વ્યાવસાયિકો માટે ઇમેઇલ નિયમો

તમે જાણવું જોઈએ શુદ્ધતા

જ્યારે પ્રત્યેક મહિને ઓછામાં ઓછા કેટલાક વ્યવસાય સંચાર માટે દરેક ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરે છે, ત્યારે અમને કેટલાક અમારા વ્યાવસાયિક કાર્ય માટે દૈનિક સાધન તરીકે ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરશે. ગ્રાહકો, ટીમ સાથીઓ, ઉપરી અધિકારીઓ અને શક્ય નવા ભરતી અથવા સંભવિત નવા નોકરીદાતાઓ સાથે વાતચીત કરવા માટે અમે ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરીશું. અને હા, આ લોકો અમને સ્પષ્ટ અને વ્યવસાયિક લેખિત સંદેશા બનાવવાની અમારી ક્ષમતા દ્વારા ન્યાય કરશે.

ઇમેઇલ શિષ્ટાચાર, અથવા 'નેટિક્વેટ', વર્લ્ડ વાઇડ વેબના 27 વર્ષ માટે આસપાસ છે નેટિકટ એ તમારા ઇમેઇલમાં માન અને યોગ્યતા કેવી રીતે દર્શાવવા તે માટે વ્યાપક-સ્વીકૃત માર્ગદર્શનોનો એક સમૂહ છે દુર્ભાગ્યે, એવા લોકો પણ છે કે જેમણે વ્યવસાય સેટિંગ્સ માટે ઇમેઇલ નેટિક્વેટ શીખવા માટે સમય કાઢ્યો નથી. ખરાબ પણ: ટેક્સ્ટ મેસેજિંગની છૂટક અને અનૌપચારિક શૈલી સાથે ઇમેઇલ નેટિક્વેટને ભ્રષ્ટ કરનાર લોકો છે.

ન દો એક ખરાબ રીતે રચના ઇમેઇલ એક ગ્રાહક અથવા બહેતર અથવા સંભવિત એમ્પ્લોયર સાથે તમારી વિશ્વસનીયતા મારવા દો. અહીં તે ઇ-મેઇલ નેટિક્વેટ નિયમો છે જે તમને સારી રીતે સેવા આપશે, અને કાર્યસ્થળે તમને શરમ બચાવશે.

01 ના 10

મોકલવા પહેલાં તમે જે છેલ્લી વસ્તુ કરો છો તે ઇમેઇલ સરનામાંને શામેલ કરો.

આ પ્રતિ-સાહજિક લાગે છે, પરંતુ આ ઉત્તમ સ્વરૂપ છે તમે ઇમેઇલ હેડરમાં ઇમેઇલ સરનામું (ઓએસ) ઉમેરતા પહેલાં તમારી લેખન અને પ્રૂફરીંગના ખૂબ જ અંત સુધી રાહ જુઓ. આ ટેકનીક તમને તમારી સામગ્રી અને પ્રૂફરીંગ સમાપ્ત કરી લે તે પહેલાં જ અચાનક જ સંદેશને મોકલવાની શરમજનક બચાવે છે.

આ લાંબા સમય સુધી ઇમેઇલ માટે ખાસ કરીને જટિલ છે જે સંવેદનશીલ સામગ્રી ધરાવે છે, જેમ કે નોકરી એપ્લિકેશન સબમિટ કરવી, ગ્રાહકના પ્રશ્નનો જવાબ આપવો, અથવા ખરાબ સમાચાર તમારી ટીમમાં સંચાર કરવો. આવા કેસોમાં, ઇમેઇલ સરનામાનો ઉલ્લેખ કરવાથી સલામતી વધે છે જ્યારે તમારે તમારા વિચારો એકત્રિત કરવા અને તમારા શબ્દો તમારા મનમાં રિહર્સલ કરવા માટે થોડો સમય તમારા ઇમેઇલમાંથી દૂર કરવાની જરૂર છે.

જો તમે કોઈ ઇમેઇલનો જવાબ આપતા હોવ અને તમે સામગ્રીને સંવેદનામાં લેવાનું વિચારી રહ્યા હોવ, તો પછી પ્રાપ્તકર્તાની ઇમેઇલ સરનામું અસ્થાયી રૂપે કાઢી નાખો જ્યાં સુધી તમે મોકલવા માટે તૈયાર ન હો, અને પછી સરનામાંને પાછા ઉમેરો. તમે વૈકલ્પિક રીતે પ્રાપ્તકર્તાના ઇમેઇલ સરનામાંને નોટપેડ ફાઇલમાં અથવા વન-નૉટ પૃષ્ઠમાં કાપી અને પેસ્ટ કરી શકો છો, ઇમેઇલ લખો, અને પછી ઇમેઇલ સરનામાંને ફરીથી કાપી અને પેસ્ટ કરો

અમને આ માને છે: એક ખાલી ઇમેઇલ સરનામું વાક્ય જ્યારે અધિકૃત તમે નોંધપાત્ર દુઃખ એક દિવસ બચાવે છે!

10 ના 02

ટ્રિપલ તપાસ કરો કે તમે સાચા વ્યક્તિને ઇમેઇલ કરો છો.

આ ખાસ કરીને મહત્વનું છે જો તમે મોટી કંપની અથવા સરકારી વિભાગમાં કામ કરો છો. જ્યારે તમે 'માઇક' અથવા 'હિથર' અથવા 'મોહમ્મદ' પર એક સંવેદનશીલ ઇમેઇલ મોકલતા હોવ, તો તમારું ઇમેઇલ સૉફ્ટવેર તમારા માટે સંપૂર્ણ સરનામું લખશે. આ જેવા લોકપ્રિય નામોને તમારી કંપનીના સરનામાં પુસ્તિકામાં ઘણા પરિણામો મળશે, અને તમે અચાનક જ તમારા વાઇસ પ્રેસિડન્ટ, અથવા એકાઉન્ટિંગમાં લોકો માટે એક ખાનગી જવાબમાં ગુસ્સો મોકલી શકો છો.

ઉપરોક્ત # 1 નેવિક્વેટ શાસન બદલ આભાર, તમે અંત સુધી સંબોધન કર્યું છે, તેથી પ્રાપ્તકર્તાના ઇમેઇલ સરનામાંને ટ્રિપલ-ચેકિંગ મોકલવા પહેલાં તમારા છેલ્લા પગલા તરીકે સરળ થવું જોઈએ!

10 ના 03

'બધાને જવાબ આપો' ટાળો, ખાસ કરીને મોટી કંપનીમાં

જ્યારે તમે ડઝનેક લોકો માટે મોકલેલ બ્રોડકાસ્ટ પ્રાપ્ત કરો છો, તો તે માત્ર પ્રેષકને જ જવાબ આપવાનું છે. આ ખાસ કરીને સાચું છે જો તે મોટી વિતરણ યાદીઓ સાથે પ્રસારિત કંપની છે

ઉદાહરણ તરીકે: જનરલ મેનેજર ઇમેઇલ્સ, જે સમગ્ર કંપની દક્ષિણમાં પાર્કિંગમાં છે, અને તે લોકોને નંબરવાળી અને સોંપાયેલ સ્ટોલનો આદર કરે છે કે જે કર્મચારીઓ માટે ચૂકવણી કરે છે. જો તમે 'બધાને જવાબ આપો' ક્લિક કરો અને ફરિયાદ કરવાનું શરૂ કરો કે અન્ય કર્મચારીઓ તમારા વ્યક્તિગત વાહન પર અતિક્રમણ કરે છે અને તમારા પેઇન્ટને ખંજવાળ કરે છે, તો તમે કંપનીને શેમક બનીને તમારી કારકિર્દીની પ્રગતિને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે.

કોઇપણ એવા સંદેશા પ્રાપ્ત કરવા માંગે છે કે જે તેમને લાગુ પડતા નથી . એટલું જ નહીં, કોઈ પણ પ્રસારણ ફોર્મેટમાં પ્રસારિત તમારી વ્યક્તિગત ફરિયાદો વિશે જૂથમાં ફરિયાદ અથવા સુનાવણીની પ્રશંસા કરે છે.

આ ફોક્સ પેસથી દૂર રહો અને પ્રેષકને તમારી ડિફોલ્ટ ક્રિયા તરીકે વ્યક્તિગત જવાબનો ઉપયોગ કરો. નિશ્ચિતપણે નીચેના નિયમ # 9 જુઓ, પણ.

04 ના 10

બોલચાલની અભિવ્યક્તિઓના બદલે પ્રોફેશનલ શુભકામનાઓનો ઉપયોગ કરો.

વ્યવસાયિક ઇમેઇલ શરૂ કરવાનો શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ નીચે આપેલી કેટલીક આવૃત્તિ છે:

1. ગુડ બપોર, શ્રી ચંદ્ર
2. હેલો, પ્રોજેક્ટ ટીમ અને સ્વયંસેવકો.
3. હાય, જેનિફર.
4. ગુડ સવારે, પેટ્રિક

કોઈપણ સંજોગોમાં, વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ શરૂ કરવા માટે નીચેનાનો ઉપયોગ કરશો નહીં:

1. અરે,
2. સુપર, ટીમ!
3. હાય, જેન
4. મોર્નિન, પેટ.

'હે', 'યો', 'સુ' જેવા સંબોધન અભિવ્યક્તિઓ તમારા માટે મૈત્રીપૂર્ણ અને ગરમ લાગે શકે છે, પરંતુ તેઓ વાસ્તવમાં બિઝનેસ સેટિંગમાં તમારી વિશ્વસનીયતાને નાબૂદ કરે છે. જ્યારે તમે એકબીજા સાથે વિશ્વસનીય એકરાગ ધરાવતા હોવ ત્યારે વાતચીતમાં ચોક્કસપણે આ વાતચીતનો ઉપયોગ કરી શકો છો, જ્યારે વ્યવસાય ઇમેલમાં આ શબ્દનો ઉપયોગ કરવો તે એક ખરાબ વિચાર છે.

વધુમાં, તે 'મૌરિન' જેવા શબ્દશઃ શૉર્ટકટ્સ લેવા માટે ખરાબ ફોર્મ છે. કોઈ વ્યક્તિનું નામ (જેનિફર -> જેન) ટૂંકું કરવા માટે તે ખૂબ ખરાબ ફોર્મ છે સિવાય કે તે વ્યક્તિએ તમને એમ કરવા માટે સ્પષ્ટપણે કહ્યું.

કોઈ પણ હોશિયાર વ્યાપાર સંચારની જેમ, તે ખૂબ જ ઔપચારિક છે અને દર્શાવે છે કે તમે શિષ્ટાચાર અને આદરમાં માનતા હોવાના બાજુ પર ભૂલ કરી છે.

05 ના 10

દરેક મેસેજનું પુરાવો, જેમ કે તમારી પ્રોફેશનલ પ્રતિષ્ઠા તેના પર આધારિત છે.

અને ખરેખર, તમારી પ્રતિષ્ઠા સરળતાથી ગરીબ વ્યાકરણ, ખરાબ જોડણી, અને અયોગ્ય શબ્દો દ્વારા તોડવામાં આવે છે.

કલ્પના કરો કે તમારી વ્યાવસાયીકરણ હિટ લેશે જો તમે આકસ્મિક રીતે ' તમે તમારા મેથ , અલ્લાને તપાસવાની જરૂર છે ' જ્યારે તમે ખરેખર એમ કહેવા માગતા હો કે ' તમારે તમારા ગણિત, અલ્મા' તપાસવાની જરૂર છે . અથવા જો તમે કહો છો કે ' હું આવતીકાલે અંતરાય કરી શકું છું ' જ્યારે તમે ' આવતી કાલે ઇન્ટરવ્યુ કરી શકો છો '

તમે મોકલી દરેક ઇમેઇલ પુરાવો; એવું કરો કે તમારી પ્રોફેશનલ પ્રતિષ્ઠા તેના પર નિર્ભર કરે છે.

10 થી 10

એક સંક્ષિપ્ત અને સ્પષ્ટ વિષય રેખા અજાયબીઓને પ્રાપ્ત થશે (અને તમને વાંચવામાં સહાય કરશે).

વિષય રેખા સંચાર માટે એક શીર્ષક છે અને તમારા ઇમેઇલને સારાંશ અને ટેગ કરવાનો એક માર્ગ છે જેથી તે સરળતાથી પછીથી મળી શકે. તે સ્પષ્ટ રીતે સામગ્રી અને કોઈપણ ઇચ્છિત ક્રિયા સારાંશ જોઈએ.

ઉદાહરણ તરીકે, એક વિષય રેખા: 'કોફી' ખૂબ સ્પષ્ટ નથી.

તેના બદલે, 'સ્ટાફ કોફી પસંદગીઓનો પ્રયાસ કરો: તમારા પ્રતિભાવની આવશ્યકતા છે'

બીજા ઉદાહરણ તરીકે, ' તમારી વિનંતી ' વિષયની પંક્તિ ખૂબ અસ્પષ્ટ છે.

તેના બદલે, સ્પષ્ટ વિષયની જેમ જ આનો પ્રયાસ કરો: ' પાર્કિંગ માટેની તમારી વિનંતી: વધુ વિગતોની જરૂર છે'

10 ની 07

માત્ર બે ક્લાસિક ફોન્ટ્સ વાપરો: કાળી શાહી સાથે એરિયલ અને ટાઇમ્સ રોમન ચલો.

તે આકર્ષક બનાવવા માટે તમારા ઇમેઇલમાં સ્ટાઇલીશ ફૉન્ટ ચહેરાઓ અને રંગોને આકર્ષવા માટે આકર્ષિત થઈ શકે છે, પરંતુ તમે કાળા 12-પીટી અથવા 10-પી.ટી. એ એર્રલ અથવા ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમનનો ઉપયોગ કરીને વધુ સારી છો. તામોમા અથવા કેલિબ્રી જેવી સમાન પ્રકારો પણ સુંદર છે. અને જો તમે ચોક્કસ શબ્દ અથવા બુલેટ પર ધ્યાન દોરવાનું હોય તો, પછી લાલ શાહી અથવા બોલ્ડ ફોન્ટ મધ્યસ્થતામાં ખૂબ મદદરૂપ થઈ શકે છે.

સમસ્યા એ છે કે જ્યારે તમારી ઇમેઇલ્સ અસંબંધિત અને અવિભાજ્ય બનવાનું શરૂ કરે છે અથવા તમારા ભાગમાં માવેરિક અથવા ભંગાણજનક વલણ વ્યક્ત કરવાનું શરૂ કરે છે. વ્યવસાયની દુનિયામાં લોકો સંચારને વિશ્વસનીય અને સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત, સુશોભિત અને વિચલિત કરતી નથી.

08 ના 10

કચરો અને નકારાત્મક / સ્નૂટી ટૉન, ગમે તે ભોગે ટાળો.

કંઠ્ય વળાંક અને બોડી લેંગ્વેજને પહોંચાડવા ઇમેઇલ હંમેશા નિષ્ફળ જાય છે. તમે જે વિચારો છો તે પ્રત્યક્ષ અને સીધી રીતે વાસ્તવમાં કઠોર તરીકે આવે છે અને એક વાર તે તમારા ઇમેઇલમાં શામેલ થઈ જાય છે 'કૃપા' અને 'આભાર' શબ્દોનો ઉપયોગ નકારાત્મક અંડરકરેનટ્સ બનશે. અને તમે જે વિચારી રહ્યા છો તે રમૂજી અને હળવા ખરેખર ગમગીન અને અસંસ્કારી તરીકે પ્રસારિત થઈ શકે છે.

ઇમેઇલમાં માનયોગ્ય સ્વર અને સુવાહ્ય વર્તન પ્રદાન કરવું અને ઘણા બધા અનુભવનો પ્રયોગ કરે છે. જ્યારે તમે ઇમેઇલને તમારા માટે ઘોંઘાટિયું વાંચી શકો છો, અથવા તે અન્ય કોઈ પણ વ્યક્તિને મોકલતા પહેલા તે તમને મદદ કરે છે. જો ઇમેઇલ વિશે કંઇક અર્થ અથવા નિષ્ઠુર લાગે છે, તો પછી તેને ફરીથી લખો.

જો તમે હજુ પણ ઇમેઇલમાં કંઈક સ્વર કેવી રીતે પહોંચાડવા સાથે અટવાઇ છો, તો પછી ગંભીરતાપૂર્વક ફોનને ચૂંટવું અને સંદેશાને વાતચીત તરીકે વિતરિત કરવાનું વિચારો.

યાદ રાખો: ઇમેઇલ કાયમ માટે છે, અને એકવાર તમે તે સંદેશ મોકલો છો, તમે તેને ક્યારેય પાછો ખેંચી શકતા નથી.

10 ની 09

ધારો કે વિશ્વ તમારું ઇમેઇલ વાંચશે, તેથી તે મુજબ પ્લાન કરો.

સત્યમાં, ઇમેઇલ હંમેશાં છે તે સેંકડો લોકોમાં સેકંડમાં ફોર્વર્ડ કરી શકાય છે. કાયદાનું અમલીકરણ અને ટેક્સ ઑડિટર્સ દ્વારા તે ક્યારે પણ તપાસ થઈ શકે છે? તે સમાચાર અથવા સામાજિક મીડિયામાં પણ તેને બનાવી શકે છે

આ એક વ્યાપક અને ભયાનક જવાબદારી છે, પરંતુ તે એક છે કે આપણે બધા ખભા જોઈએ: તમે જે ઇમેઇલમાં લખો છો તે સરળતાથી જાહેર જ્ઞાન બની શકે છે. તમારા શબ્દો કાળજીપૂર્વક પસંદ કરો, અને જો તમને લાગે કે કોઈ તક છે કે તે તમને પાછા લાગી શકે છે, તો ગંભીરતાપૂર્વક આ સંદેશો બધાને ન મોકલવાનું વિચારી શકો છો.

10 માંથી 10

હંમેશા ટૂંકા ક્લાસી 'આભાર' અને સહી બ્લોક સાથે અંત.

'આભાર' અને 'મહેરબાની' જેવા નેક્કીઝની શક્તિ અમૂલ્ય છે. ઉપરાંત, તમારા વ્યાવસાયિક સહી બ્લોકને શામેલ કરવા માટે વધારાની કેટલીક સેકંડ્સ તમારા વિચારદશાને વિગતવાર રીતે સંબોધિત કરે છે, અને તે કે તમે તમારું નામ અને સંપર્ક માહિતીને છાપીને તમારા સંચારની માલિકી લો છો.

હેલો, શૈલેશ

ટીજીઆઇ સ્પોર્ટ્સવેરમાં અમારી ભરતકામ સેવાઓમાં તમારી તપાસ માટે આભાર. તમારી ટીમ માટે અમારા સ્પોર્ટ્સ જેકેટ્સના વિકલ્પો વિશે તમને વધુ જણાવવા માટે ફોન પર તમારી સાથે વાત કરવાથી મને ખૂબ ખુશી થશે. અમે પણ આ અઠવાડિયે તમે પછીથી અમારા શોરૂમની મુલાકાત લઈ શકો છો, અને હું તમને અમારા નમૂનાઓ વ્યક્તિગત રીતે બતાવી શકું છું.

હું તમને કઈ નંબર પર કૉલ કરી શકું? આજે બપોરે 1 વાગ્યા પછી વાત કરવા માટે હું ઉપલબ્ધ છું.

આભાર,

પોલ ગાઇલ્સ
ક્લાઈન્ટ સેવાઓ નિયામક
ટીજીઆઇ, ઇનકોર્પોરેટેડ
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"તમારી બ્રાન્ડિંગ અમારું ધ્યાન છે"