માઇક્રોસોફ્ટનું મેઇલ મર્જર સુવિધા તમને તે જ દસ્તાવેજ પ્રાપ્તકર્તાઓની મોટી સંખ્યામાં થોડો ફેરફાર સાથે મોકલવાની મંજૂરી આપે છે "મર્જ" શબ્દ એ હકીકત પરથી આવે છે કે એક દસ્તાવેજ (એક પત્ર, ઉદાહરણ તરીકે) ડેટા સ્રોત દસ્તાવેજ સાથે મર્જ કરવામાં આવે છે, જેમ કે સ્પ્રેડશીટ .
વર્ડના મેઈલ મર્જ સુવિધા Excel માંથી ડેટા સાથે સીમલેસ રીતે કામ કરે છે. જ્યારે શબ્દ તમને તેના પોતાના ડેટા સ્રોત બનાવવા માટે પણ પરવાનગી આપે છે, આ ડેટાનો ઉપયોગ કરવાના વિકલ્પો મર્યાદિત છે. વધુમાં, જો તમારી પાસે સ્પ્રેડશીટમાં તમારો ડેટા હોય, તો તે તમામ માહિતીને શબ્દના ડેટા સ્રોતમાં ફરીથી લખવા માટે ખૂબ જ અર્થપૂર્ણ નથી.
મેલ મર્જ માટે તમારા ડેટાને તૈયાર કરી રહ્યું છે
સૈદ્ધાંતિક રીતે, તમે કોઈ વિશેષ તૈયારી વિના વર્ડ મેઈલ મર્જ કાર્યમાં કોઈપણ Excel કાર્યપત્રકનો ઉપયોગ કરી શકો છો. જો કે, એ આગ્રહણીય છે કે તમે મેઈલ મર્જ પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે તમારા કાર્યપત્રકને તૈયાર કરવા માટે થોડો સમય આપો.
અહીં અવલોકન કરવા માટેના કેટલાક માર્ગદર્શિકા છે જે મેઈલ મર્જ પ્રક્રિયાને વધુ સરળ બનાવશે.
તમારી સ્પ્રેડશીટ ડેટા ગોઠવો
સ્પષ્ટપણે જણાવવાનું જોખમ પર, તમારા ડેટાને સરસ રીતે પંક્તિઓ અને કૉલમમાં ગોઠવવા જોઈએ. દરેક પંક્તિને એક રેકોર્ડ તરીકે અને દરેક કૉલમને તમારા દસ્તાવેજમાં શામેલ કરવાના ક્ષેત્ર તરીકે વિચારો. (જો તમે રીફ્રેશરની જરૂર હોય તો એક્સેલ ડેટા-એન્ટ્રી ટ્યૂટોરિયલ તપાસો.)
એક મથાળું પંક્તિ બનાવો
પત્ર મર્જ માટે ઉપયોગમાં લેવાતા શીટ માટે હેડર પંક્તિ બનાવો. હેડર પંક્તિ એ પંક્તિ છે જે લેબલો છે જે નીચેનાં કોષોમાંના ડેટાને ઓળખે છે. એક્સેલ ડેટા અને લેબલ્સ વચ્ચે ભેદ પાડવામાં કેટલીકવાર વધારે પડતી મૂર્ખાઇ હોઈ શકે છે, તેથી હેડર પંક્તિ માટે અનન્ય છે તેવા બોલ્ડ ટેક્સ્ટ, સેલ બોર્ડર્સ અને સેલ શેડિંગનો ઉપયોગ કરીને આને સ્પષ્ટ બનાવો. આનાથી ખાતરી થશે કે એક્સેલ તેને તમારા બાકીના ડેટાથી અલગ પાડે છે.
પાછળથી જ્યારે તમે મુખ્ય દસ્તાવેજ સાથે ડેટાને મર્જ કરી રહ્યાં છો, ત્યારે લેબલ્સ મર્જ ફીલ્ડ્સના નામો તરીકે દેખાશે, તેથી તમે તમારા દસ્તાવેજમાં શામેલ થતા ડેટાને કોઈ મૂંઝવણ નહીં કરે. વળી, તમારા કૉલમ્સને લેબલ કરવા માટે તે એક સારો પ્રથા છે, કારણ કે તે વપરાશકર્તા ભૂલને રોકવામાં સહાય કરે છે.
એક શીટ પર તમામ ડેટા મૂકો
તમે મેઇલ મર્જ માટે ઉપયોગ કરવા માગતા હોય તે ડેટા એક શીટ પર હોવો આવશ્યક છે. જો તે બહુવિધ શીટ્સમાં ફેલાય છે, તો તમારે શીટ્સને ભેગા કરવાની અથવા બહુવિધ મેલ મર્જેસ કરવાની જરૂર પડશે. ઉપરાંત, સુનિશ્ચિત કરો કે શીટ્સને સ્પષ્ટ રીતે નામ આપવામાં આવ્યું છે , કારણ કે તમારે તે શીટને પસંદ કરવા માટે સક્ષમ થવાની જરૂર પડશે જેનો ઉપયોગ તમે જોઈ શકતા નથી.
મેઇલ મર્જમાં ડેટા સ્રોતને સાંકળવા
મેઈલ મર્જ કરવાની પ્રક્રિયામાં આગળનું પગલા એ છે કે તમે તમારા વર્ડ દસ્તાવેજ સાથે તમારી તૈયાર એક્સેલ સ્પ્રેડશીટને સાંકળવા.
- મેઇલ મર્જ ટૂલબાર પર, ઓપન ડેટા સ્રોત બટનને ક્લિક કરો.
- ડેટા સ્રોત પસંદ કરો સંવાદ બૉક્સમાં, જ્યાં સુધી તમે તમારી એક્સેલ કાર્યપુસ્તિકા શોધી શકતા નથી ત્યાં સુધી ફોલ્ડર્સની શોધખોળ કરો. જો તમે તમારી એક્સેલ ફાઇલ શોધી શકતા નથી, તો ખાતરી કરો કે "બધા ડેટા સ્ત્રોતો" ને "ફાઇલોના પ્રકાર" નામવાળી નીચે આવતા મેનુમાં પસંદ કરવામાં આવે છે.
- તમારા સ્રોત એક્સેલ સ્રોત ફાઇલ પર ડબલ-ક્લિક કરો, અથવા તેને પસંદ કરો અને ખોલો ક્લિક કરો.
- પસંદ કરો કોષ્ટક સંવાદ બૉક્સમાં, Excel શીટને પસંદ કરો કે જેનો ડેટા તમે તમારા દસ્તાવેજ સાથે મર્જ કરવા માંગો છો.
- ખાતરી કરો કે "માહિતીની પ્રથમ પંક્તિના સ્તંભ હેડરમાં" ચેકબૉક્સ બાજુના ચેકબૉક્સને ચકાસાયેલ છે.
- ઓકે ક્લિક કરો
હવે ડેટા સ્રોત મુખ્ય દસ્તાવેજ સાથે સંકળાયેલ છે, તમે ટેક્સ્ટ દાખલ કરવા અને / અથવા તમારા વર્ડ દસ્તાવેજને સંપાદિત કરી શકો છો. તમે એક્સેલમાં તમારા ડેટા સ્રોતમાં ફેરફારો કરી શકતા નથી; જો તમને ડેટા પર કોઈ ફેરફાર કરવાની જરૂર હોય, તો તમારે Excel માં ડેટા સ્રોત ખોલી તે પહેલાં તમારે Word માં મુખ્ય દસ્તાવેજ બંધ કરવું આવશ્યક છે.
તમારા દસ્તાવેજમાં મર્જ ક્ષેત્રો દાખલ કરવું આ પગલાંઓનું અનુસરણ કરીને સરળ છે:
- મેઇલ મર્જ ટૂલબાર પર ફિલ્ડ મર્જ કરો દાખલ કરો બટનને ક્લિક કરો. મર્જ કરો ફીલ્ડ સંવાદ બોક્સ સંવાદ બોક્સ દેખાશે.
- સૂચિમાંથી જે ક્ષેત્ર દાખલ કરવા માંગો છો તેનું નામ હાઇલાઇટ કરો અને સામેલ કરો ક્લિક કરો .
- બૉક્સ ખુલ્લા રહેશે, તમને વધુ ક્ષેત્રો શામેલ કરવાની મંજૂરી આપે છે. જો તમે ઉત્તરાધિકારમાં એક કરતા વધુ ફીલ્ડ્સ શામેલ કરો છો, તો શબ્દ આપમેળે તમારા ડોક્યુમેન્ટમાંના ક્ષેત્રો વચ્ચે જગ્યા ઉમેરશે નહીં; સંવાદ બૉક્સ બંધ કર્યા પછી તમારે આ જાતે કરવું જોઈએ તમારા ડોક્યુમેન્ટમાં તમે ડબલ એરો દ્વારા ઘેરાયેલો ફિલ્ડનું નામ જોશો.
- જ્યારે તમે પૂર્ણ કરી લો, ત્યારે બંધ કરો ક્લિક કરો .
સરનામાં બ્લોક્સ અને શુભેચ્છાઓ દાખલ કરવું- કાળજીપૂર્વક ઉપયોગ કરો
માઈક્રોસોફ્ટએ તાજેતરમાં મેઈલ મર્જ લક્ષણ ઉમેર્યું છે જે તમને એડ્રેસ બ્લૉક્સ અને શુભેચ્છા રેખાઓ દાખલ કરવા માટે પરવાનગી આપે છે. ટૂલબાર પરના સંબંધિત બટનને ક્લિક કરીને, શબ્દ તમને એકસાથે ઘણી ફીલ્ડ્સ શામેલ કરવાની મંજૂરી આપશે, સામાન્ય ભિન્નતા ગોઠવશે.
શામેલ સરનામું બ્લોક બટન ડાબી બાજુ પર છે; દાખલ શુભેચ્છા વાક્ય જમણી બાજુ પર છે
વળી, જ્યારે તમે કોઈ બટન પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે વર્ડ સંવાદ બોક્સ દર્શાવે છે જે તમને કેટલાક વિકલ્પો આપે છે કે જેના પર તમે શામેલ કરો છો તે ફીલ્ડ્સ, તમે કેવી રીતે તેમને ગોઠવવા માંગો છો, કયા વિરામચિહ્નો સામેલ કરવા અને અન્ય જ્યારે આ પર્યાપ્ત સરળ લાગે છે- અને તે એ છે કે તમે શબ્દમાં બનાવવામાં આવેલ ડેટા સ્રોતનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો-જો તમે Excel કાર્યપત્રકનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં હોવ તો તે ગૂંચવણમાં લાવી શકે છે
યાદ રાખો જ્યારે આ લેખનાં પૃષ્ઠ 1 પરનાં તમારા કાર્યપત્રકમાં હેડર પંક્તિ ઉમેરવા વિશે ભલામણ કરવામાં આવી છે? ઠીક છે, જો તમે સમાન ડેટા માટે ફિલ્ડ નામ તરીકે જે શબ્દનો ઉપયોગ કરે છે તેના સિવાયના કોઈ બીજું ક્ષેત્ર નામ આપ્યું છે, તો શબ્દ ફીલ્ડ્સને ખોટી રીતે સરખાવી શકે છે
આનો મતલબ એ છે કે જો તમે દાખલ કરેલા સરનામાં બ્લોકનો ઉપયોગ કરો છો અથવા શુભેચ્છા રેખા બટનો દાખલ કરો છો, તો તમે સ્પષ્ટ કરતા કરતા હો તે ડેટા અલગ ક્રમમાં દેખાઈ શકે છે-ફક્ત કારણ કે લેબલ્સ મેળ ખાતા નથી. સદભાગ્યે, માઇક્રોસોફ્ટે આની ધારણા કરી હતી અને મેચ ફીલ્ડ્સ ફિચરમાં બિલ્ટ કર્યું હતું જે તમને બ્લોકમાં શબ્દ વાપરે છે તે માટે તમારા ફીલ્ડ નામોને મેચ કરવા દે છે.
મેળ ક્ષેત્રોને યોગ્ય રીતે નકશાની ક્ષેત્ર લેબલોથી વાપરીને
ક્ષેત્રોને મેચ કરવા માટે, આ પગલાંઓ અનુસરો:
- ટૂલબાર પર મેચ ફીલ્ડ્સ બટન પર ક્લિક કરો.
- મેળ ફીલ્ડ્સ સંવાદ બૉક્સમાં, તમને ડાબી બાજુ પર વર્ડના ક્ષેત્ર નામોની સૂચિ દેખાશે. બૉક્સની જમણી બાજુએ, તમને નીચે આવતા બૉક્સની એક કૉલમ દેખાશે. દરેક ડ્રોપડાઉન બૉક્સમાં નામ એ ક્ષેત્ર છે કે જે શબ્દ દરેક સરનામાં બ્લોક અથવા ગ્રીટીંગ લાઇન બ્લોકમાંના દરેક ક્ષેત્ર માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે. કોઈપણ ફેરફારો કરવા માટે, ફક્ત નીચે આવતા બૉક્સમાંથી ક્ષેત્ર નામ પસંદ કરો.
- એકવાર તમે ફેરફારો કરી લો, પછી ઠીક ક્લિક કરો.
તમે ઇનસર્સ્ટ એડ્રેસ બ્લોક અથવા ગ્રીટીંગ લાઇન સંવાદ બૉક્સની નીચે મેચ ફીલ્ડ્સ બટનને ક્લિક કરીને મેચ ફીલ્ડ્સ સંવાદ બૉક્સને પણ લાવી શકો છો, જે બંને જ્યારે તમે સંબંધિત ટૂલબાર બટન પર ક્લિક કરો ત્યારે દેખાશે.
મેઇલ જોવા મર્જ કરો દસ્તાવેજો
અમે તમારી મર્જ થયેલા દસ્તાવેજોનું પૂર્વાવલોકન અને પ્રિન્ટિંગ કરીએ તે પહેલાં, ફોર્મેટિંગ વિશેની નોંધ: જ્યારે કોઈ દસ્તાવેજમાં મર્જ કરેલા ક્ષેત્રો દાખલ કરવામાં આવે છે, ત્યારે વર્ડ ડેટા સ્રોતમાંથી ડેટા ફોર્મેટિંગને વહન કરતા નથી.
સ્ત્રોત સ્પ્રેડશીટમાંથી વિશેષ ફોર્મેટિંગ લાગુ કરી રહ્યું છે
જો તમે વિશિષ્ટ ફોર્મેટિંગ જેમ કે ત્રાંસા, બોલ્ડ અથવા રેખાંકિત રૂપે લાગુ કરવા માગો છો, તો તમારે શબ્દમાં આવું કરવું જોઈએ. જો તમે ફીલ્ડ્સ સાથે ડોક્યુમેન્ટ જોઈ રહ્યા હોવ, તો તમારે ફીલ્ડિંગ લાગુ કરવા માગો તે ક્ષેત્રના બંને બાજુઓ પર ડબલ એરો પસંદ કરવો આવશ્યક છે. જો તમે દસ્તાવેજમાં મર્જ કરેલ ડેટા જોઈ રહ્યા હો, તો ફક્ત તે ટેક્સ્ટને હાઇલાઇટ કરો જે તમે બદલવા માંગો છો.
યાદ રાખો કે કોઈ પણ પરિવર્તન તમામ મર્જ કરેલા દસ્તાવેજોમાં જ નહીં, ફક્ત વ્યક્તિગત એક જ નહીં.
મર્જ કરેલ દસ્તાવેજોનું પૂર્વાવલોકન કરો
તમારા મર્જ થયેલા દસ્તાવેજોનું પૂર્વાવલોકન કરવા, મેઇલ મર્જ ટૂલબાર પર મર્જ કરેલ ડેટા જુઓ બટનને ક્લિક કરો. આ બટન ટૉગલ સ્વીચની જેમ કામ કરે છે, તેથી જો તમે માત્ર ક્ષેત્રોને જોવા માટે પાછા જવું હોય અને તે સમાવિષ્ટ ડેટા ન હોય, તો તેને ફરી ક્લિક કરો.
તમે મેઇલ મર્જ ટૂલબાર પર નેવિગેશનલ બટન્સનો ઉપયોગ કરીને મર્જ કરેલ દસ્તાવેજો દ્વારા નેવિગેટ કરી શકો છો. તે, ડાબેથી જમણે: ફર્સ્ટ રેકોર્ડ , પહેલાનાં રેકોર્ડ , જાવ રેકોર્ડ , આગામી રેકોર્ડ , છેલ્લો રેકોર્ડ
તમે તમારા દસ્તાવેજોને મર્જ કરો તે પહેલાં, તમારે તે બધાનું પૂર્વાવલોકન કરવું જોઈએ, અથવા તો તમે ખાતરી કરી શકો કે બધું જ યોગ્ય રીતે મર્જ કરે. મર્જ કરેલ ડેટા આસપાસ વિરામચિહ્નો અને અંતર જેવી વસ્તુઓ પર ખાસ ધ્યાન આપવું.
તમારું મેઇલ મર્જ દસ્તાવેજને અંતિમ રૂપ આપો
જ્યારે તમે તમારા દસ્તાવેજોને મર્જ કરવા માટે તૈયાર છો, ત્યારે તમારી પાસે બે પસંદગીઓ છે
પ્રિન્ટર સાથે મર્જ કરો
પ્રથમ તેમને પ્રિન્ટર પર મર્જ કરવાનું છે. જો તમે આ વિકલ્પ પસંદ કરો છો, તો દસ્તાવેજો કોઈપણ ફેરફાર વગર પ્રિન્ટરને મોકલવામાં આવશે. તમે મર્જ ટુ પ્રિન્ટર ટૂલબાર બટનને ક્લિક કરીને પ્રિન્ટરમાં મર્જ કરી શકો છો.
નવા દસ્તાવેજમાં મર્જ કરો
જો તમને કેટલાક અથવા બધા દસ્તાવેજોને વ્યક્તિગત કરવાની જરૂર હોય (જોકે, તમે વ્યક્તિગત નોંધ માટે ડેટા સ્રોતમાં નોંધ ફીલ્ડ ઉમેરશો), અથવા તમે છાપી તે પહેલાં અન્ય કોઈપણ ફેરફારો કરો, તો તમે તેને નવા દસ્તાવેજમાં મર્જ કરી શકો છો; જો તમે નવા દસ્તાવેજમાં મર્જ કરો છો, તો મેઈલ મર્જ કરો મુખ્ય દસ્તાવેજ અને ડેટા સ્રોત અકબંધ રહેશે, પરંતુ તમારી પાસે મર્જ થયેલા દસ્તાવેજો ધરાવતી બીજી ફાઇલ હશે.
આ કરવા માટે, ફક્ત નવા દસ્તાવેજ મૉલવેર ટૂલબાર બટન પર ક્લિક કરો.
તમે જે પણ પદ્ધતિ પસંદ કરો છો, તે તમને એક સંવાદ બોક્સ સાથે રજૂ કરવામાં આવશે જેમાં તમે વર્ડને તમામ રેકોર્ડ્સ, વર્તમાન રેકોર્ડ અથવા રેકર્ડ શ્રેણીમાં મર્જ કરવા માટે કહી શકો છો.
તમારી ઇચ્છિત પસંદગીની બાજુના વિકલ્પ બટનને ક્લિક કરો અને પછી ઠીક ક્લિક કરો.
જો તમે કોઈ શ્રેણીને મર્જ કરવા માંગતા હો, તો તમારે શરૂઆતમાં નંબર દાખલ કરવાની જરૂર પડશે અને તમે ઑકે ક્લિક કરવા પહેલાં મર્જમાં શામેલ કરવા માંગો છો તે રેકોર્ડ્સ માટે અંતિમ નંબર
જો તમે દસ્તાવેજોને છાપવાનું પસંદ કર્યું હોય, તો સંવાદ બૉક્સ આવે તે પછી, તમને છાપો સંવાદ બૉક્સ સાથે પ્રસ્તુત કરવામાં આવશે. તમે તેની સાથે અન્ય કોઇ દસ્તાવેજ માટે જેવો કરી શકો છો.