આઉટલુકમાં વિતરણ યાદી તરીકે સંપર્ક શ્રેણીઓ કેવી રીતે વાપરવી

જૂથો અને વિતરણ યાદી માટે વૈકલ્પિક

આઉટલુક વિતરણ યાદીઓ ઝડપી લોકોના જૂથને મોકલવા માટે સરળ છે. તેઓ શોધવા માટે અશક્ય છે, સંચાલિત કરવા માટે સખત અને બૂટ કરવા માટે બારીક છે. વર્ગીકૃત સંપર્કો Outlook મેલ મર્જ દ્વારા લવચીક ઇમેઇલ વિતરણ યાદીઓ માટે બનાવે છે.

આઉટલુક તમને તમારા સંપર્કોમાં કોઈપણ પ્રકારની વર્ગોને સોંપી દે છે પછી તમે શ્રેણી દ્વારા તમારી સરનામાં પુસ્તિકાને સૉર્ટ કરી શકો છો - અને, પ્રેસ્ટો, તમારી નવી ભવ્ય, સર્વતોમુખી અને સ્થિર વિતરણ સૂચિ છે

આઉટલુકમાં વિતરણ યાદી તરીકે સંપર્ક શ્રેણીઓનો ઉપયોગ કરો

નીચેના પગલાં સાથે તમે આઉટલુકમાં વર્ગોમાં વિતરણ અથવા મેઈલીંગ લિસ્ટ બનાવી શકો છો.

1. Outlook માં સંપર્કો ખોલો
   • ઉદાહરણ તરીકે, Ctrl-3 દબાવો.
2. ખાતરી કરો કે જે બધા સંપર્કો તમે તમારી નવી વિતરણ સૂચિમાં ઍડ કરવા માંગો છો તે પ્રકાશિત કરવામાં આવે છે.
   • તમારા Outlook સંપર્કોમાં હજી સુધી લોકો ઉમેરવા માટે, તેમને પ્રથમ બનાવો, અલબત્ત, Ctrl-N નો ઉપયોગ કરીને
   • તમે માઉસનો ઉપયોગ કરીને Shift-Ctrl હોલ્ડ કરીને બહુવિધ એન્ટ્રીઝને પ્રકાશિત કરી શકો છો, અને એકલા શીફ્ટને હોલ્ડિંગ દ્વારા શ્રેણીબદ્ધ કરી શકો છો.
3. ખાતરી કરો કે હોમ રિબન પસંદ કર્યું છે અને વિસ્તરણ કર્યું છે.
4. ટૅગ્સ વિભાગમાં વર્ગીકૃત કરો ક્લિક કરો.
5. ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂમાંથી બધા શ્રેણીઓ પસંદ કરો ...
6. રંગ શ્રેણીઓ વિંડોમાં નવી ... ક્લિક કરો.
7. નામ હેઠળ વિતરણ સૂચિની ઇચ્છિત નામ (દા.ત. "મિત્રો અને પરિવાર (સૂચિ)") દાખલ કરો.
8. કોઈ રંગ હેઠળ નહીં પસંદ કરો : અથવા, અલબત્ત, તમારી ઇચ્છિત રંગ.
9. ઓકે ક્લિક કરો
10. રંગ કેટેગરી વિંડોમાં નવી કેટેગરી ચકાસાયેલ છે તે ચકાસ્યા પછી હવે ઠીક ક્લિક કરો.

કોઈપણ સમયે વિતરણ સૂચિમાં નવા સભ્યો ઉમેરવા માટે:

1. Outlook માં સંપર્કો પર જાઓ
2. બધા સંપર્કોને હાઇલાઇટ કરો જે તમે સૂચિમાં ઍડ કરવા માંગો છો.
3. ખાતરી કરો કે હોમ રિબનનો વિસ્તરણ થાય છે.
4. રિબનનાં ટૅગ્સ વિભાગમાં વર્ગીકૃત કરો ક્લિક કરો.
5. સૂચિની કેટેગરી પસંદ કરેલી છે તેની ખાતરી કરો.
   • જો શ્રેણી મેનૂમાં દેખાતું નથી:
     1. મેનૂમાંથી બધા શ્રેણીઓ પસંદ કરો ...
     2. ખાતરી કરો કે નામની શ્રેણીમાં સૂચિની કેટેગરી ચકાસાયેલ છે.
     3. ઓકે ક્લિક કરો

તમારી કેટેગરી વિતરણ સૂચિને સંદેશ મોકલો

કેટેગરી-રન વિતરણ સૂચિના તમામ સભ્યોને એક નવો સંદેશ અથવા મીટિંગ વિનંતી કંપોઝ કરવા માટે:

1. Outlook માં સંપર્કો પર જાઓ
2. શોધ સંપર્કોને ક્લિક કરો
   • તમે Ctrl-E પણ દબાવી શકો છો
3. ખાતરી કરો કે શોધ રિબન વિસ્તરણ થયેલ છે.
4. શોધ રીબનના રીફાઇન વિભાગમાં વર્ગીકૃત કરવામાં ક્લિક કરો.
5. દેખાતા મેનૂમાંથી ઇચ્છિત કેટેગરી પસંદ કરો
6. હોમ રિબન ખોલો
7. ક્રિયાઓ વિભાગમાં મેઇલ મર્જ ક્લિક કરો .
8. વર્તમાન દૃશ્યમાં બધા સંપર્કો સંપર્કો હેઠળ પસંદ કર્યા છે તેની ખાતરી કરો.
9. લાક્ષણિક રીતે, ખાતરી કરો કે
   • ફોર્મ લેટર્સ દસ્તાવેજ પ્રકાર હેઠળ પસંદ થયેલ છે : અને
   • ઇ-મેલ હેઠળ મર્જ કરો: ઇન મર્જ વિકલ્પો વિભાગ.
10. સંદેશ વિષય રેખા હેઠળ ઇમેઇલ માટેનો વિષય દાખલ કરો :
11. ઓકે ક્લિક કરો
12. વર્ડમાં ઇમેઇલના લખાણને કંપોઝ કરો
    • તમે દરેક પ્રાપ્તિકર્તા માટે શુભેચ્છાઓ સ્વીકારવા માટે મેઈલિંગ રિબનના લખો અને દાખલ કરો ક્ષેત્રો વિભાગમાં સાધનોનો ઉપયોગ કરી શકો છો, ઉદાહરણ તરીકે, અને અન્ય સરનામા પુસ્તિકા ક્ષેત્રો દાખલ કરો અથવા ઉપયોગ કરી શકો છો.
    • પૂર્વાવલોકન પરિણામો તમને ચકાસશે કે તમારા ક્ષેત્રો અને નિયમો દરેક પ્રાપ્તકર્તાની ઇમેઇલ ટેક્સ્ટમાં શું ઉત્પન્ન કરશે.
13. મેઇલિંગ્સ રિબનની સમાપ્ત કરો વિભાગમાં સમાપ્ત અને મર્જ કરો ક્લિક કરો .
14. દેખાતા મેનૂમાંથી ઈ-મેલ મેસેજ મોકલો ... પસંદ કરો.
15. ખાતરી કરો કે યોગ્ય ઇમેઇલ સરનામાં પુસ્તિકા ફીલ્ડ (સામાન્ય રીતે ઇમેઇલ ) ની પસંદગી નીચે મુજબ છે : સંદેશ વિકલ્પો માટે

1. મેઇલ ફોર્મેટ હેઠળ સાદો ટેક્સ્ટ અથવા HTML (ફોર્મેટિંગ શામેલ) પસંદ કરો :.
   • આ પસંદગી માટે જોડાણથી દૂર રહેવાનું સામાન્ય રીતે સારું છે; તે મેસેજનો ટેક્સ્ટ શબ્દ જોડાણ તરીકે વિતરિત કરશે, જે પ્રાપ્તિકર્તાઓ ખાસ કરીને સીધી વાંચી શકતા નથી પરંતુ અલગથી ખોલવાની હોય છે.
2. ખાતરી કરો કે બધાને રેકોર્ડ્સ મોકલો હેઠળ પસંદ કરવામાં આવે છે.
3. ઓકે ક્લિક કરો
4. જો પૂછવામાં આવે તો:
   1. એક પ્રોગ્રામ હેઠળ પરવાનગી આપો ક્લિક કરો Outlook માં સંગ્રહિત ઈ-મેલ સરનામાની માહિતીને ઍક્સેસ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યું છે.

તમે બંધ કરો અને કાઢી શકો છો અથવા વર્ડમાં દસ્તાવેજને સાચવી શકો છો.

Outlook 2007 માં વિતરણ યાદી તરીકે સંપર્ક શ્રેણીઓનો ઉપયોગ કરો

આઉટલુક 2007 માં વર્ગો સાથે વિતરણ અથવા મેઈલીંગ લિસ્ટ બનાવવા માટે:

• Outlook માં સંપર્કો પર જાઓ
• તમે તમારા નવા વિતરણ સૂચિમાં ઉમેરવા માંગો તે બધા સંપર્કોને હાઇલાઇટ કરો.
  • તમારા Outlook સંપર્કોમાં હજી સુધી લોકો ઉમેરવા માટે, તેમને Ctrl-N નો ઉપયોગ કરીને પ્રથમ બનાવો.
• વર્ગીકૃત ટૂલબાર બટનને ક્લિક કરો.
  • તમે ક્રિયાઓ> મેનૂમાંથી વર્ગીકૃત કરો પણ પસંદ કરી શકો છો.
• ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂમાંથી બધા શ્રેણીઓ પસંદ કરો ...
• નવું ક્લિક કરો ...
• વિતરણ સૂચિની ઇચ્છિત નામ લખો (દા.ત. "મિત્રો અને પરિવાર (સૂચિ)").
• રંગમાંથી કોઈ નહીં પસંદ કરો : ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂ
• ઓકે ક્લિક કરો
• નવી કેટેગરી ચકાસાયેલ છે તે ચકાસ્યા પછી ઠીક ક્લિક કરો.

નવા સભ્યોને પછીથી ઉમેરવા માટે, તેઓને યોગ્ય શ્રેણી આપો.

આઉટલુક 2007 માં તમારી કેટેગરી વિતરણ સૂચિને સંદેશ મોકલો

કેટેગરી-રન વિતરણ સૂચિના તમામ સભ્યોને એક નવો સંદેશ અથવા મીટિંગ વિનંતી કંપોઝ કરવા માટે:

• Outlook માં સંપર્કો પર જાઓ
• મેનૂમાંથી કેટેગરી દ્વારા જુઓ> વર્તમાન જુઓ> પસંદ કરો.
• ઇચ્છિત સૂચિ શ્રેણીના મથાળા પર ક્લિક કરો.
• ક્રિયાઓ> બનાવો> સંપર્ક અથવા ક્રિયાઓ માટે નવું સંદેશ > મેનૂમાંથી સંપર્ક કરવા માટે> નવી મીટિંગ વિનંતિ પસંદ કરો.
• જો ઑસ્ટ્રેલિયા તમને સૂચવે છે કે તમારી ક્રિયા જૂથની તમામ વસ્તુઓ પર લાગુ થશે તો ઑકે ક્લિક કરો.
• To ... ક્ષેત્ર પર ક્લિક કરો
  • આઉટલુકમાં બધા ક્ષેત્રને ' To: field' માં મુકવામાં આવ્યા છે. યાદી સંદેશાઓ માટે, સરનામાંઓ છતી કરવાનું ટાળવા માટે Bcc : ક્ષેત્રમાં બધા સરનામાંઓ સામાન્ય રીતે વધુ સારું છે. જો યોગ્ય હોય, તો તમે સરનામાંઓ To: ક્ષેત્ર, અલબત્ત, છોડી શકો છો અથવા તેમને સીસી: ફીલ્ડમાં ખસેડી શકો છો.
  • બહુવિધ ઇમેઇલ સરનામાંવાળા સંપર્કો માટે, Outlook એ દરેકને શામેલ કર્યો છે બિનજરૂરી સરનામાઓ કાઢી નાખવા માટે શ્રેષ્ઠ છે.
• Ctrl-A દબાવો
• Ctrl-X દબાવો
• ખાતરી કરો કે Bcc ... ક્ષેત્ર દૃશ્યમાન છે.
• બીસીસી ... ક્ષેત્રમાં ક્લિક કરો.
• Ctrl-V દબાવો
• To ... field માં તમારું ઇમેઇલ સરનામું લખો
• સંદેશ અથવા મીટિંગ વિનંતિનું કંપોઝ કરવાનું ચાલુ રાખો.

(આઉટલુક 2007 અને Outlook 2016 સાથે પરીક્ષણ કર્યું છે)