તમે ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો તે માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસના આધારે, તેમાં વિવિધ કાર્યક્રમો હોઈ શકે છે મૂળભૂત તકનીકમાં વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઈન્ટ અને આઉટલુકનો સમાવેશ થાય છે. પાવરપોઈન્ટ કોઈ સહજ સુરક્ષા ઓફર કરતી નથી, પરંતુ શબ્દ, એક્સેલ અને આઉટલુક બધા કેટલાક સ્તરના એન્ક્રિપ્શન પ્રદાન કરે છે.
વર્ડ ડૉક્સ સુરક્ષિત
માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ્સ (વર્ડ 2000 અને નવું) માટે, ફાઇલ સાચવતી વખતે તમે સુરક્ષાનાં ઉચ્ચ સ્તરને પસંદ કરી શકો છો. ફક્ત "સાચવો" પર ક્લિક કરવાને બદલે, ફાઇલ પર ક્લિક કરો, પછી આ રીતે સાચવો અને આ પગલાંઓ અનુસરો:
- સંવાદ બૉક્સ સંગ્રહો ફાઇલના ઉપલા જમણા ખૂણામાં સાધનો પર ક્લિક કરો
- સુરક્ષા વિકલ્પો પર ક્લિક કરો
- સુરક્ષા વિકલ્પો બૉક્સ વિવિધ વિકલ્પો પૂરા પાડે છે:
- જો તમે પાસવર્ડ વગર સંપૂર્ણપણે ફાઇલ ઍક્સેસ કરી શકો, તો તમે ખોલવા માટે પાસવર્ડની આગળના બૉક્સમાં પાસવર્ડ દાખલ કરી શકો છો
- વર્ડ 2002 અને 2003 માં, તમે ઉચ્ચ સ્તરનું એન્ક્રિપ્શન પસંદ કરવા માટે પાસવર્ડ બોક્સની આગળ ઉન્નત બટન પર ક્લિક કરી શકો છો જે તોડવા માટે પણ મુશ્કેલ છે
- તમે ફાઇલ ખોલવા માટે અન્ય લોકો માટે બરાબર છે કે નહીં તે બદલ પાસવર્ડમાં તમે પાસવર્ડમાં દાખલ કરી શકો છો, પરંતુ તમે ફાઇલમાં ફેરફાર કરી શકે તે પ્રતિબંધિત કરવા માંગો છો
- સિક્યોરિટી વિકલ્પો બોક્સની નીચે પણ દસ્તાવેજના ગોપનીયતાને સુરક્ષિત રાખવા માટે કેટલીક પસંદગીઓ પૂરી પાડે છે:
- સેવ પર ફાઇલ ગુણધર્મોમાંથી વ્યક્તિગત માહિતીને દૂર કરો
- પ્રિન્ટિંગ, બચત અથવા ફાઇલ મોકલવા પહેલાં ચેતવો જે ટ્રૅક કરેલી ફેરફારો અથવા ટિપ્પણીઓ ધરાવે છે
- મર્જ સચોટતાની સુધારણા માટે રેન્ડમ નંબર સ્ટોર કરો
- છુપાવેલી માર્કઅપ જ્યારે ખોલતી વખતે અથવા સાચવવામાં આવે ત્યારે બનાવો
- સુરક્ષા વિકલ્પો બૉક્સને બંધ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો
- તમારી ફાઇલ માટે નામ પસંદ કરો અને સાચવો ક્લિક કરો
એક્સેલ ફાઈલો સુરક્ષિત
એક્સેલ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ માટે ખૂબ સમાન પ્રકારની સુરક્ષા આપે છે. ફક્ત ફાઇલ પર ક્લિક કરો, આ રીતે સાચવો અને આ પગલાંઓ અનુસરો:
- સંવાદ બૉક્સ સંગ્રહો ફાઇલના ઉપલા જમણા ખૂણામાં સાધનો પર ક્લિક કરો
- સામાન્ય વિકલ્પો પર ક્લિક કરો
- જો તમે પાસવર્ડ વગર સંપૂર્ણપણે ફાઇલ ઍક્સેસ કરી શકો, તો તમે ખોલવા માટે પાસવર્ડની આગળના બૉક્સમાં પાસવર્ડ દાખલ કરી શકો છો
- ઉચ્ચ સ્તરના એન્ક્રિપ્શનને પસંદ કરવા માટે તમે પાસવર્ડ બૉક્સની પાસેના ઉન્નત બટન પર ક્લિક કરી શકો છો જે તોડી પાડવા પણ મુશ્કેલ છે
- તમે ફાઇલ ખોલવા માટે અન્ય લોકો માટે બરાબર છે કે નહીં તે બદલ પાસવર્ડમાં તમે પાસવર્ડમાં દાખલ કરી શકો છો, પરંતુ તમે ફાઇલમાં ફેરફાર કરી શકે તે પ્રતિબંધિત કરવા માંગો છો
- સામાન્ય વિકલ્પો બૉક્સને બંધ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો
- તમારી ફાઇલ માટે નામ પસંદ કરો અને સાચવો ક્લિક કરો
આઉટલુક PST ફાઇલ્સ સુરક્ષિત
ઇનકમીંગ અથવા આઉટગોઇંગ ઇમેઇલ સંદેશાઓ અને તેમના ફાઇલ જોડાણોના વાસ્તવિક ડિજિટલ હસ્તાક્ષર અને એન્ક્રિપ્શન એ એક સંપૂર્ણ અલગ સમસ્યા છે જેનો અન્ય સમય સમજાવી શકાય. જો કે, જો તમે તમારા Microsoft Outlook ફોલ્ડર્સમાંથી એક PST ફાઇલમાં ડેટા નિકાસ કરો છો, તો તમે અન્ય લોકો દ્વારા ડેટા ઍક્સેસિબલ નથી તેની ખાતરી કરવા માટે રક્ષણ ઉમેરી શકો છો. ફક્ત આ પગલાંઓ અનુસરો:
- ફાઇલ પર ક્લિક કરો
- આયાત અને નિકાસનો ઉપયોગ કરો
- ફાઈલમાં નિકાસ પસંદ કરો અને આગળ ક્લિક કરો
- વ્યક્તિગત ફોલ્ડર ફાઇલ (.pst) પસંદ કરો અને આગળ ક્લિક કરો
- ફોલ્ડર અથવા ફોલ્ડર્સ જે તમે નિકાસ કરવા ઇચ્છો છો તે પસંદ કરો (અને જો તમે ઇચ્છો તો સબફોલ્ડરો શામેલ કરવા માટે બૉક્સને પસંદ કરો ) અને તે પછી આગલું ક્લિક કરો
- આઉટપુટ પથ અને ફાઇલ નામ ચૂંટો અને તમારા નિકાસ ફાઇલ માટે કોઈ એક વિકલ્પ પસંદ કરો, પછી સમાપ્ત ક્લિક કરો
- નિકાસ કરેલી આઇટમ્સ સાથે ડુપ્લિકેટ્સને બદલો
- ડુપ્લિકેટ વસ્તુઓને બનાવવાની મંજૂરી આપો
- ડુપ્લિકેટ આઇટમ્સને નિકાસ કરશો નહીં
- એન્ક્રિપ્શન સેટિંગ હેઠળ, નીચેના વિકલ્પોમાંથી એક પસંદ કરો
- કોઈ એન્ક્રિપ્શન નથી
- સંકોચનીય એન્ક્રિપ્શન
- હાઇ એન્ક્રિપ્શન
- સ્ક્રીનના તળિયે એનક્રિપ્ટ થયેલ પી.એસ.ટી. ફાઇલને ખોલવા માટે ઉપયોગમાં લેવા માટે પાસવર્ડ દાખલ કરો (ખાતરી કરવા માટે કે તમે જે રીતે તમારો ઈરાદો હતો તે પાસવર્ડને જોડવા માટે તમારે બન્ને બૉક્સમાં સમાન પાસવર્ડ દાખલ કરવો જોઈએ, અન્યથા તમે તમારા પોતાના ખોલવા માટે સમર્થ હશો નહીં. ફાઇલ)
- તમારી પાસવર્ડની સૂચિમાં આ પાસવર્ડ સાચવો કે નહીં તે પસંદ કરો
- ફાઇલ નિકાસ પૂર્ણ કરવા માટે ઑકે ક્લિક કરો
(એન્ડી ઓ'ડોનેલ દ્વારા સંપાદિત)