લાંબી ઇમેઇલ્સ ધમકાવીને અને લાંબી ફકરાઓની લાંબી શૃંખલા, કદાચ સંભવિત લાંબા ગાળાની વાક્યો સહિત કે જે રોકવાનું લાગતું નથી પરંતુ ક્યાંય પણ ક્યાંય જવાનું લાગતું નથી, જે શબ્દોને ભૌતિક શબ્દોથી ભરવામાં આવે છે જેનો અર્થ થોડો ઉમેરો કરે છે પરંતુ સેવા આપે છે મલ્ટીફાયટેડ અને ક્યારેક વિરોધાભાસી સંભવિત અર્થઘટન સાથે મૂંઝવણ કરે છે-, પ્રાપ્તકર્તા વાંચી શકે છે તેના કરતાં ઓછું વાંચ્યું છે જો સંદેશો માત્ર, ઉહ, લગભગ 3 વાક્યો-ત્રણ વિનોદી, સંક્ષિપ્ત અને ચોક્કસ વાક્યો-લાંબા.
જો તમે ઉપરોક્ત ફકરા વાંચ્યા નથી, તો તમને બિંદુ મળ્યું છે.
ઇમેઇલ્સ લઘુ રાખો
તેથી તે સામાન્ય રીતે એક સારો વિચાર છે
- ઇમેઇલ્સ શક્ય તેટલી ટૂંકા રાખો.
અલબત્ત, આનો અર્થ એ નથી કે તમારે કોઈ પણ કિંમતે તમારા સંદેશા કાપી જોઈએ.
એટલું જરૂરી તરીકે લખો
લાંબા અને તેટલું લખવું જરૂરી અને યોગ્ય છે. વ્યાપાર ઇમેઇલ્સ સંક્ષિપ્ત હોવા માટે તે વધુ મહત્વનું છે.
વ્યક્તિગત ઇમેલ્સ ફ્લાવરી અને લાંબી પવનની દિશામાં હોઈ શકે છે. સ્પષ્ટતા માટે, ઓછા અને સરળ શબ્દો હજુ પણ વધુ સારી છે.
બુલેટ પોઇંટ્સનો ઉપયોગ કરો
જો તમારી પાસે ઘણું લખવું હોય તો:
- તમારા સંદેશને બુલેટ પોઇન્ટ્સમાં ભંગ કરો
- દરેક બિંદુને તમે જે પગલાં લેવા માંગો છો તે સંક્ષિપ્ત સારાંશ સાથે પ્રારંભ કરો.
- ખાતરી કરો કે મહત્વની માહિતી તમારા સંદેશમાં અથવા કોઈપણ બુલેટ બિંદુના માંસમાં છુપાયેલ નથી.
એક ક્રિયા દીઠ સંદેશ
તમને જે કંઇપણ જરૂર છે તેની સાથે ગઠ્ઠો ન કરો અથવા પ્રાપ્તકર્તાને એક સંદેશમાં કહેવા માગો છો વિશેષ રીતે:
- પ્રાપ્તકર્તા પાસેથી તમે વિનંતી કરેલ દરેક મુખ્ય ક્રિયા માટે એક નવો સંદેશ પ્રારંભ કરો
આનાથી પ્રાપ્તકર્તાને તેમનું ઇમેઇલ નિયંત્રિત કરવાનું અને આવશ્યક ક્રિયાઓ પૂર્ણ થવાનું સરળ બને છે. એક પૂર્વવર્તી સેટ કરીને, સંભવ છે કે તેઓ તમને સંદેશાઓ માટે સમાન પદ્ધતિ અપનાવશે - અને તમારી પાસે ઇમેઇલ્સ બંધ કરવાનો સમય વધુ સરળ હશે.