એક્સેલનો ડેટા માન્યતા વિકલ્પોમાં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવવાનો સમાવેશ થાય છે જે ડેટાને મર્યાદિત કરે છે જે ચોક્કસ સેલમાં એન્ટ્રીઓની પ્રિ-સેટ સૂચિમાં દાખલ કરી શકાય છે.
જ્યારે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ કોષમાં ઉમેરાય છે, ત્યારે તીર તેના પછી પ્રદર્શિત થાય છે. તીર પર ક્લિક કરવાનું સૂચિ ખોલશે અને તમને સૂચિમાં દાખલ કરવા માટે સૂચિ આઇટમ્સમાંથી એક પસંદ કરવા દેશે.
સૂચિમાં ઉપયોગમાં લેવાયેલો ડેટા શોધી શકાય છે:
ટ્યુટોરીયલ: અલગ કાર્યપુસ્તિકામાં સંગ્રહિત ડેટાનો ઉપયોગ કરવો
આ ટ્યુટોરીયલમાં, આપણે વિવિધ કાર્યપુસ્તિકામાં સ્થિત થયેલ એન્ટ્રીઓની સૂચિનો ઉપયોગ કરીને એક ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવીશું.
વિવિધ કાર્યપુસ્તિકામાં સ્થિત થયેલ એન્ટ્રીઓની સૂચિનો ઉપયોગ કરવાના ફાયદાઓમાં કેન્દ્રીકરણની સૂચિ માહિતીનો સમાવેશ થાય છે જો તે બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાય છે અને અકસ્માત અથવા ઇરાદાપૂર્વક ફેરફારથી ડેટાનું રક્ષણ કરે છે.
નોંધ: જ્યારે સૂચિ ડેટા એક અલગ કાર્યપુસ્તિકામાં સંગ્રહિત થાય છે ત્યારે સૂચિને કાર્ય કરવા માટે કાર્યપુસ્તકો બન્ને ખુલ્લા હોવા જોઈએ.
નીચેના ટ્યુટોરીયલ વિષયોમાંનાં પગલાઓને અનુસરીને તમે ઉપરની છબીમાંની એકની જેમ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવવી, ઉપયોગ કરી અને બદલાવી શકો છો.
આ ટ્યુટોરીયલ સૂચનો, જોકે, કાર્યપત્રકો માટે ફોર્મેટિંગ પગલાંઓ શામેલ નથી.
આ ટ્યુટોરીયલને પૂર્ણ કરવામાં દખલ નહીં કરે. તમારું કાર્યપત્રક પૃષ્ઠ 1 ના ઉદાહરણ કરતાં અલગ દેખાશે, પરંતુ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ તમને સમાન પરિણામો આપશે.
ટ્યુટોરીયલ વિષયો
- ફાઇલો ખોલવી અને ટ્યુટોરીયલ ડેટા સાચવી રહ્યું છે
- બે નામિત રેંજ બનાવી રહ્યા છે
- ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સ ખોલવાનું
- ડેટા સ્રોત દાખલ કરવું અને ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને પૂર્ણ કરવું
- સૂચિ આઈટમ્સ બદલવી
- ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને સુરક્ષિત કરવાના વિકલ્પો
06 ના 01
ટ્યુટોરીયલ ડેટા દાખલ કરો
બે એક્સેલ વર્કબુક ખોલ્યા
જેમ ઉલ્લેખ કર્યો છે, આ ટ્યુટોરીયલ માટે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનો ડેટા ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાંથી કોઈ અલગ કાર્યપુસ્તિકામાં સ્થિત થયેલ હશે.
આ ટ્યુટોરીયલ માટે આ પગલાંઓ અનુસરો:
- બે ખાલી એક્સેલ કાર્યપુસ્તકો ખોલો
- નામની માહિતી- source.xlsx સાથે એક કાર્યપુસ્તિકા સાચવો - આ કાર્યપુસ્તિકામાં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ માટેનો ડેટા હશે
- નામ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ .xlsx સાથે બીજી વર્કબુક સાચવો - આ કાર્યપુસ્તિકામાં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ હશે
- બચત કર્યા પછી બન્ને કાર્યપુસ્તિકાઓ ખોલી દો.
ટ્યુટોરીયલ ડેટા દાખલ કરો
- ઉપરોક્ત છબીમાં બતાવ્યા મુજબ ડેટા-સ્રોત.xlsx વર્કબુકનાં કોષ A1 થી A4 માં નીચે ડેટા દાખલ કરો.
- એ 1 - એક જાતની સૂંઠવાળી કેક એ 2 - લીંબુ એ 3 - ઓટમીલ રેઇઝન એ 4 - ચોકલેટ ચિપ
- કાર્યપુસ્તિકા સાચવો અને તે તેને ખુલ્લું છોડી દો
- ડ્રોપ-ડાઉન-સૂચિ . Xlsx વર્કબુકનાં કોષો B1 માં નીચેનો ડેટા દાખલ કરો.
- બી 1 - કૂકી પ્રકાર:
- કાર્યપુસ્તિકા સાચવો અને તે તેને ખુલ્લું છોડી દો
- આ કાર્યપુસ્તિકાના સેલ સી 1 માં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ઉમેરવામાં આવશે
06 થી 02
બે નામિત રેંજ બનાવી રહ્યા છે
બે નામિત રેંજ બનાવી રહ્યા છે
એક નામિત રેંજ તમને એક્સેલ વર્કબુકમાં કોશિકાઓના ચોક્કસ રેંજનાનો સંદર્ભ આપે છે.
નેમ્ડ રેન્જ્સ Excel માં ઘણાં બધાં ઉપયોગ કરે છે જેમાં તેમને સૂત્રો અને ચાર્ટ બનાવતી વખતે ઉપયોગમાં લેવાય છે.
બધા કેસોમાં, એક નામિત રેંજનો ઉપયોગ કાર્યપત્રકમાં ડેટાનું સ્થાન સૂચવતી સેલ સંદર્ભોની શ્રેણીના સ્થળે થાય છે.
એક અલગ કાર્યપુસ્તિકામાં સ્થિત ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાં ઉપયોગમાં લેવાતી વખતે, બે નામવાળી રેંજનો ઉપયોગ થવો જોઈએ.
- એક કાર્યપુસ્તિકામાં સૂચિ આઇટમ્સ માટે બનાવવામાં આવેલ છે જ્યાં ડેટા સ્થિત છે
- બીજી એક કાર્યપુસ્તિકામાં બનાવેલ છે જ્યાં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ સ્થિત છે. આ બીજા નામની રેંજને પ્રથમ કાર્યપુસ્તિકામાં રેંજ શ્રેણીમાં નામ આપ્યું હતું
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
પ્રથમ નામિત રેંજ
- તેમને પ્રકાશિત કરવા માટે ડેટા-સ્રોત.xlsx વર્કબુકના A1 - A4 કોષો પસંદ કરો
- કોલમ એ ઉપર આવેલ નામ બૉક્સ પર ક્લિક કરો
- નામ બૉક્સમાં "કૂકીઝ" (કોઈ અવતરણ) લખો નહીં
- કીબોર્ડ પર ENTER કી દબાવો
- ડેટા-સ્રોત.xlsx વર્કબુકનાં કોષ A1 થી A4 પાસે કુકીઝનું શ્રેણી નામ છે
- વર્કબુક સાચવો
બીજું નેમ્ડ રેન્જ
આ સેકન્ડ નામવાળી શ્રેણી ડ્રોપ-ડાઉન-સૂચિ .xlsx વર્કબુકથી સેલ સંદર્ભોનો ઉપયોગ કરતું નથી.
ઊલટાનું, તે, ઉલ્લેખ કર્યો છે, ડેટા-સ્રોત . xlsx કાર્યપુસ્તિકામાં કૂકીઝ શ્રેણી નામથી લિંક કરશે.
આવશ્યક છે કારણ કે એક્સેલ સેલ રેફરન્સને કોઈ અલગ રેંજ માટે અલગ કાર્યપુસ્તિકાથી સ્વીકારશે નહીં. તે, જો કે, અન્ય શ્રેણી નામ સિવાય.
બીજું નામવાળી રેંજ બનાવવાથી, નામ બોક્સનો ઉપયોગ કરીને કરવામાં આવતો નથી પરંતુ રિબનના ફોર્મ્યુલા ટેબ પર સ્થિત નામ વ્યવસ્થાપક વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને.
- ડ્રોપ-ડાઉન-સૂચિ. Xlsx વર્કબુકમાં સેલ C1 પર ક્લિક કરો
- નામ વ્યવસ્થાપક સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે સૂત્રો પર ફોર્મુલા> નામ વ્યવસ્થાપક પર ક્લિક કરો
- નવું નામ ખોલવા માટે નવું બટન પર ક્લિક કરો
- નામ લીટીના પ્રકારમાં: ડેટા
- રેખાના સંદર્ભમાં : = 'data-source.xlsx'! કૂકીઝ
- નામિત શ્રેણી પૂર્ણ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો અને નામ વ્યવસ્થાપક સંવાદ બોક્સ પર પાછા આવો
- નામ વ્યવસ્થાપક સંવાદ બોક્સને બંધ કરવા માટે બંધ કરો પર ક્લિક કરો
- વર્કબુક સાચવો
06 ના 03
ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સ ખોલવાનું
ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સ ખોલવાનું
Excel માં બધા ડેટા માન્યતા વિકલ્પો, ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ સહિત, ડેટા માન્યતા સંવાદ બૉક્સનો ઉપયોગ કરીને સેટ કરવામાં આવે છે.
કાર્યપત્રકમાં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ઉમેરવા ઉપરાંત, Excel માં ડેટા માન્યતાનો ઉપયોગ ડેટાના પ્રકારને નિયંત્રિત કરવા અથવા મર્યાદિત કરવા માટે પણ થઈ શકે છે જે કાર્યપત્રમાં ચોક્કસ કોશિકાઓમાં દાખલ થઈ શકે છે.
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિની સેલ સી 1 પર ક્લિક કરો. Xlsx કાર્યપુસ્તિકાને તે સક્રિય કોષ બનાવવા - આ તે છે જ્યાં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ હશે
- કાર્યપત્રક ઉપરના રિબન મેનૂના ડેટા ટેબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે રિબન પર ડેટા વેલિડેશન આઇકોન પર ક્લિક કરો
- ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સને ખોલવા માટે મેનૂમાં ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પ પર ક્લિક કરો
- ટ્યુટોરીયલમાં આગળના તબક્કા માટે સંવાદ બોક્સ ખુલ્લું રાખો
06 થી 04
ડેટા વેલિડેશન માટેની સૂચિનો ઉપયોગ કરવો
ડેટા વેલિડેશન માટે એક સૂચિ પસંદ કરી રહ્યા છીએ
ઉલ્લેખનીય છે કે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ઉપરાંત એક્સેલમાં ડેટા માન્યતા માટે ઘણા વિકલ્પો છે.
આ પગલામાં આપણે કાર્યપત્રકના સેલ ડી 1 માટે ઉપયોગમાં લેવાતા ડેટા માન્યતાના પ્રકાર તરીકે યાદી વિકલ્પ પસંદ કરીશું.
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- સંવાદ બૉક્સમાં સેટિંગ્સ ટેબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે મંજૂરી લાઇનના અંતે નીચે તીરને ક્લિક કરો
- સેલ C1 માં ડેટા માન્યતા માટે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ પસંદ કરવા માટે સૂચિ પર ક્લિક કરો અને સંવાદ બૉક્સમાં સોર્સ લાઇન સક્રિય કરો
ડેટા સ્રોત દાખલ કરવું અને ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને પૂર્ણ કરવું
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ માટેનો ડેટા સ્રોત અલગ કાર્યપુસ્તિકામાં સ્થિત છે, તે પહેલાં બનાવેલ બીજી નામવાળી શ્રેણી સંવાદ બૉક્સમાં સોર્સ લાઇનમાં દાખલ થઈ જશે.
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- સોર્સ લાઇન પર ક્લિક કરો
- સોર્સ લાઇનમાં "= ડેટા" (કોઈ અવતરણ નથી) લખો
- ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ પૂર્ણ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો અને ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સને બંધ કરો
- સેલ C1 ની જમણી બાજુ પર સ્થિત એક નાની નીચે તીર આયકન
- નીચે તીર પર ક્લિક કરવાનું ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને ખોલશે, જેમાં માહિતી-સ્રોત.xlsx કાર્યપુસ્તિકાના કોષ A1 થી A4 દાખલ કરેલ ચાર કૂકી નામો હશે.
- કોઈ નામો પર ક્લિક કરવું તે નામને સેલ C1 માં દાખલ કરવું જોઈએ
05 ના 06
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ બદલવી
સૂચિ આઈટમ્સ બદલવી
આપણા ડેટાના ફેરફારો સાથે ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને અદ્યતન રાખવા માટે, સૂચિમાં પસંદગીઓને સમયાંતરે બદલવાની જરૂર પડી શકે છે.
કારણ કે અમે નામવાળી રેંજને વાસ્તવિક સૂચિ નામોની જગ્યાએ અમારા સૂચિ આઇટમ્સ માટે સ્ત્રોત તરીકે વાપરી છે, ડેટા-સ્રોત.xlsx કાર્યપુસ્તિકાના કોષ A1 થી A4 પર સ્થિત નામવાળી શ્રેણીમાં કૂકી નામોને બદલીને તરત જ ડ્રોપ ડાઉનમાં નામો બદલે છે યાદી.
જો ડેટા સીધા સંવાદ બૉક્સમાં દાખલ થયો હોય, તો સૂચિમાં ફેરફાર કરીને સંવાદ બૉક્સમાં પાછા જવાનું અને સ્રોત વાક્યમાં ફેરફાર કરવાનું શામેલ છે.
આ પગલું માં આપણે ડેટા-સ્રોત . xlsx કાર્યપુસ્તિકામાં નામવાળી રેન્જના કોષ A2 માં ડેટાને બદલીને ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાં લીંબુને કટબેંકમાં બદલવામાં આવશે .
ટ્યુટોરીયલ પગલાંઓ
- ડેટા-સ્રોત.xlsx કાર્યપુસ્તિકા (લીંબુ) માં સેલ A2 પર ક્લિક કરો જેથી તે સક્રિય કોષ બનાવી શકે
- કોષ્ટક A2 માં કર્બબેક લખો અને કીબોર્ડ પર Enter કી દબાવો
- સૂચિ ખોલવા માટે ડ્રોપ-ડાઉન-સૂચિ. Xlsx કાર્યપુસ્તિકાના સેલ C1 માં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ માટે નીચે તીર પર ક્લિક કરો
- સૂચિમાં આઇટમ 2 ને લીંબુની જગ્યાએ કર્બબ્રેડ વાંચવું જોઈએ
06 થી 06
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને સુરક્ષિત કરવાના વિકલ્પો
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિને સુરક્ષિત કરવાના વિકલ્પો
સૂચિ ડેટાને સુરક્ષિત રાખવા માટે ઉપલબ્ધ ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ વિકલ્પોમાંથી અમારું ડેટા અલગ કાર્યપત્રક પર હોવાથી:
- કાર્યપત્રકને સુરક્ષિત કરો જેમાં શીટ 2 પર લોટિંગ કોષો A1 થી A4 નો સમાવેશ થાય છે
- કાર્યપુસ્તિકામાં ફેરફાર કરવા માટે પાસવર્ડની જરૂર છે
- કાર્યપુસ્તિકાને ફક્ત વાંચવા માટે ખુલ્લું રાખવું