કેવી રીતે તમારા વર્ડ દસ્તાવેજો સંગઠિત રાખો

જ્યારે તમે ફાઈલો શોધી રહ્યાં છો ત્યારે થોડું સંવહન લાંબા સમય સુધી જાય છે

જો તમે તમારા માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ ફાઈલોની શોધ કરતા તેના કરતા વધુ સમય પસાર કરો છો, તો તે સમય અને સંગઠનાત્મક વિશિષ્ટતાઓનો લાભ લેવાનો સમય છે.

થંબનેલ્સ સાથે બધા વર્ડ ફાઇલો સાચવો

પૂર્વાવલોકન છબી અથવા થંબનેલ સાથે પ્રત્યેક Word ફાઇલને સાચવવાથી તેમને ખોલ્યા વગર ઓળખવામાં સરળ બનાવે છે. તમે માત્ર કેટલાક પગલાંઓ અનુસરીને પૂર્વાવલોકન અથવા થંબનેલ છબી સાથે તમામ વર્ડ દસ્તાવેજોને સાચવી શકો છો:

1. માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ ખોલો
2. મેનુ બારમાં ફાઇલ પર ક્લિક કરો.
3. ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂના તળિયે પ્રોપર્ટીઝ પસંદ કરો.
4. સારાંશ ટૅબ પર ક્લિક કરો.
5. આ દસ્તાવેજ સાથે પૂર્વાવલોકન ચિત્ર સાચવો અથવા બધા વર્ડ દસ્તાવેજો ( શબ્દના તમારા સંસ્કરણના આધારે) માટે થંબનેલ્સ સાચવો આગળ ચેક માર્ક મૂકો.
6. ઓકે ક્લિક કરો

Word દસ્તાવેજ ગુણધર્મો અપડેટ કરો

જો તમે મોટાભાગે વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ્સ સાથે કામ કરો છો જે સમાન નામો અને સ્થાનો ધરાવે છે, તો તમે ચોક્કસપણે વર્ડના દસ્તાવેજ ગુણધર્મોની સુવિધાનો લાભ લેવા માગો છો. ફાઇલ > ગુણધર્મો > સારાંશ પર પાછા જાઓ અને ટિપ્પણીઓ, કીવર્ડ્સ, કેટેગરી, ટાઇટલ અથવા વિષયની માહિતી શામેલ કરો-જે ફાઇલોને અલગ પાડવા માટે તમને મદદ કરશે. જ્યારે તે શોધ કરવા માટે સમય આવે છે, ત્યારે શબ્દ તમને જરૂર બરાબર શોધી શકે છે.

તમારા કમ્પ્યુટર પર ફોલ્ડર્સ બનાવો અને તેમને વાપરો

તમારા બધા વર્ડ દસ્તાવેજો માટે આગળ એક ફોલ્ડર સેટ કરો અને તેને કંઈક ભૂલી જાઓ જેમ કે તમે "માયવર્ડ ડોક્સ." તે નામો સાથે ફોલ્ડર્સ સાથે પૉપ્યુલેટ કરો જે તમને અર્થપૂર્ણ બનાવે છે અને તેનો ઉપયોગ કરે છે. જો તમે સાપ્તાહિક મીટિંગ નોંધો તૈયાર કરવા માટે જવાબદાર છો, ઉદાહરણ તરીકે, તે નોટ્સ માટે ફોલ્ડર બનાવો અને મહિના અથવા વર્ષ માટે વધારાની ફોલ્ડર્સ શામેલ કરો.

જો તમારી પાસે તમારા કમ્પ્યુટર પર વેદના થયેલા વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ્સના વર્ષો હોય અને તેમને ખોલવા માટે સમય હોય અને તે નક્કી કરે કે તે કીપરો છે અથવા ન હોય, તો તે દરેક વર્ષ માટે ફોલ્ડર બનાવો કે જે જૂના દસ્તાવેજ છે અને 2010 માંના તમામ દસ્તાવેજોને છોડો એક ફોલ્ડર, 2011 માં બીજા અને તેથી તે જ્યાં સુધી તમે તેમની ફરી મુલાકાત લેવા માટે સમય નથી.

સુસંગત ફાઇલ નેમિંગ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરો

નામકરણ પદ્ધતિ અધિષ્ઠાપિત કરવાનું કદાચ સૌથી અગત્યની વસ્તુ છે જે તમે ઇચ્છો તે ફાઇલોને શોધવામાં સમય આવે ત્યારે મદદ કરી શકો છો કોઈ તમારી ફાઇલોને નામ આપવાનો કોઈ યોગ્ય રસ્તો નથી, પરંતુ નામકરણ પ્રણાલી પસંદ કરીને અને તેનો ઉપયોગ સતત પ્રયત્નશીલ છે. સૂચનો છે:

• દસ્તાવેજનો પ્રકાર શામેલ કરો, જેથી તમે એક નજરમાં કહી શકો કે "કોન્ટ્રાક્ટ," "લીઝ" અથવા "ન્યૂઝલેટર" શામેલ છે તે કોઈપણ ફાઇલ નામ તે પત્ર નથી જે તમે શોધી રહ્યા છો.
• ગ્રાહકનું નામ (અથવા દસ્તાવેજો અક્ષરો હોય તો પ્રાપ્તકર્તાનું છેલ્લું નામ) સાથેનું નામ શરૂ કરો.
• ફાઇલ નામમાં તારીખ શામેલ કરો.

તમારો સમય લો

જો તમારું કમ્પ્યુટર પહેલેથી જ ફાઈલો સાથે ભરવા છે, તો તમારી સંસ્થાકીય સમસ્યાઓનો એકવારમાં સામનો કરવો નહીં. નોકરીને તોડી પાડવા માટે ટુકડા કરો અને દિવસમાં 15 મિનિટનો ખર્ચ કરો. જેમ જેમ તમે તમારા કમ્પ્યુટર પર છૂટાછવાયા વર્ડ ફાઇલોને ગોઠવાતા હોવ, તેમ તમે તેને બનાવેલ ફોલ્ડર્સમાંથી એક બનાવો, નવું ફોલ્ડર બનાવો, અથવા તેમને કાઢી નાંખો ન હોય તો જો તમે તમારું મન ન બનાવી શકતા હોવ, તો તેમને હોલ્ડ યુનિટડટ નામના ફોલ્ડરમાં મૂકો અને ભવિષ્યમાં અત્યાર સુધી પૂરતી દૂર કરો, જો તમે ફોલ્ડરને પછીથી ખોલ્યું ન હોય તો, તમે તેને કાઢી નાંખવાનું આરામદાયક અનુભવો છો. તમે કયા પ્રકારનાં ફોલ્ડર્સ કરો છો, તેમને તમારા એક મોટા વર્ડ ફોલ્ડરમાં મૂકો, જેથી તમને ક્યાં દેખાશે તે જાણશે