માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસમાં ત્રણ મુખ્ય ઘટકો છેઃ કોષ્ટકો, પ્રશ્નો અને સ્વરૂપો
કોઈ પણ કંપની જે મોટી માત્રાના ડેટાથી ભરેલી હોય છે જેને ટ્રૅક કરવાની જરૂર છે અથવા સિસ્ટમ દ્વારા જટિલ માહિતીનો ટ્રૅક રાખવા માટે પેપર ફાઇલિંગ, ટેક્સ્ટ દસ્તાવેજો અથવા સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરે છે, સ્વીચને ડેટા મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમમાં લઈ જવાથી ફાયદો થઈ શકે છે. માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2010 જેવી ડેટાબેઝ સિસ્ટમ, કંપનીની જરૂર હોય તે હોઈ શકે છે.
ડેટાબેઝ શું છે?
મોટાભાગના મૂળભૂત સ્તરે, ડેટાબેઝ ડેટાનું સંગઠિત સંગ્રહ છે. માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ જેવા ડેટાબેઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ (ડીબીએમએસ) તમને સૉફ્ટવેર સાધનો પૂરા પાડે છે જે તમને તે ડેટાને લવચીક રીતે ગોઠવવાની જરૂર છે. તે ડેટાબેઝમાંથી ડેટા ઉમેરવા, સંશોધિત કરવા અને કાઢી નાખવાની સુવિધાઓનો સમાવેશ કરે છે, ડેટાબેસમાં સંગ્રહિત ડેટા વિશેના પ્રશ્નો પૂછો અને પસંદ કરેલ સામગ્રીનો સારાંશ પ્રસ્તુત કરે છે.
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2010 ઘટકો
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ 2010 એ યુઝર્સને સરળ અને લવચીક ડીબીએમએસ સોલ્યુશન પૂરા પાડે છે. માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોડક્ટ્સનાં નિયમિત વપરાશકારો પરિચિત વિન્ડોઝ દેખાવ અને લાગણી અને અન્ય માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ ફેમિલી પ્રોડક્ટ્સ સાથે તંગ સંકલનની પ્રશંસા કરે છે.
વપરાશના મોટાભાગનાં ઘટકોનો વપરાશ જે મોટા ભાગના ડેટાબેઝ વપરાશકર્તાઓને મળે છે તે કોષ્ટકો, પ્રશ્નો અને સ્વરૂપો છે. જો તમે ફક્ત એક્સેસ સાથે શરૂઆત કરી રહ્યા છો અને તમારી પાસે પહેલાથી ઍક્સેસ એક્સેસ ડેટાબેઝમાં નથી, તો સ્ક્રેચમાં એક્સેસ 2010 ડેટાબેઝ બનાવવા વિશે વાંચો.
કોષ્ટકો બિલ્ડીંગ બ્લોક્સ છે
કોષ્ટકો કોઈપણ ડેટાબેઝનું મૂળભૂત બિલ્ડિંગ બ્લોક્સ છે જો તમે સ્પ્રેડશીટ્સથી પરિચિત છો, તો તમને ડેટાબેઝ કોષ્ટકો સમાન છે. લાક્ષણિક ડેટાબેઝ કોષ્ટકમાં કર્મચારીની માહિતી, નામ, જન્મ તારીખ અને શીર્ષક જેવી લાક્ષણિકતાઓ શામેલ હોઈ શકે છે. તે નીચે પ્રમાણે સંરચિત થઈ શકે છે:
- કર્મચારીનું ID
- છેલ્લું નામ
- પ્રથમ નામ
- શીર્ષક
- નમસ્કાર
- જન્મતારીખ
કોષ્ટકના નિર્માણની તપાસ કરો અને તમને મળશે કે કોષ્ટકની દરેક કૉલમ ચોક્કસ કર્મચારી લાક્ષણિકતાને અનુરૂપ છે- અથવા ડેટાબેઝ શરતોમાં વિશેષતા દરેક હરોળ એક ખાસ કર્મચારીને અનુલક્ષે છે અને તેના અથવા તેણીની માહિતી શામેલ છે તે બધા ત્યાં તે છે જો તે મદદ કરે છે, માહિતીની સ્પ્રેડશીટ-શૈલીની યાદી તરીકે દરેક કોષ્ટક વિશે વિચારો.
પ્રશ્નો માહિતી પુનઃપ્રાપ્ત કરો
ડેટાબેઝ કે જે માહિતી સંગ્રહ કરે છે તે નકામું હશે; તમે પણ માહિતી પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે પદ્ધતિઓ જરૂર છે જો તમે ટેબલમાં સંગ્રહિત માહિતીને યાદ કરવા માંગો છો, તો માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસ તમને ટેબલ ખોલવા અને તેમાં સમાવિષ્ટ રેકોર્ડ્સ દ્વારા સ્ક્રોલ કરવા દે છે. જો કે, જટિલ પ્રશ્નોના જવાબ આપવા માટે ડેટાબેઝની વાસ્તવિક શક્તિ તેની ક્ષમતાઓમાં રહે છે. ઍક્સેસ ક્વેરીઝ બહુવિધ કોષ્ટકોમાંથી ડેટાને ભેગી કરવાની ક્ષમતા પૂરી પાડે છે અને પુનઃપ્રાપ્ત ડેટા પર ચોક્કસ શરતો મૂકો.
કલ્પના કરો કે તમારી સંસ્થાને તે ઉત્પાદનોની સૂચિ બનાવવા માટે એક સરળ પદ્ધતિની જરૂર છે જે હાલમાં તેમની સરેરાશ કિંમતથી ઉપર વેચાણ કરે છે. જો તમે ઉત્પાદનની માહિતી કોષ્ટકને ખાલી કરો છો, તો આ કાર્યને પરિપૂર્ણ કરીને ડેટાની સૉર્ટ કરીને મોટી રકમની જરૂર પડશે અને હાથથી ગણતરીઓ કરી શકશે. જો કે, ક્વેરીની શક્તિ તમને એવી વિનંતી કરવાની મંજૂરી આપે છે કે ઍક્સેસ રિચર્સ માત્ર તે જ રેકોર્ડ્સ જે ઉપરોક્ત સરેરાશ ભાવોની સ્થિતિને પૂરી કરે છે. વધુમાં, તમે ડેટાબેસને ફક્ત આઇટમની નામ અને એકમ કિંમતની સૂચિ બતાવી શકો છો.
એક્સેસમાં ડેટાબેઝ પ્રશ્નોની શક્તિ વિશે વધુ માહિતી માટે, Microsoft Access 2010 માં સાદી ક્વેરી બનાવવાનું વાંચો.
ફોર્મ્સ સામેલ કરો માહિતી
અત્યાર સુધી, તમે ડેટાબેઝમાં માહિતીને ગોઠવવા અને ડેટાબેઝમાંથી માહિતી પુનઃપ્રાપ્ત કરવા પાછળના ખ્યાલો વિશે વાંચ્યું છે. તમારે હજી પણ કોષ્ટકોમાં માહિતીને પ્રથમ સ્થાને મૂકવાની પદ્ધતિઓની જરૂર છે. આ લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ બે પ્રાથમિક પદ્ધતિ પૂરી પાડે છે. પ્રથમ પદ્ધતિ એ વિન્ડો પર કોષ્ટકને બે વાર ક્લિક કરીને લાવવાનું છે. પછી, ટેબલની નીચે માહિતી ઉમેરો, જેમ તમે સ્પ્રેડશીટમાં માહિતી ઉમેરશો
ઍક્સેસ પણ વપરાશકર્તા મૈત્રીપૂર્ણ સ્વરૂપો ઇન્ટરફેસ પ્રદાન કરે છે. ઈન્ટરફેસ વપરાશકર્તાઓને ગ્રાફિકવાળી ફોર્મમાં માહિતી દાખલ કરવા માટે પરવાનગી આપે છે અને માહિતીને પારદર્શક રીતે ડેટાબેઝમાં પસાર કરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિ ડેટા એન્ટ્રી ઑપરેટર માટે ઓછી ડરાવવાની છે પરંતુ ડેટાબેસ એડમિનિસ્ટ્રેટરના ભાગ પર થોડી વધુ કાર્ય કરવાની જરૂર છે. વધુ માહિતી માટે, ઍક્સેસ 2010 માં ફોર્મ્સ બનાવવાનું વાંચો
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ રિપોર્ટ્સ
અહેવાલ એક અથવા વધુ કોષ્ટકો અને ક્વેરીઝમાં સમાવિષ્ટ ડેટાના આકર્ષક ફોર્મેટ કરેલ સારાંશો બનાવવા માટેની ક્ષમતા પ્રદાન કરે છે. શૉર્ટકટ યુક્તિઓ અને ટેમ્પ્લેટોના ઉપયોગ દ્વારા, જાણકાર ડેટાબેઝ વપરાશકર્તાઓ મિનિટોના સમયમાં રિપોર્ટ્સ બનાવી શકે છે.
ધારો કે તમે હાલની અને સંભવિત ગ્રાહકો સાથે પ્રોડક્ટ માહિતીને શેર કરવા માટે સૂચિ બનાવવા માંગો છો. ક્વેરીઝના ઉચિત ઉપયોગ દ્વારા ડેટાબેઝમાંથી આ પ્રકારની માહિતી પુનઃપ્રાપ્ત કરી શકાય છે. જો કે, માહિતી ટેબ્યુલર સ્વરૂપમાં રજૂ કરવામાં આવે છે - બરાબર સૌથી આકર્ષક માર્કેટિંગ સામગ્રી નથી રિપોર્ટ ગ્રાફિક્સ, આકર્ષક ફોર્મેટિંગ, અને પૃષ્ઠ ક્રમાંકનના સમાવેશને મંજૂરી આપે છે. વધુ માહિતી માટે, જુઓ 2010 માં પ્રવેશો બનાવી રહ્યા છીએ.