01 નો 01
અમાન્ય ડેટા એન્ટ્રી અટકાવો
અમાન્ય ડેટા એન્ટ્રી અટકાવવા ડેટા વેરિડેશનનો ઉપયોગ કરવો
એક્સેલનો ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પોનો ઉપયોગ કાર્યપત્રમાં ચોક્કસ સેલ્સમાં દાખલ કરેલ ડેટાના પ્રકાર અને મૂલ્યને નિયંત્રિત કરવા માટે કરી શકાય છે.
નિયંત્રણના વિવિધ સ્તરો કે જે લાગુ પાડી શકાય છે:
- પ્રોમ્પ્ટ સંદેશ દર્શાવતી વખતે જ્યારે ડેટા માન્યતા પ્રતિબંધ ધરાવતા કોષ પર ક્લિક કરવામાં આવે છે પરંતુ સેલ પર પોતે કોઈ ડેટા પ્રતિબંધો વગર
- કોષમાં દાખલ કરી શકાય તેવા ડેટાના પ્રકાર અને શ્રેણીને મર્યાદિત કરી રહ્યાં છે
- કોષમાં દાખલ કરેલ ડેટા માન્ય છે કે નહીં તે નિર્ધારિત કરવા માટે કોઈ અલગ સ્થાને સ્થિત સૂત્રનો ઉપયોગ કરીને
આ ટ્યુટોરીયલ ડેટાના પ્રકાર અને શ્રેણીને મર્યાદિત કરવાના બીજા વિકલ્પને આવરી લે છે જે Excel કાર્યપત્રમાં કોષમાં દાખલ થઈ શકે છે.
ભૂલ ચેતવણી સંદેશનો ઉપયોગ કરવો
ડેટા પર પ્રતિબંધ મૂકવા ઉપરાંત, જે કોઈ સેલમાં દાખલ થઈ શકે છે, જ્યારે અમાન્ય ડેટા દાખલ કરવામાં આવે ત્યારે પ્રતિબંધો સમજાવીને એક ભૂલ ચેતવણી સંદેશ પ્રદર્શિત થઈ શકે છે.
ત્રણેય પ્રકારની ભૂલ ચેતવણી કે જે પ્રદર્શિત કરી શકાય છે અને પસંદ કરેલ પ્રકાર પ્રતિબંધોને કેવી રીતે સખત રીતે લાગુ કરે છે તે અસર કરે છે:
- રોકો - અમાન્ય ડેટાના પ્રવેશને અટકાવે છે
- ચેતવણી - ચેતવણી આપે છે કે પ્રતિબંધોને ઓવરરાઇડ કરવાના વિકલ્પ સાથે કોષમાં અમાન્ય માહિતી દાખલ કરવામાં આવી છે
- માહિતી - વપરાશકર્તાઓને જાણ કરે છે કે અમાન્ય માહિતી કોષમાં દાખલ કરવામાં આવી છે પરંતુ તેની એન્ટ્રીને અટકાવતા નથી
ભૂલ ચેતવણી અપવાદો
ભૂલ ચેતવણીઓ ત્યારે પ્રદર્શિત થાય છે જ્યારે ડેટા કોષમાં ટાઇપ કરવામાં આવે. તેઓ જો દેખાતા નથી:
- અમાન્ય ડેટા કોષમાં કૉપિ કરવામાં આવે છે અથવા ભરણ હેન્ડલનો ઉપયોગ કરીને દાખલ થયો છે
- સેલમાં સૂત્ર અયોગ્ય પરિણામની ગણતરી કરે છે
- એક મેક્રો કોષમાં અમાન્ય માહિતી દાખલ કરે છે
ઉદાહરણ: અમાન્ય ડેટા એન્ટ્રી અટકાવવો
ઉપરોક્ત છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે, આ ઉદાહરણ છે:
- ડેટા માન્યતા વિકલ્પો સેટ કરો જે સેલ ડી 1 માં 5 કરતાં ઓછા મૂલ્યના મૂલ્ય સાથે માત્ર સંપૂર્ણ નંબરોને મંજૂરી આપે છે;
- જો અમાન્ય ડેટા સેલમાં દાખલ થયો હોય, તો સ્ટોપ એરર ચેતવણી પ્રદર્શિત થશે.
ડેટા વેલિડેશન સંવાદ બૉક્સ ખોલવાનું
Excel માં બધા ડેટા માન્યતા વિકલ્પો ડેટા માન્યતા સંવાદ બૉક્સનો ઉપયોગ કરીને સેટ કરવામાં આવે છે.
- સેલ D1 પર ક્લિક કરો - સ્થાન જ્યાં ડેટા માન્યતા લાગુ થશે
- ડેટા ટૅબ પર ક્લિક કરો
- ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે રિબનમાંથી ડેટા માન્યતા પસંદ કરો
- ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સ ખોલવા માટે સૂચિમાં ડેટા વેલિડેશન પર ક્લિક કરો
સેટિંગ્સ ટૅબ
આ પગલાં ડેટાના પ્રકારને પ્રતિબંધિત કરે છે જે સેલ D1 માં દાખલ કરવામાં આવે છે, જે સંપૂર્ણ નંબરોથી પાંચ કરતા ઓછાની મૂલ્ય ધરાવે છે.
- સંવાદ બૉક્સમાં સેટિંગ્સ ટેબ પર ક્લિક કરો
- પરવાનગી હેઠળ : વિકલ્પ સૂચિમાંથી આખા સંખ્યા પસંદ કરો
- ડેટા હેઠળ : વિકલ્પ યાદીમાંથી ઓછો વિકલ્પ પસંદ કરે છે
- મહત્તમ: રેખા પ્રકાર નંબર 5
ભૂલ ચેતવણી ટૅબ
આ પગલાંઓ પ્રદર્શિત કરવા માટેના ભૂલ પ્રકારનો ઉલ્લેખ કરે છે અને તેમાં શામેલ કરેલા મેસેજ.
- સંવાદ બૉક્સમાં ભૂલ ચેતવણી ટૅબ પર ક્લિક કરો
- ખાતરી કરો કે "અમાન્ય માહિતી પછી ભૂલની ચેતવણી બતાવો" બૉક્સ ચેક કરેલું છે
- પ્રકાર હેઠળ : વિકલ્પ સૂચિમાંથી સ્ટોપ પસંદ કરો
- શીર્ષકમાં: રેખા પ્રકાર: અમાન્ય ડેટા મૂલ્ય
- ભૂલ સંદેશામાં: રેખાનો પ્રકાર: આ કોષમાં 5 કરતાં ઓછા મૂલ્યની ફક્ત સંખ્યાઓ માન્ય છે
- સંવાદ બૉક્સને બંધ કરવા અને કાર્યપત્રમાં પાછા આવવા માટે ઑકે ક્લિક કરો
ડેટા માન્યતા સેટિંગ્સ પરીક્ષણ
- સેલ ડી 1 પર ક્લિક કરો
- સેલ D1 માં નંબર 9 લખો
- કીબોર્ડ પર Enter કી દબાવો
- સ્ટોપ એરર ચેતવણી સંદેશ બોક્સ સ્ક્રીન પર દેખાશે કારણ કે આ સંખ્યા સંવાદ બૉક્સમાં મહત્તમ કિંમત સેટ કરતા વધારે છે
- ભૂલ ચેતવણી સંદેશ બોક્સ પર ફરીથી પ્રયાસ કરો બટન પર ક્લિક કરો
- સેલ D1 માં નંબર 2 લખો
- કીબોર્ડ પર Enter કી દબાવો
- ડેટાને સેલમાં સ્વીકારવું જોઈએ કારણ કે તે સંવાદ બૉક્સમાં મહત્તમ મૂલ્ય સેટ કરતાં ઓછું છે