લક્ષણો અને ફંડામેન્ટલ્સનો પરિચય
શું તમારી પાસે મોટી સંખ્યામાં ડેટા છે જે તમારી સંસ્થામાં ટ્રેક લેવાની જરૂર છે? કદાચ તમે અત્યારે તમારી જટિલ માહિતીનો ટ્રેક રાખવા માટે પેપર ફાઇલિંગ સિસ્ટમ, ટેક્સ્ટ દસ્તાવેજો અથવા સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો. જો તમે વધુ સાનુકૂળ ડેટા મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ શોધી રહ્યાં છો, તો ડેટાબેઝ ફક્ત તે મુક્તિ જે તમે શોધી રહ્યાં છો અને માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2013 એક ઉત્તમ વિકલ્પ પૂરો પાડે છે.
ડેટાબેઝ શું છે?
મોટાભાગના મૂળભૂત સ્તરે, ડેટાબેઝ ખાલી માહિતીનું સંગઠિત સંગ્રહ છે. માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ, ઓરેકલ અથવા SQL સર્વર જેવા ડેટાબેઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ (ડીબીએમએસ) તમને સૉફ્ટવેર સાધનો પૂરા પાડે છે જે તમને તે ડેટાને લવચીક રીતે ગોઠવવાની જરૂર છે. તે ડેટાબેઝમાંથી ડેટા ઉમેરવા, સંશોધિત કરવા અથવા કાઢી નાખવાની સુવિધાઓનો સમાવેશ કરે છે, ડેટાબેસમાં સંગ્રહિત ડેટા વિશે પ્રશ્નો (અથવા ક્વેરીઝ) પૂછો અને પસંદિત સામગ્રીઓનો સારાંશ પ્રસ્તુત કરે છે.
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2013
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2013 આજે વપરાશકર્તાઓને બજારમાં સૌથી સરળ અને સૌથી સાનુકૂળ ડીબીએમએસ સોલ્યુશન્સ આપે છે. માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોડક્ટ્સનાં નિયમિત વપરાશકારો, પરિચિત વિન્ડોઝ દેખાવનો આનંદ માણશે અને અન્ય માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ ફેમિલી પ્રોડક્ટ્સ સાથે તંગ સંકલન તેમજ લાગે છે. ઍક્સેસ 2010 ઇન્ટરફેસ પર વધુ માટે, અમારો એક્સેસ 2013 વપરાશકર્તા ઇન્ટરફેસ ટૂર વાંચો.
ચાલો પ્રથમ ઍક્સેસના ત્રણ મુખ્ય ઘટકોનું પરીક્ષણ કરીએ કે મોટાભાગના ડેટાબેઝ યુઝર્સ મળે છે - કોષ્ટકો, પ્રશ્નો અને સ્વરૂપો. જો તમારી પાસે પહેલાથી એક્સેસ ડેટાબેસ નથી, તો તમે સ્ક્રેચમાંથી કોઈ એક્સેસ 2013 ડેટાબેઝ બનાવવા અથવા ઢાંચોના એક્સેસ 2013 ડેટાબેઝ બનાવવા વિશે વાંચવા માગી શકો છો.
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ કોષ્ટકો
કોષ્ટકો કોઈપણ ડેટાબેઝના મૂળભૂત બિલ્ડિંગ બ્લોક્સનો સમાવેશ કરે છે. જો તમે સ્પ્રેડશીટ્સથી પરિચિત છો, તો તમે ડેટાબેઝ કોષ્ટકોને અત્યંત સમાન જોશો.
સામાન્ય ડેટાબેઝ કોષ્ટકમાં કર્મચારીની માહિતી, નામ, જન્મ તારીખ અને શીર્ષક જેવી લાક્ષણિકતાઓ શામેલ હોઈ શકે છે. તે નીચે પ્રમાણે સંરચિત થઈ શકે છે:
- કર્મચારીનું ID
- છેલ્લું નામ
- પ્રથમ નામ
- શીર્ષક
- નમસ્કાર
- જન્મતારીખ
કોષ્ટકના બાંધકામની ચકાસણી કરો અને તમને મળશે કે કોષ્ટકની દરેક કૉલમ ચોક્કસ કર્મચારી લાક્ષણિકતા (અથવા ડેટાબેઝ શરતોમાં વિશેષતા) ને અનુલક્ષે છે. દરેક હરોળ એક ખાસ કર્મચારીને અનુલક્ષે છે અને તેના અથવા તેણીની માહિતી શામેલ છે તે બધા ત્યાં છે! જો તે મદદ કરે છે, માહિતીની સ્પ્રેડશીટ-શૈલીની સૂચિ તરીકે આ કોષ્ટકોમાંથી દરેકને વિચારો. વધુ માહિતી માટે, ઍક્સેસ 2013 ડેટાબેઝમાં ટેબલ્સ ઉમેરવાનું વાંચો
એક્સેસ ડેટાબેઝમાંથી માહિતી મેળવી રહ્યા છે
દેખીતી રીતે, ડેટાબેઝ કે જે માહિતી સંગ્રહિત કરે છે તે નકામું હશે - માહિતીની પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે અમને પદ્ધતિઓની જરૂર છે. જો તમે ટેબલમાં સંગ્રહિત માહિતીને યાદ કરવા માંગો છો, તો માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસ તમને ટેબલ ખોલવા અને તેમાં સમાવિષ્ટ રેકોર્ડ્સ દ્વારા સ્ક્રોલ કરવા દે છે. જો કે, વધુ જટિલ વિનંતીઓ, અથવા પ્રશ્નોના જવાબ આપવા માટે ડેટાબેઝની વાસ્તવિક શક્તિ તેની ક્ષમતાઓમાં રહે છે. ઍક્સેસ ક્વેરીઝ બહુવિધ કોષ્ટકોમાંથી ડેટાને ભેગી કરવાની ક્ષમતા પૂરી પાડે છે અને પુનઃપ્રાપ્ત ડેટા પર ચોક્કસ શરતો મૂકો.
કલ્પના કરો કે તમારી સંસ્થાને તે ઉત્પાદનોની સૂચિ બનાવવા માટે એક સરળ પદ્ધતિની જરૂર છે જે હાલમાં તેમની સરેરાશ કિંમતથી ઉપર વેચાણ કરે છે. જો તમે ઉત્પાદનની માહિતી કોષ્ટકને પુનઃપ્રાપ્ત કરો છો, તો આ કાર્યને પરિપૂર્ણ કરવા માટે માહિતી દ્વારા સોર્ટિંગની મોટી સંખ્યા અને હાથ દ્વારા ગણતરીઓ કરવાની જરૂર પડશે. જો કે, ક્વેરીની શક્તિ તમને ફક્ત એવી વિનંતી કરવાની મંજૂરી આપે છે કે ઍક્સેસ ફક્ત તે રેકોર્ડ્સ પાછા આપે છે જે ઉપરની સરેરાશ કિંમતની સ્થિતિને પૂરી કરે છે. વધુમાં, તમે ફક્ત આઇટમની નામ અને એકમ પ્રાઈસની યાદી માટે ડેટાબેઝને સૂચના આપી શકો છો.
એક્સેસમાં ડેટાબેઝ પ્રશ્નોની શક્તિ વિશે વધુ માહિતી માટે, માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2013 માં સિમ્પલ ક્વેરી બનાવવાનું વાંચો.
માહિતી ડેટાબેઝમાં માહિતી દાખલ કરવી
અત્યાર સુધી, તમે ડેટાબેઝમાં માહિતીને ગોઠવવા અને ડેટાબેઝમાંથી માહિતી પુનઃપ્રાપ્ત કરવા પાછળનાં ખ્યાલો શીખ્યા છે. પ્રથમ સ્થાને કોષ્ટકોમાં માહિતી મૂકવાની અમને હજુ પણ પદ્ધતિઓ છે! આ લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ બે પ્રાથમિક પદ્ધતિ પૂરી પાડે છે. પહેલી પદ્ધતિ ફક્ત વિંડોમાં કોષ્ટકને ડબલ પર ક્લિક કરીને લાવવા માટે છે અને તેના તળિયે માહિતી ઉમેરીને, જેમ એક સ્પ્રેડશીટમાં માહિતી ઉમેરશે
વપરાશ એ યુઝર મૈત્રીપૂર્ણ ફોર્મ ઈન્ટરફેસ પણ પૂરા પાડે છે જે યુઝર્સને ગ્રાફિકલ ફોર્મમાં માહિતી દાખલ કરવાની પરવાનગી આપે છે અને માહિતીને પારદર્શક રીતે ડેટાબેઝમાં પસાર કરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિ ડેટા એન્ટ્રી ઑપરેટર માટે ઓછી ડરાવવાની છે પરંતુ ડેટાબેસ એડમિનિસ્ટ્રેટરના ભાગ પર થોડી વધુ કાર્ય કરવાની જરૂર છે. વધુ માહિતી માટે, ઍક્સેસ 2013 માં ફોર્મ્સ બનાવવાનું વાંચો
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ રિપોર્ટ્સ
રિપોર્ટ્સ એક અથવા વધુ કોષ્ટકો અને / અથવા ક્વેરીઝમાં સમાવિષ્ટ ડેટાના આકર્ષક ફોર્મેટ કરેલ સારાંશોનો ઝડપથી ઉત્પાદન કરવાની ક્ષમતા પ્રદાન કરે છે. શૉર્ટકટ યુક્તિઓ અને ટેમ્પ્લેટોના ઉપયોગ દ્વારા, ડેટાબેઝ વપરાશકર્તાઓ શાબ્દિક રીતે મિનિટોની બાબતે અહેવાલો બનાવી શકે છે.
ધારો કે તમે વર્તમાન અને સંભવિત ગ્રાહકો સાથે પ્રોડક્ટ માહિતીને શેર કરવા માટે કેટલોગ બનાવવાની ઇચ્છા રાખો છો. અગાઉના વિભાગોમાં, અમે જાણીએ છીએ કે આ પ્રકારની માહિતી અમારા ડેટાબેઝથી ક્વેરીના શાણપણ ઉપયોગ દ્વારા પુનઃપ્રાપ્ત કરી શકાય છે. જો કે, યાદ રાખો કે આ માહિતી કોષ્ટક સ્વરૂપમાં રજૂ કરવામાં આવી હતી - બરાબર સૌથી આકર્ષક માર્કેટિંગ સામગ્રી નહીં! અહેવાલ ગ્રાફિક્સ, આકર્ષક ફોર્મેટિંગ અને પૃષ્ઠ ક્રમાંકનના સમાવેશને મંજૂરી આપે છે. વધુ માહિતી માટે, ઍક્સેસ 2013 માં રિપોર્ટ્સ બનાવવાનું જુઓ.