઝ્યુઅલ બેઝિક ચિહ્ન પર ક્લિક કરીને ખોલવામાં આવે છે (જો જરૂરી હોય તો રિબન પર ડેવલપર્સ ટેબને ઉમેરવાની સૂચનાઓ માટે નીચે જુઓ)
એક્સેલના મેક્રો રેકોર્ડર
જે લોકો VBA કોડને લખી શકતા નથી, તેમાં બિલ્ટ-ઇન મેક્રો રેકોર્ડર છે જે તમને કીબોર્ડ અને માઉસનો ઉપયોગ કરીને પગલાંની શ્રેણીને રેકોર્ડ કરવાની પરવાનગી આપે છે કે જે એક્સેલ પછી તમારા માટે VBA કોડમાં રૂપાંતર કરે છે.
ઉપર વર્ણવેલ VBA સંપાદકની જેમ, મેક્રો રેકોર્ડર રિબનના ડેવલપર્સ ટેબ પર સ્થિત છે.
વિકાસકર્તા ટૅબ ઉમેરવાનું
Excel માં મૂળભૂત રીતે, રિબન પર વિકાસકર્તા ટેબ હાજર નથી. તેને ઉમેરવા માટે:
- વિકલ્પોની ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે ફાઇલ ટેબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ પર, Excel વિકલ્પો સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે વિકલ્પો ક્લિક કરો
- સંવાદ બૉક્સની ડાબી બાજુની પેનલમાં કસ્ટમાઇઝ રિબન વિંડો ખોલવા માટે કસ્ટમાઇઝ કરો રિબન પર ક્લિક કરો
- જમણી-બારીમાં મુખ્ય ટૅબ્સ વિભાગ હેઠળ, આ ટેબને રિબનમાં ઉમેરવા માટે વિકાસકર્તાની પાસેના ચેકબોક્સ પર ક્લિક કરો
- સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા અને કાર્યપત્રમાં પાછા આવવા માટે ઑકે ક્લિક કરો.
વિકાસકર્તા હવે હાજર હોવું જોઈએ - સામાન્ય રીતે રિબનની જમણી બાજુ પર
મેક્રો રેકોર્ડરનો ઉપયોગ કરવો
જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, મેક્રો રેકોર્ડર મેક્રો બનાવવાનું કાર્ય સરળ બનાવે છે - પણ, તે સમયે, જેઓ VBA કોડ લખી શકે છે, પરંતુ આ ટૂલનો ઉપયોગ કરવાનું શરૂ કરતા પહેલા કેટલાક પોઈન્ટ હોવાનું ધ્યાન રાખો.
1. મેક્રો યોજના
મેક્રો રેકોર્ડર સાથેના રેકોર્ડિંગ મેક્રોઝમાં શીખવાની કર્વનો સમાવેશ થાય છે. પ્રક્રિયાને સરળ બનાવવા માટે, આગળ સમયની યોજના બનાવો - પણ મેક્રોનો હેતુ શું છે અને કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટેના પગલાંની જરૂર છે તે લખવાની બિંદુથી પણ.
2. મેક્રોઝ નાના અને વિશિષ્ટ રાખો
મોટા મેક્રો તે કાર્યોની સંખ્યાની દ્રષ્ટિએ છે જે તે વધુ જટિલ કરે છે જે સંભવતઃ તેની યોજના અને સફળતાપૂર્વક રેકોર્ડ કરશે.
મોટા મેક્રો પણ ધીમી ચલાવે છે - ખાસ કરીને તે મોટા કાર્યપત્રકોમાં ઘણાં બધાં ગણતરીઓનો સમાવેશ કરે છે - અને તેઓ ડિબગ કરવા અને સુધારવા માટે સખત હોય છે જો તેઓ યોગ્ય રીતે પ્રથમ વખત કામ કરતા નથી
હેતુસર નાના અને ચોક્કસ મેક્રો રાખવાથી પરિણામોની ચોકસાઈને ચકાસવું અને જો યોજના પ્રમાણે જો વસ્તુઓ ન જાય તો તે ક્યાં ખોટું થયું તે જોવાનું સરળ છે.
3. મૅક્રોઝને યોગ્ય રીતે નામ આપો
Excel માં મેક્રો નામોને ઘણા નામકરણ બંધનો છે જે જોઇ શકાય છે. પ્રથમ અને અગ્રણી એ છે કે મેક્રો નામ મૂળાક્ષરોનાં પત્રથી શરૂ થવું જ જોઈએ. અનુગામી અક્ષરો નંબરો હોઈ શકે છે પરંતુ મેક્રો નામોમાં સ્થાનો, સંજ્ઞાઓ અથવા વિરામચિહ્નોનો સમાવેશ કરી શકાતો નથી.
મેક્રો નામમાં કોઈ પણ અનામત શબ્દો હોય શકે છે જે VBA ઉપયોગમાં ભાગ લેતી હોય તો તેની પ્રોગ્રામિંગ ભાષાના ભાગ રૂપે, જો , ગોટૉ , ન્યૂ અથવા પસંદ કરો .
જ્યારે મેક્રો નામો લંબાઈમાં 255 જેટલા અક્ષર હોઈ શકે છે, જ્યારે તે નામમાં ઘણાં લોકોનો ઉપયોગ કરવા માટે ભાગ્યે જ આવશ્યક અથવા સલાહનીય છે.
એક માટે, જો તમારી પાસે ઘણાં મેક્રો છે અને તમે તેને મેક્રો સંવાદ બૉક્સથી ચલાવવાની યોજના ઘડી રહ્યા છો, તો લાંબા નામો ફક્ત ભીડને કારણ આપતા હોય છે અને તે પછી તમે જે મેક્રો પસંદ કરો છો તે પસંદ કરવાનું મુશ્કેલ બનાવે છે.
દરેક મેક્રો શું કરે છે તે અંગેની વિગતો આપવા માટે નાનાં નામોને રાખવા અને વર્ણન વિસ્તારનો ઉપયોગ કરવાનું વધુ સારું અભિગમ હશે.
નામ્સમાં અન્ડરસ્કૉર અને આંતરિક કેપિટલાઈઝેશન
મેક્રો નામોમાં જગ્યાઓ શામેલ હોઈ શકતી નથી, એક અક્ષર માન્ય છે, અને જે મેક્રો નામોને વાંચવાનું સરળ બનાવે છે તે અંડરસ્કોર અક્ષર છે જેનો ઉપયોગ જગ્યાની જગ્યાએ શબ્દો વચ્ચે કરી શકાય છે - જેમ કે Change_cell_color અથવા Addition_formula.
બીજો વિકલ્પ આંતરિક કેપિટલાઇઝેશન (ક્યારેક કેમેલ કેસ તરીકે ઓળખાય છે) ને રોજગારી આપવાનું છે, જે મૂડી પત્ર સાથેના નામમાં દરેક નવા શબ્દને શરૂ કરે છે- જેમ કે ચેન્જકોલકોલર અને એડિશનફોરમલા.
મેક્રો સંવાદ બૉક્સમાં નાના મેક્રો નામો પસંદ કરવાનું સરળ છે, ખાસ કરીને જો કાર્યપત્રકમાં સંખ્યાબંધ મેક્રો હોય અને તમે ઘણાં મેક્રોઝ રેકોર્ડ કરો, જેથી તમે તેને સરળતાથી ઓળખી શકો. સિસ્ટમ વર્ણન માટે ક્ષેત્ર પણ પ્રદાન કરે છે, જોકે દરેક વ્યક્તિ તેનો ઉપયોગ કરતું નથી.
4. સાપેક્ષ વિ. સંપૂર્ણ સેલ સંદર્ભોનો ઉપયોગ કરો
સેલ સંદર્ભો , જેમ કે B17 અથવા AA345, કાર્યપત્રમાં દરેક કોષનું સ્થાન ઓળખે છે.
ડિફૉલ્ટ રૂપે, મેક્રો રેકોર્ડરમાં બધા કોષ સંદર્ભો નિરપેક્ષ છે, એટલે કે ચોક્કસ સેલ સ્થાનો મેક્રોમાં રેકોર્ડ થયા છે. વૈકલ્પિક રીતે, સાપેક્ષ સેલ સંદર્ભોનો ઉપયોગ કરવા માટે મેક્રોઝ સેટ કરી શકાય છે, જેનો મતલબ એ કે હલનચલન (કેટલા કૉલમ ડાબે અથવા જમણે તમે સેલ કર્સરને ખસેડી શકો છો) ચોક્કસ સ્થાને બદલે રેકોર્ડ થાય છે.
તમે જેનો ઉપયોગ કરો છો તે મેક્રોને પરિપૂર્ણ કરવા માટે કેવી રીતે સેટ કરવામાં આવે છે તેના પર આધાર રાખે છે. જો તમે સમાન પગલાંઓ પુનરાવર્તન કરવા માંગો છો - જેમ કે ડેટાના કૉલમ ફોર્મેટિંગ - ઉપર અને ઉપર, પરંતુ દરેક વખતે તમે કાર્યપત્રમાં વિવિધ કૉલમ્સને ફોર્મેટ કરી રહ્યાં છો, તો પછી સંબંધિત સંદર્ભોનો ઉપયોગ યોગ્ય રહેશે.
જો, બીજી તરફ, તમે કોશિકાઓની સમાન શ્રેણીને ફોર્મેટ કરવા માંગો છો - જેમ કે A1 થી M23 - પરંતુ વિવિધ કાર્યપત્રકો પર, સંપૂર્ણ સેલ સંદર્ભોનો ઉપયોગ કરી શકાય છે, જેથી દરેક વખતે મેક્રો ચલાવે છે, તેનું પ્રથમ પગલું એ ખસેડવાનું છે કોષ A1 માં સેલ કર્સર
રિબનના ડેવલપર્સ ટેબ પર રિલેટીવ રેફરન્સ આઇકોનનો ઉપયોગ કરો પર ક્લિક કરીને સેલથી સંબંધિત સંદર્ભમાંથી ચોક્કસ સંદર્ભોને બદલી શકાય છે.
5. કીબોર્ડ કીઝ વિ. માઉસનો ઉપયોગ કરવો
મેક્રો રેકોર્ડ કીબોર્ડ કીસ્ટ્રોક રાખવાથી જ્યારે સેલ કર્સરને ખસેડવું અથવા કોશિકાઓની શ્રેણી પસંદ કરવી સામાન્ય રીતે મેક્રોના ભાગ રૂપે માઉસની હલનચલનને નોંધવા માટે પ્રાધાન્ય આપવામાં આવે છે.
કિબોર્ડ કી સંયોજનોનો ઉપયોગ કરીને - જેમ કે Ctrl + End અથવા Ctrl + Shift + જમણો એરો કી - ડેટા કર્સરને ખસેડવા માટે (તે કાર્યો વર્તમાન કાર્યપત્રક પરનો ડેટા ધરાવતા હોય છે) વારંવાર તીર અથવા ટેબને દબાવી રાખવાને બદલે બહુવિધ કૉલમ અથવા પંક્તિઓ ખસેડવા માટે કીઝ કીબોર્ડનો ઉપયોગ કરવાની પ્રક્રિયા સરળ બનાવે છે.
જ્યારે કીબોર્ડ આદેશો લાગુ કરવા અથવા કિબોર્ડ શોર્ટકટ કીનો ઉપયોગ કરીને રિબન વિકલ્પો પસંદ કરવા માટે આવે છે ત્યારે પણ માઉસનો ઉપયોગ કરવો તે બહેતર છે.