શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન માં દસ્તાવેજો શેરિંગ

કેવી રીતે સુરક્ષિત લોકો સાથે ફાઈલો શેર કરો

શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન, માઈક્રોસોફ્ટ દ્વારા હોસ્ટ મેઘ-આધારિત સેવા, ઓફિસ 365 યોજનાનો ભાગ છે, અથવા તેને શેરપોઈન્ટ સર્વર પર ઍડ-ઑન તરીકે મેળવી શકાય છે. નવી અને અપગ્રેડ કરેલ શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન સેવાઓમાં મુખ્ય રસ ઇન્ટરેક્ટિવ વાતચીતને ઓનલાઇન સુધારવા અને તેને સહેલાઇથી અને વધુ પ્રમાણમાં સફરમાં દસ્તાવેજોને શેર કરવા માટે બનાવવાનું છે.

જો તમે પહેલેથી SharePoint Online વપરાશકર્તા છો, તો તમે અપગ્રેડ કરેલ સેવાઓની પૂર્વાનુમાન કરી શકો છો. SharePoint ઑનલાઇન માં હવે મોબાઇલ ફોન્સ અને ગોળીઓ અને સીમલેસ સોશિયલ અનુભવનો ઉપયોગ સામેલ છે. Office 365 માં પણ શામેલ છે, વ્યવસાય માટે વનડ્રાઇવ, ક્લાઉડમાં દસ્તાવેજ સ્ટોરેજ માટે OneDrive નું વ્યવસાયિક સંસ્કરણ જે તમને તમારા કમ્પ્યુટર અથવા કંપની સર્વર પર સંગ્રહિત ફાઇલો સાથે સુમેળ કરવા માટે સક્ષમ કરે છે.

જૂથોમાં પરવાનગીઓ અને વપરાશકર્તાઓની ગોઠવણી

SharePoint Online માં દસ્તાવેજોને વહેંચવા માટેની પરવાનગીઓ ઇચ્છિત વપરાશકારની ઍક્સેસ અનુસાર શ્રેષ્ઠ કરવામાં આવે છે. શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન માટે પરવાનગીઓના સ્તરોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• વપરાશકર્તાઓ - એક બ્રાઉઝરમાં દસ્તાવેજો જુઓ
• સભ્યો - દસ્તાવેજો સંપાદિત કરો અથવા ફાળો આપો
• કુલ સ્ત્રોતમાં માલિકોનો - શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન સાઇટની સંપૂર્ણ નિયંત્રણ પરવાનગી છે

મુલાકાતીઓને દસ્તાવેજો ડાઉનલોડ કરવા માટે, પરવાનગીઓમાં "વાંચવું" ઍક્સેસનો સમાવેશ થવો આવશ્યક છે.

કોઈ વિશિષ્ટ વપરાશકર્તા જૂથ અથવા ટીમ સહયોગ સ્થાપિત કરવા માટે નવા જૂથ નામો બનાવી શકાય છે. "સાઇટ ડિઝાઇનર્સ," "લેખકો," અને "ગ્રાહકો," ઉદાહરણો છે.

તમારી સંસ્થા બહાર દસ્તાવેજો શેરિંગ

બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ સામાન્ય રીતે સપ્લાયર્સ, સલાહકારો અને ગ્રાહકો કે જે તમે સમયાંતરે દસ્તાવેજોને શેર કરવા માંગો છો.

શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન માલિકો, જેમની પાસે સંપૂર્ણ નિયંત્રણ પરવાનગી છે, તેઓ બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ સાથે દસ્તાવેજો શેર કરી શકે છે. શેરિંગ દસ્તાવેજો માટે પરવાનગીઓ વધુ સારી રીતે મેનેજ કરવા માટે બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ મુલાકાતી અથવા સભ્ય વપરાશકર્તા જૂથોમાં ઉમેરી શકાય છે.

• ગેસ્ટ લિંક્સ શેર કરો. શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરીમાંથી દસ્તાવેજો જોવા માટે એક અતિથિ લિંક ઇમેઇલ દ્વારા શેર કરી શકાય છે. દસ્તાવેજોને અન્ય કોઈની સાથે શેર કરવામાં આવશે તે જોખમ ઘટાડવા માટે, તમારે બાહ્ય વપરાશકર્તાઓને સાઇન ઇન કરવાની જરૂર પડી શકે છે. આ પગલું માટે મુલાકાતીઓ (અથવા વાંચેલા ઍક્સેસ સાથેના બિનસલામત વપરાશકર્તાઓ) પરવાનગીઓ જૂથને સેટ કરવાની જરૂર છે જેથી ગેસ્ટ લિંક્સ ન હોઈ શકે. અનામિક વપરાશકર્તાઓ દ્વારા ખોલવામાં
• સભ્યો સાથે શેર કરો. જો તમારા બાહ્ય વપરાશકર્તાઓને Office 365 પર સબસ્ક્રિપ્શન હોય અથવા તમારી સાઇટનાં સભ્યો હોય, તો તમે વહેંચાયેલ દસ્તાવેજોને ઍક્સેસ કરતા પહેલા તેમને સાઇન ઇન કરવાની જરૂર પડી શકે છે. આ પગલું ધારે છે કે તમે તેમને સભ્ય પરવાનગીઓ જૂથમાં ઉમેર્યા છે. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ વિનાના બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ ફાઇલને ડાઉનલોડ કરી શકે છે, જ્યાં સુધી તેમને વાંચવાની ઍક્સેસ મળી જાય
• વ્યવસાય માટે OneDrive થી સાર્વજનિક લિંક શેર કરો OneDrive એ Office 365 માં આવેલ દસ્તાવેજ સ્ટોરેજ એરિયા છે જો તમારી સેવા અપગ્રેડ કરવામાં આવી છે. SharePoint Online દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરીથી અલગ બાહ્ય જાહેર વપરાશકર્તાઓ સાથે ફાઇલોને શેર કરવા માટે OneDrive નો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ થાય છે. એકડ્રાઇવને એક દસ્તાવેજ અથવા દસ્તાવેજની અંતિમ આવૃત્તિ તરીકે માનવામાં આવે છે- વેબસાઇટ અથવા બ્લોગ પરથી લિંક તરીકે પોસ્ટ કરવા, ઉદાહરણ તરીકે. તમારી શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરી સ્રોત હોઈ શકે છે, તેથી જો તમે આ રીતે વનડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરવાનું પસંદ કરો છો, તો બે ક્ષેત્રોને ભેદ પાડવા માટે તમને OneDrive ની કૉપિ બનાવો.

• તમારી સંસ્થામાં દસ્તાવેજો શેર કરી રહ્યાં છે. આંતરિક વપરાશકર્તાઓ તમારી સંસ્થા અથવા અન્ય વિભાગોમાંના લોકો છે ખાસ કરીને તમે દસ્તાવેજો અલગ રીતે શેર કરો છો, તમે જૂથમાં કામ કરો છો અને સહયોગ કરો છો અથવા તમે અન્ય લોકો માટે જ્ઞાન અથવા દસ્તાવેજના સંસ્કરણની વર્તમાન સ્થિતિ જોવા માટે ઇન્ટ્રાનેટ પર દસ્તાવેજો પોસ્ટ કરો છો તેના આધારે.
• સભ્યો સાથે શેર કરો. શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન સાથે ઓફિસ 365 નો ઉપયોગ કરીને ઓફિસ વેબ એપ્સ, બ્રાઉઝર-આધારિત લાઇટવેઇટ સેવાનો ઉપયોગ કરે છે જેનો ઉપયોગ તમે ઑનલાઇન દસ્તાવેજો બનાવવા, સંપાદિત કરવા અને શેર કરવા માટે કરી શકો છો. માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સાથેના વપરાશકર્તાઓ સભ્યો સાથે શેર કરવા માટે SharePoint Online માં સંગ્રહિત ફાઇલો સાથે તેમના કમ્પ્યુટરથી ફાઇલોને સુમેળ કરી શકે છે. ઉપરાંત, માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ ધરાવતા વપરાશકર્તાઓ ઑફલાઇનમાં કાર્ય કરવા માટે કમ્પ્યુટર અથવા મોબાઇલ ડિવાઇસમાં SharePoint Online માંથી ફાઇલો અને ફોલ્ડર્સને સમન્વિત કરી શકે છે.
• Nonmembers સાથે શેર કરો. ધારી રહ્યા છીએ કે તમારા સંગઠનમાં દરેકની પાસે ઑફિસ 365 માટે સબ્સ્ક્રિપ્શન નથી, પરવાનગી જૂથ પર આધાર રાખીને દસ્તાવેજો શેર કરી શકાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમારા સંગઠનમાં એક્ઝિક્યુટીટી ટીમો જેવા નોન-મીમ્બર્સને માર્કેટીંગ દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરીનું મૂલ્યાંકન કરવાની જરૂર પડી શકે છે, જ્યાં બજારની બુદ્ધિ અથવા ગ્રાહક અનુભવો ક્ષેત્રે મેળવવામાં આવે છે.

• વનડ્રાઇવથી શેર કરો તમે આંતરિક વપરાશકર્તાઓ સાથે ફાઇલોને OneDrive થી શેર કરી શકો છો. શેરપોઈન્ટ ઓનલાઇન દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરીમાં દસ્તાવેજોને ખસેડતા પહેલાં તમે એકજ વિસ્તાર તરીકે વનડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરી શકો છો.