કેવી રીતે ફિલ્ટર એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ્સ માં કામ કરે છે

સ્પ્રેડશીટમાં ડેટાને ફિલ્ટર કરવાથી શરતોને સેટ કરવાની જરૂર છે જેથી માત્ર ચોક્કસ ડેટા પ્રદર્શિત થાય. તે મોટા ડેટાસેટ અથવા ડેટાના કોષ્ટકમાં ચોક્કસ માહિતી પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું સરળ બનાવવા માટે કરવામાં આવે છે. ફિલ્ટરિંગ ડેટાને દૂર અથવા સંશોધિત કરતું નથી; તે ફક્ત તે જ ફેરફારો કરે છે જે સક્રિય એક્સેલ કાર્યપત્રકમાં પંક્તિઓ અથવા કૉલમ્સ દેખાય છે.

ડેટા રેકોર્ડિંગ ફિલ્ટરિંગ

ફિલ્ટર્સ વર્કશીટમાં ડેટાના રેકર્ડ અથવા પંક્તિઓ સાથે કામ કરે છે. સેટ કરેલ શરતો રેકોર્ડમાં એક અથવા વધુ ફીલ્ડ્સ સાથે સરખાવાય છે. જો શરતો પૂર્ણ થાય, તો રેકોર્ડ પ્રદર્શિત થાય છે. જો શરતો પૂરી ન થાય, તો રેકોર્ડને ફિલ્ટર કરવામાં આવે છે જેથી તે બાકીના ડેટા રેકોર્ડ્સ સાથે પ્રદર્શિત ન થાય.

ડેટા ફિલ્ટરિંગ ફિલ્ટર-ન્યુમેરિક અથવા ટેક્સ્ટ ડેટાના ડેટાના આધારે બે અલગ અલગ અભિગમોને અનુસરે છે.

સંખ્યાત્મક ડેટા ફિલ્ટરિંગ

આંકડાકીય માહિતીને આના પર આધારિત ફિલ્ટર કરી શકાય છે:

• શું ડેટા ચોક્કસ સંખ્યા જેટલો છે?
• શું ડેટા ચોક્કસ સંખ્યા કરતા વધારે અથવા ઓછો છે
• ડેટા સમગ્ર ડેટાના સરેરાશ મૂલ્યથી ઉપર અથવા નીચે છે

ટેક્સ્ટ ડેટા ફિલ્ટરિંગ

ટેક્સ્ટ ડેટાને આના પર આધારિત ફિલ્ટર કરી શકાય છે:

• શું માહિતી ચોક્કસ શબ્દ મેળ ખાય છે
• શું ડેટા એક અથવા વધુ અક્ષરો ધરાવતો શબ્દ છે
• શું ડેટા એ શબ્દ છે જે મૂળાક્ષરના ચોક્કસ અક્ષર સાથે શરૂ થાય છે અથવા અંત થાય છે

ફિલ્ટર રેકોર્ડ્સ કૉપિ કરો

અસ્થાયી ધોરણે રેકોર્ડ છૂપાવવા ઉપરાંત, Excel તમને ઇચ્છિત ડેટાને કાર્યપત્રકના એક અલગ વિસ્તાર પર કૉપિ કરવા માટે વિકલ્પો આપે છે. ઘણીવાર આ પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે જ્યારે ફિલ્ટર કરેલ સૂચિની કાયમી નકલ વ્યવસાય જરૂરિયાતની અમુક પ્રકારની મેળ કરે છે.

ફિલ્ટરિંગ માટે શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો

ફિલ્ટર કરેલા ડેટા સાથે કામ કરવા માટે શ્રેષ્ઠ પ્રેક્ટિસ માર્ગદર્શિકા અનુસરીને તમારી જાતને કેટલીક મુશ્કેલી બચાવો:

• જ્યાં સુધી તેના માટે કોઈ વાજબી કારણ ન હોય ત્યાં સુધી, સક્રિય ફિલ્ટર્સ સાથે શેર્ડ સ્પ્રેડશીટ હજામત કરશો નહીં. અન્ય વપરાશકર્તાઓએ નોંધ્યું હશે કે ફાઇલ ફિલ્ટર કરવામાં આવી નથી.
• જો કે તમે એક સાથે અનેક કૉલમ્સ પર ફિલ્ટર કરી શકો છો, આ ફિલ્ટર્સ એડિટિવ છે, વિશિષ્ટ નથી. અન્ય શબ્દોમાં કહીએ તો, કેલિફોર્નિયા રાજ્યમાં દરેકને બતાવવા માટે સંપર્ક સૂચિને ફિલ્ટર કરાવવી અને જે 60 વર્ષની ઉંમરથી જૂની છે, તે તમને દરેકને આપશે જે કૅલિફોર્નિયામાં 60 થી વધુનો છે. આવા ફિલ્ટર તમને 60 વર્ષનાં બાળકો અથવા કેલિફોર્નિયનોને બતાવશે નહીં.
• જટિલ લખાણ ગાળકો કામ કરે છે અને અંતર્ગત ડેટાને પરવાનગી આપશે. "અવ્યવસ્થિત" ડેટા ફિલ્ટર કરેલા પરિણામો તરફ દોરી જશે જે ભ્રામક અથવા ખોટા હોઇ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ઇલિનોઇસમાં રહેતા લોકો માટે ફિલ્ટરિંગ લોકો કે જે "આઈએલ" માં રહે છે અથવા "ઇલિનોઇસ" અથવા "ઇલનોઈસ" માં રહે છે તેને પકડી શકશે નહીં.
• ફિલ્ટર કરેલા ડેટાને સૉર્ટ કરતી વખતે સાવધાની રાખવી. અંશતઃ ફિલ્ટર કરેલા ડેટાને સૉર્ટ કરવાથી ડેટા ફાઇલના પુનર્ગઠન તરફ દોરી જશે-એક પરિસ્થિતિ સામાન્ય રીતે શ્રેષ્ઠ ટાળવામાં આવે છે. જો તમારે ફિલ્ટર કરેલા ડેટાસેટને સૉર્ટ કરવું આવશ્યક છે, તો ફિલ્ટર કરેલ ડેટાને નવા કાર્યપત્રકમાં કૉપિ કરો અને પછી તેને સૉર્ટ કરો.