માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ ટેગ્સ તમારા દસ્તાવેજોને સરળ અને શોધવાનું આયોજન કરે છે
દસ્તાવેજોમાં ઉમેરાયેલા માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ ટેગ્સ તમને જરૂર પડે ત્યારે દસ્તાવેજ ફાઇલોને ગોઠવવામાં અને શોધી કાઢવામાં મદદ કરી શકે છે.
ટેગને મેટાડેટા માનવામાં આવે છે, જેનો દસ્તાવેજ ગુણધર્મો છે, પરંતુ ટેગ તમારી દસ્તાવેજ ફાઇલ સાથે સંગ્રહિત નથી. તેના બદલે, તે ટૅગ્સ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ દ્વારા નિયંત્રિત કરવામાં આવે છે (આ કિસ્સામાં, વિન્ડોઝ). આ ટેગ વિવિધ એપ્લિકેશન્સમાં ઉપયોગમાં લેવાની મંજૂરી આપે છે. ફાઇલોને ગોઠવવા માટે આ એક સરસ ફાયદો છે જે તમામ સંબંધિત છે, પરંતુ દરેક એક અલગ ફાઇલ પ્રકાર છે (ઉદાહરણ તરીકે, પાવરપોઈન્ટ પ્રસ્તુતિઓ, એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ્સ, વગેરે.)
તમે Windows એક્સપ્લોરર દ્વારા ટેગ ઉમેરી શકો છો, પણ તમે તેને શબ્દમાં જ ઉમેરી શકો છો. શબ્દ તમે તમારા દસ્તાવેજોને જ્યારે તમે તેમને સાચવો ત્યારે તેમને સૉર્ટ કરવા દે છે.
ટેગિંગ તમારી ફાઇલ સાચવવા જેટલું સરળ છે:
- ફાઇલ પર ક્લિક કરો (જો તમે વર્ડ 2007 નો ઉપયોગ કરી રહ્યા હો, તો પછી વિંડોના ઉપર ડાબા ખૂણામાં ઓફિસ બટન પર ક્લિક કરો).
- સેવ વિંડો ખોલવા માટે ક્યાં તો સાચવો અથવા સાચવો ક્લિક કરો.
- જો તમારી પાસે પહેલેથી જ કોઈ ન હોય તો તમારી સાચવેલી ફાઇલ માટે નામ દાખલ કરો
- ફાઇલનામ નીચે, ટૅગ્સને લેબલ કરેલ ફીલ્ડમાં તમારા ટેગ્સ દાખલ કરો તમને ગમે તેટલી દાખલ કરી શકો છો.
- સાચવો ક્લિક કરો
તમારી ફાઇલમાં હવે તમારી સાથે પસંદ કરેલ ટેગ છે.
ફાઇલોને ટૅગિંગ માટે ટિપ્સ
ટેગ્સ તમને ગમે તે કંઈપણ હોઈ શકે છે. જ્યારે ટૅગ્સ દાખલ કરો, શબ્દ તમને રંગોની સૂચિ આપે છે; આ તમારી ફાઇલોને એકસાથે જૂથમાં કરવા માટે વાપરી શકાય છે, પરંતુ તમારે તેનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર નથી. તેના બદલે, તમે તમારા પોતાના કસ્ટમ ટૅગ નામો બનાવી શકો છો. આ એક શબ્દ અથવા બહુવિધ શબ્દો હોઇ શકે છે.
ઉદાહરણ તરીકે, એક ભરતિયું દસ્તાવેજ પાસે સ્પષ્ટ ટેગ "ભરતિયું" જોડાયેલ હોઈ શકે છે. તમે જે કંપનીમાં મોકલવામાં આવે છે તેના નામ સાથે તમે પણ ઇન્વૉઇસેસને ટેગ કરવા માગો છો.
પીસી (Word 2007, 2010, વગેરે) માટે વર્ડમાં ટેગ દાખલ કરતી વખતે, અર્ધવિરામનો ઉપયોગ કરીને બહુવિધ ટૅગ અલગ. આ તમને એક કરતાં વધુ શબ્દના ટૅગ્સનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપશે.
જ્યારે તમે મેક માટે વર્ડમાં ક્ષેત્રમાં ટૅગ દાખલ કરો, ત્યારે ટેબ કી દબાવો. આ ટૅગ એકમ બનાવશે અને ત્યારબાદ કર્સરને આગળ ખસેડો જેથી જો તમને ગમે તો તમે વધુ ટૅગ્સ બનાવી શકો છો. જો તમારી પાસે બહુવિધ શબ્દો સાથે ટૅગ છે, તો તેને બધા ટાઇપ કરો અને પછી તેમને એક ટૅગનો તમામ ભાગ બનાવવા માટે ટૅબ દબાવો.
જો તમારી પાસે ઘણી બધી ફાઇલો છે અને તમે તેને ગોઠવવા માટે ટેગનો ઉપયોગ કરવા માગો છો, તો તમે ઉપયોગમાં લેવાતા ટેગ નામો વિશે વિચારી શકો છો. દસ્તાવેજોને સંગઠિત કરવા માટે વપરાતા મેટાડેટા ટેગની પદ્ધતિ ઘણીવાર વિષય સંચાલનમાં વર્ગીકરણ તરીકે ઓળખાય છે (જોકે તે ક્ષેત્રે વ્યાપક અર્થ છે). તમારા ટૅગ નામોની ગોઠવણ કરીને અને તેમને સુસંગત રાખવાથી, તમારા વ્યવસ્થિત અને અસરકારક દસ્તાવેજ સંસ્થાને જાળવી રાખવા માટે સરળ હશે.
કોઈ ફાઇલને સાચવતી વખતે ટેગ દાખલ કરતી વખતે પહેલાં ટેગ કરેલા સૂચનો દ્વારા તમારા ટૅગ્સને સુસંગત રાખવામાં તમને મદદ કરી શકે છે.
બદલવાનું અને સંપાદન ટૅગ્સ
તમારા ટૅગ્સને સંપાદિત કરવા માટે, તમારે Windows Explorer માં વિગતો ફલકનો ઉપયોગ કરવો પડશે.
ઓપન વિન્ડોઝ એક્સપ્લોરર જો વિગતો ફલક દૃશ્યમાન ન હોય તો, મેનુમાં જુઓ ક્લિક કરો અને વિગતો ફલક પર ક્લિક કરો. આ એક્સપ્લોરર વિન્ડોની જમણી બાજુએ પેન ખોલશે.
તમારો દસ્તાવેજ પસંદ કરો અને ટેગ્સ લેબલ માટે વિગતો ફલકમાં જુઓ. ફેરફાર કરવા માટે ટૅગ્સ પછી સ્થાન પર ક્લિક કરો જ્યારે તમે તમારા ફેરફારો સાથે સમાપ્ત કરી લો, ત્યારે વિગતો ફલકના તળિયે સાચવો ક્લિક કરો .