મેઇલ મર્જ એક એવો સાધન છે જે સમાન હોય તેવા દસ્તાવેજોના સમૂહની રચનાને સરળ બનાવે છે પરંતુ અનન્ય અને ચલ ડેટા ઘટકો શામેલ છે. આ ડેટા ડેટાબેઝને લિંક કરીને પૂર્ણ થાય છે જે તે ડેટા ઘટકોને દસ્તાવેજમાં ધરાવે છે, જેમાં મર્જ ફીલ્ડ્સ શામેલ છે જ્યાં તે અનન્ય ડેટા વસિત થશે.
મેઇલ મર્જ ડેટા અને પ્રમાણપત્રના દસ્તાવેજોમાં સરનામાંઓના પ્રમાણિત ટુકડાઓ દાખલ કરવાની પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરીને સમય અને પ્રયત્નને બચાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે Outlook માં સંપર્કોનાં જૂથને ફોર્મ પત્રને લિંક કરી શકો છો; આ પત્રમાં દરેક સંપર્કના સરનામા માટે એક મર્જ ફીલ્ડ હોઈ શકે છે અને પત્રની શુભેચ્છાના ભાગ રૂપે અનુરૂપ સંપર્કના નામ માટે એક.
મેઇલનો ઉપયોગ મર્જ કરો
મેઇલ મર્જ, ઘણા લોકો માટે, જંક મેઈલના વિચારો ખીલે છે. જ્યારે માર્કેટર્સ અનિવાર્યપણે મેઈલ મર્જરનો ઉપયોગ મોટા પ્રમાણમાં મેઇલને ઝડપથી અને સહેલાઇથી બનાવવા માટે કરે છે, ત્યારે ઘણા અન્ય ઉપયોગો તમને આશ્ચર્ય પાડી શકે છે અને તમે તમારા કેટલાક દસ્તાવેજો કેવી રીતે બનાવી શકો છો તે બદલવું
તમે કોઈ પણ પ્રકારના પ્રિન્ટેડ દસ્તાવેજ બનાવવા માટે, તેમજ ઇલેક્ટ્રોનિકલી વિતરિત દસ્તાવેજો અને ફેક્સિસને મેઇલ મર્ર્જનો ઉપયોગ કરી શકો છો. મેઇલ મર્જનો ઉપયોગ કરીને તમે જે પ્રકારનાં દસ્તાવેજો બનાવી શકો છો તે વર્ચ્યુઅલ અમર્યાદિત છે. અહીં કેટલાક ઉદાહરણો છે:
- કેટલોગ
- ઇન્વેન્ટરીઝ
- ઇનવૉઇસેસ
- લેબલ્સ
- એન્વલપ્સ
- અને અલબત્ત, અક્ષરો
ચુસ્ત રીતે ઉપયોગ કરવામાં આવે ત્યારે, મેલ મર્જ તમારી ઉત્પાદકતાને મોટા પ્રમાણમાં સુધારી શકે છે. તે તમે બનાવો છો તે દસ્તાવેજોની અસરકારકતાને પણ પ્રોત્સાહિત કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, પ્રાપ્તકર્તાઓના નામો અથવા અન્ય ઘટકો સાથેના અક્ષરોને કસ્ટમાઇઝ કરીને, જે દરેક પ્રાપ્તકર્તા માટે વિશિષ્ટ છે, તમે એક સુંદર, વ્યક્તિગત છબી રજૂ કરો છો જે પરિણામ માટે તમે ઇચ્છો છો તે સ્ટેજ સેટ કરે છે.
એનાટોમી ઓફ અ મેઇલ મર્જ કરો
મેઈલ મર્જમાં બે મુખ્ય ભાગો છે: દસ્તાવેજ અને ડેટા સ્રોત , જેને ડેટાબેઝ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે.માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ તમારા સ્રોતોને ડેટા સ્રોત તરીકે એક્સેલ અને આઉટલુક જેવા અન્ય ઓફિસ એપ્લિકેશન્સનો ઉપયોગ કરીને સરળ બનાવે છે. જો તમારી પાસે સંપૂર્ણ ઑફિસ સ્યુટ છે, તો તેના એક એપ્લિકેશનનો ઉપયોગ કરીને, કારણ કે તમારો ડેટા સ્રોત સરળ, અનુકૂળ અને ખૂબ આગ્રહણીય છે. તમારા સંપર્કોનો ઉપયોગ કરીને તમે તમારા આઉટલુક સંપર્કોમાં પહેલેથી દાખલ કરેલું છે, ઉદાહરણ તરીકે, તે માહિતી તમને અન્ય માહિતી સ્ત્રોતમાં પુનઃ દાખલ કરવાથી બચાવે છે. અસ્તિત્વમાંની એક્સેલ સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરીને ડેટા સ્રોત વર્ડ બનાવશે તેના કરતાં તમારા ડેટા સાથે તમને વધુ સુલભ્યતા મળે છે.
જો તમારી પાસે ફક્ત વર્ડ પ્રોગ્રામ છે, તેમ છતાં, તમે હજી પણ મેઇલ મર્જ સુવિધા નો ઉપયોગ કરી શકો છો. શબ્દમાં તમારા મેઇલ મર્જમાં ઉપયોગ કરવા માટે તમારા માટે સંપૂર્ણ વૈવિધ્યપૂર્ણ બનાવી શકાય તેવો ડેટા સ્રોત બનાવવાની ક્ષમતા છે.
એક મેઇલ મર્જ સેટિંગ
મેઈલ મર્જ જટિલ-અને જટિલ, ડેટા-ભારે દસ્તાવેજો જે મોટા ડેટાબેઝો પર આધાર રાખે છે તે ચોક્કસપણે હોઈ શકે છે. શબ્દ, તેમ છતાં, વિઝાદીકો આપીને મેઈલ મર્જના સેટઅપને સરળ બનાવે છે જે તમારા દસ્તાવેજને ડેટાબેસ સાથે સાંકળવાની પ્રક્રિયામાં લઈ જાય છે. સામાન્ય રીતે, તમે પ્રક્રિયાઓને 10 કરતાં ઓછા સરળ પગલાંમાં પૂર્ણ કરી શકો છો, જેમાં ભૂલો શોધવા અને સુધારવાની જરૂર છે. તે તમારા દસ્તાવેજને મેન્યુઅલી તૈયાર કરતાં ઓછા છે, અને ખૂબ ઓછા સમય અને જોયા સાથે, પણ.