જો તમે મોટાભાગનાં વપરાશકર્તાઓની જેમ હો, તો તમે સંભવતઃ તમારા દસ્તાવેજોને નામ આપવા માટે શું વિચારી શકો છો જ્યારે તમે તેમને સાચવો છો. દુર્ભાગ્યે, આ તમને શોધ્યા વગર જે ફાઇલ તમે ઇચ્છતા હો તે શોધવાનું મુશ્કેલ બનાવી શકે છે- તમને ઇચ્છો તે શોધવા માટે તમારે ઘણી અલગ ફાઇલો પણ ખોલવી પડશે.
તમારા દસ્તાવેજો માટે નામકરણ પદ્ધતિ વિકસાવવી અને તેનો ઉપયોગ કરવાની ટેવ મેળવવાથી તમારો સમય અને હતાશા બચાવી શકાશે જ્યારે તમને જરૂર હોય તે દસ્તાવેજને શોધવાનો સમય આવે. અયોગ્ય ફાઇલનામો સાથે અગણિત દસ્તાવેજોની શોધ કરતાં, નામકરણ પ્રણાલી તમને તમારી શોધને ઝડપી બનાવશે.
જમણા નામકરણ પદ્ધતિ
તમારી ફાઇલોને નામ આપવાની એકમાત્ર યોગ્ય રીત નથી, અને નામકરણ સિસ્ટમ્સ વપરાશકર્તાથી વપરાશકર્તામાં બદલાશે. શું મહત્વનું છે તે પદ્ધતિ છે કે જે તમને સમજે છે તે શોધે છે, અને તે પછી તે સતત રીતે લાગુ પાડવી તમને શરૂ કરવા માટે અહીં કેટલીક ટિપ્સ આપી છે:
- તમારી ફાઇલના નામમાં દસ્તાવેજ બનાવ્યું હતું તે તારીખ શામેલ કરો: આ સંભવિત રૂપે ફાઇલ નામમાં શામેલ કરવા માટેના સૌથી સહાયરૂપ ઘટકો પૈકી એક છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમે પત્રવ્યવહાર સાથે વ્યવહાર કરો છો. જો તમે કોઈ દસ્તાવેજને બનાવતા હો ત્યારે તમને યાદ ન હોય તો પણ, તમે તમારી શોધ ચોક્કસ સમયગાળા સુધી સાંકડી થશો.
- તમારા ફાઇલ નામમાં પ્રાપ્તકર્તાનું નામ શામેલ કરો: અક્ષરો સાથે કામ કરતી વખતે આ એક ખાસ મૂલ્યવાન પ્રથા છે, પરંતુ કોન્ટ્રેક્ટ્સ, મેમોઝ અને નોંધો જેવા અન્ય પ્રકારનાં દસ્તાવેજો માટે તે સરળ તત્વ હોઈ શકે છે.
- સૂચવે છે કે ફાઇલ કયા પ્રકારનું દસ્તાવેજ છે: ફરીથી, આ અમુક વપરાશકર્તાઓ માટે આપેલું હશે, અને તે એટલા માટે છે કે તે ફાઇલના નામનો એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. જો તમે લખેલા પત્રને શોધી રહ્યાં છો, તો તમે નામની "કોન્ટ્રેક્ટ" અથવા "નોંધો" ધરાવતા ફાઇલને દૂર કરી શકો છો.
- તમે ફાઇલ નામના ઘટકોને કેવી રીતે હુકમ કરો છો તેના પર ધ્યાન આપો: જ્યારે તમે તમારી ફાઇલોને અલગ કરી શકતા નથી, ત્યારે તે તમને શોધવામાં સહાય કરે છે જ્યારે તમે શોધ કરો છો શબ્દના ખોલો સંવાદ બોક્સમાં, અથવા Windows Explorer માં સૉર્ટિંગ નિયંત્રણોનો ઉપયોગ કરીને, તમે તમારી ફાઇલોને આલ્ફાબેટીકલી (અથવા સંખ્યાત્મક રીતે) સૉર્ટ કરી શકો છો જેથી તે ફાઇલ નામમાં પ્રથમ અક્ષર દ્વારા સૉર્ટ કરે.
આ ફાઇલોને નામ આપવા પર ટીપ્સની વિસ્તૃત સૂચિ નથી, પરંતુ પ્રારંભ કરવા માટે આ એક સારું સ્થાન છે. એકવાર તમે તમારી ફાઇલોને સુસંગત રીતે નામ આપવાની પ્રથા શરૂ કરી લો પછી, તમે એક સિસ્ટમ વિકસાવશો જે તમારા માટે શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરે છે અને સંભવિતપણે તમારી પોતાની કેટલીક યુક્તિઓ સાથે આવે છે.