મોટાભાગની કંપનીઓ માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ અને એક્સેલમાં શું કરી શકાય તે અંગે પરિચિત છે, પણ સમજવું કે માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ કઈ રીતે કરી શકે છે તે સમજવું સહેલું નથી. ડેટાબેઝો બનાવવાનો અને તેમને જાળવી રાખવાનો પ્રયાસ એ સ્રોતોનો બિનજરૂરી ઉપયોગ જેવી લાગે છે. જો કે, નાના ઉદ્યોગો માટે, આ પ્રોગ્રામ વિવિધ વિશિષ્ટ લાભો પ્રદાન કરી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તે વૃદ્ધિ અને સંગઠનનું સંચાલન કરવા માટે આવે છે.
એક્સેલ અથવા વર્ડની સરખામણીમાં માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસ નાની કંપનીઓ માટે ડેટા અને પ્રોજેક્ટ્સને ટ્રૅક રાખવા માટે વધુ મજબૂત રીત પૂરી પાડે છે. ઍક્સેસ વધુ સામાન્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવાતા Microsoft એપ્લિકેશનો કરતાં વધુ સમય લે છે, પરંતુ તે ટ્રેકિંગ પ્રોજેક્ટ્સ, બજેટ્સ અને વૃદ્ધિ માટે સૌથી વધુ મૂલ્ય ઉમેરે છે. તુલનાત્મક અને વિશ્લેષણ માટે નાના વેપાર ચલાવવા માટે જરૂરી તમામ ડેટા એક જ પ્રોગ્રામમાં જાળવવામાં આવે છે, જે કોઈપણ અન્ય પ્રોગ્રામ કરતા અહેવાલો અને ચાર્ટ્સને ચલાવવાનું સરળ બનાવે છે. માઈક્રોસોફ્ટ શીખવાની પ્રક્રિયા સરળ બનાવવા માટે ઘણાં ટેમ્પલેટો પ્રદાન કરે છે અને વપરાશકર્તાઓ ટેમ્પ્લેટોને કસ્ટમાઇઝ કરી શકે છે કારણ કે તે જાય છે. માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસના ફંડામેન્ટલ્સને સમજવાથી નાના ઉદ્યોગો તેમની રોજિંદી કામગીરીમાં સંપૂર્ણ મૂલ્ય જોઈ શકે છે.
જો તમે પહેલાથી સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરો છો, તો એક્સેલ સ્પ્રેડશીટને એક્સેસ ડેટાબેઝમાં કન્વર્ટ કરવાનું સરળ છે.
ગ્રાહક માહિતી જાળવણી
ડેટાબેઝ ઉદ્યોગોને દરેક ક્લાયન્ટ અથવા ગ્રાહક માટે તમામ જરૂરી માહિતી, સરનામાં, ઑર્ડર માહિતી, ઇન્વૉઇસેસ અને ચુકવણીઓ સહિત, ટ્રૅક કરવા દે છે. જ્યાં સુધી ડેટાબેઝ નેટવર્ક પર સંગ્રહિત હોય ત્યાં સુધી બધા કર્મચારીઓ તેને ઍક્સેસ કરી શકે છે, વપરાશકર્તાઓ માહિતીને ચાલુ રાખે છે તે વર્તમાનમાં રહે છે. ક્લાઈન્ટ માહિતી દરેક નાના વેપાર માટે જટિલ છે કારણ કે, ડેટાબેઝ સુરક્ષિત કરી શકાય છે. ડેટાબેઝમાં સ્વરૂપો ઉમેરવાથી નાના ઉદ્યોગોને મદદ મળે છે કે જે ડેટા સતત તમામ કર્મચારીઓ દ્વારા દાખલ કરવામાં આવે છે.
વપરાશકર્તાઓ પ્રોગ્રામથી પરિચિત બન્યા હોવાથી વધુ વિસ્તૃત ઘટકો ઉમેરી શકાય છે, જેમ કે ક્લાયન્ટ સરનામાંઓ માટે મેપિંગ. આનાથી કર્મચારીઓ નવા ગ્રાહકો માટેના સરનામા અથવા ડિલિવરી માટે પ્લાન રૂટને ચકાસવા દે છે. તે વ્યવસાયોને ઇન્વૉઇસેસ બનાવવા અને ઇમેઇલ્સ અથવા નિયમિત મેઇલ મોકલવામાં અને કેવી રીતે અને કેવી રીતે ઇન્વૉઇસેસ ચૂકવવામાં આવ્યા હતા તે ટ્રૅક કરવા માટે સક્ષમ બનવાની મંજૂરી પણ આપે છે. એક્સેસમાં ગ્રાહક ડેટાને અદ્યતન અને સ્ટોર કરવાનું સ્પ્રેડશીટ અથવા વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ કરતાં વધુ વિશ્વસનીય છે, અને તે માહિતીનું સંચાલન કરવા સ્ટ્રીમલાઇન્સ છે.
ટ્રેકિંગ નાણાકીય ડેટા
ઘણા ધંધાઓ ખાસ કરીને ટ્રેકિંગ ફાઇનાન્સ માટે સોફ્ટવેર ખરીદે છે, પરંતુ એક નાનાં કારોબાર માટે જે માત્ર બિનજરૂરી છે, તે વધારાની કાર્ય બનાવવાનું વલણ ધરાવે છે. ઇન્વૉઇસેસ બનાવવા અને ટ્રૅક કરવા માટે સક્ષમ હોવા ઉપરાંત, તમામ વ્યવસાય ખર્ચ અને ટ્રાન્ઝેક્શન એક જ પ્રોગ્રામ દ્વારા રેકોર્ડ કરી શકાય છે. આઉટલુક અને ઍક્સેસ સહિતની સંપૂર્ણ માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સ્યુટ ધરાવતા કંપનીઓ માટે, આઉટલુકમાં ચુકવણીની રીમાઇન્ડર્સને ડેટાબેસ સાથે લિંક કરી શકાય છે. જ્યારે રીમાઇન્ડર પૉપ અપ થાય છે, ત્યારે વપરાશકર્તાઓ આવશ્યક ચૂકવણી કરી શકે છે, ઍક્સેસમાં ડેટા દાખલ કરી શકો છો, પછી રીમાઇન્ડર બંધ કરી શકો છો.
વ્યવસાય વધતું જાય તેમ વધુ આધુનિક સોફ્ટવેર ખરીદવું જરૂરી બની શકે છે, અને તે વ્યવસાયોને ફાયદો છે જો તેમના તમામ નાણાકીય ડેટા ઍક્સેસમાં સંગ્રહિત થાય. ઘણા અન્ય પ્રોગ્રામ્સ એક્સેસમાંથી નિકાસ કરેલા ડેટાને સમાવી શકે છે, સમય આવે ત્યારે માહિતીને સ્થળાંતર કરવું સરળ બનાવે છે.
માર્કેટિંગ અને સેલ્સ મેનેજિંગ
ઍક્સેસનો ઉપયોગ કરવાના સૌથી ઓછા ઉપયોગમાં લેવાતા, પરંતુ શક્તિશાળી માર્ગોમાં માર્કેટિંગ અને વેચાણની માહિતીનું નિરીક્ષણ કરવું છે. ડેટાબેઝમાં પહેલાથી સ્ટોર કરેલી હાલની ક્લાઇન્ટ માહિતી સાથે, જેઓ ઈ-મેઇલ, ફ્લાયર્સ, કુપન્સ અને નિયમિત પોસ્ટ મોકલવા માટે સરળ છે, જેઓ વેચાણ અથવા વિશેષ ઑફરમાં રસ ધરાવતા હોઈ શકે છે. નાના વેપારો પછી માર્કેટિંગની ઝુંબેશને અનુસરીને કેટલી હાલની ક્લાઈન્ટોએ પ્રતિક્રિયા આપી તે જોઈ શકે છે.
નવા ગ્રાહકો માટે, એક જ સ્થાનથી સમગ્ર ઝુંબેશો બનાવી અને નિરીક્ષણ કરી શકાય છે આ કર્મચારીઓ માટે પહેલેથી જ પૂર્ણ થઈ ગયું છે તે જોવાનું સરળ બનાવે છે અને શું કરવું બાકી રહે છે અથવા અપ્સને અનુસરવાની જરૂર છે
ટ્રેકિંગ ઉત્પાદન અને ઇન્વેન્ટરી
ક્લાયન્ટ ટ્રેકિંગ જેવી જ, ઈન્વેન્ટરી, સ્રોતો પરના ડેટાને ટ્રૅક કરવા સક્ષમ છે, અને કોઈ પણ વ્યવસાય માટે સ્ટોક મહત્વપૂર્ણ છે. વપરાશ વેરહાઉસીસને શિપમેન્ટ્સ પર ડેટા દાખલ કરવાનું અને કોઈ ચોક્કસ પ્રોડક્ટની વધુ ઓર્ડર કરવાનો સમય ક્યારે છે તે જાણવા માટે સરળ બનાવે છે. આ ખાસ કરીને એવા ઉત્પાદકો માટે અગત્યનો છે કે જેના માટે ઉત્પાદન પૂર્ણ કરવા માટે વિવિધ સ્રોતોની જરૂર પડે, જેમ કે વિમાન ભાગો અથવા સક્રિય ફાર્માસ્યુટિકલ ઘટકો.
સર્વિસ ઉદ્યોગોને ઇન્વેન્ટરી રાખવી પડે છે, અને તે બધી માહિતીને એક સ્થાને રાખવાથી તે જોવાનું સરળ બનાવે છે કે કમ્પ્યૂટરને કયા કર્મચારીને સોંપવામાં આવ્યું છે અથવા જ્યારે ઓફિસ સાધનોને અપગ્રેડ કરવાની જરૂર છે તે નક્કી કરે છે. ટ્રેકિંગ વાહનો, મોબાઇલ ઉપકરણો, સીરીયલ નંબર, રજીસ્ટ્રેશન માહિતી, વપરાશકર્તા લોગ્સ અથવા હાર્ડવેર લાઇફ સ્પૅન્સ, નાના વેપારો તેમના હાર્ડવેરને વધુ સરળતાથી ટ્રેક કરવા માટે સક્ષમ હશે.
હાર્ડવેરથી આગળ, વ્યવસાયને સૉફ્ટવેર ટ્રૅક કરવા માટે સક્ષમ થવાની જરૂર છે. રજિસ્ટ્રેશન અને કમ્પ્યુટર્સની સંખ્યાથી સૉફ્ટવેરની માહિતી અને વપરાશકર્તાને ઉપયોગમાં લેવાની મંજૂરી આપવામાં આવે છે, વ્યવસાયો તેમના વર્તમાન રૂપરેખાંકનો પર ઝડપથી અને સચોટતાથી માહિતીને ખેંચી લેવા માટે સક્ષમ છે. તાજેતરમાં વિન્ડોઝ એક્સપી માટે ટેકો પૂરો પાડવો એ એક નિશ્ચિત સ્મૃતિપત્ર તરીકે કામ કરે છે કે શા માટે તે જાણવું અગત્યનું છે કે સૉફ્ટવેર અને ઑપરેટિંગ સિસ્ટમ્સ વ્યવસાય કમ્પ્યુટર્સ અને ઉપકરણો પર શું છે.
ચાલી રહેલ રિપોર્ટ્સ અને વિશ્લેષણ
કદાચ ઍક્સેસનો સૌથી શક્તિશાળી પાસા એ તમામ ડેટામાંથી રિપોર્ટ્સ અને ચાર્ટ્સ બનાવવાની યુઝરની ક્ષમતા છે. જુદા જુદા ડેટાબેઝમાં સંગ્રહિત દરેકને સંકલન કરવા માટે સમર્થ હોવા એ છે કે માઇક્રોસોફ્ટને નાના વેપારો માટે પાવર હાઉસ બનાવવામાં આવે છે. વપરાશકર્તા ઝડપથી એક રિપોર્ટ પેદા કરી શકે છે જે વર્તમાન કિંમતના સંસાધનોના ખર્ચની સરખામણી કરે છે, એક ચાર્ટ બનાવે છે જે બતાવે છે કે આવનારી માર્કેટિંગ ઝુંબેશ માટે કેટલી સ્ટોક છે, અથવા વિશ્લેષણો ચલાવતા હોય છે જે ક્લાયન્ટ ચૂકવણીઓ પાછળ છે ક્વેરીઝ વિશે થોડું વધારે જ્ઞાન સાથે, નાના વેપારો તેઓ ડેટાને કેવી રીતે જુએ છે તેનું નિયંત્રણ લઈ શકે છે.
વધુ મહત્વનુ, માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસ અન્ય Microsoft ઉત્પાદનોમાં જોડાય છે. નાના વેપારો રિપોર્ટની સમીક્ષા કરી શકે છે, ક્લાઈન્ટ ડેટાને જોઈ શકે છે અને Word માં ઇન્વૉઇસેસ જનરેટ કરી શકે છે. મેઇલ મર્જ નિયમિત પોસ્ટ લેટર્સ બનાવી શકે છે જ્યારે વપરાશકર્તા એકસાથે Outlook માં ઇમેઇલ જનરેટ કરે છે. વિગતોને વધુ ઊંડાણવાળા દેખાવ માટે ડેટા એક્સેલમાં નિકાસ કરી શકાય છે, અને પ્રસ્તુતિ માટે પાવરપોઈન્ટને મોકલવામાં આવે છે. અન્ય તમામ Microsoft ઉત્પાદનો સાથે સંકલન એ કદાચ વ્યવસાયની બધી માહિતી કેન્દ્રિત કરવા માટે ઍક્સેસનો ઉપયોગ કરવાનો શ્રેષ્ઠ ઉપાય છે.