જો તમે કોઈ ઇમેઇલનો જવાબ આપો છો, તો તે સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ કે તમે શું જવાબ આપી રહ્યા છો એટલા માટે મૂળ સંદેશનો ટેક્સ્ટ સામાન્ય રીતે જવાબમાં ટાંકવામાં આવે છે. એટલું સ્પષ્ટ છે, પરંતુ ઇમેઇલમાં ટેક્સ્ટ ઉદ્ધત કરવાનો શ્રેષ્ઠ રસ્તો નથી.
યોગ્ય વસ્તુ કરવા માટે ખૂબ જ યોગ્ય અર્ધ-પ્રમાણ છે તે તમને એટલું જ ઉદ્ધિત કરે છે કે તે રીતે જરૂરી છે કે જે તમારા જવાબના પ્રાપ્તકર્તાને તમે જે પ્રતિસાદ આપી રહ્યા છો તે બરાબર જુઓ. જો બધા ઇમેઇલ ક્લાયંટ્સ (અથવા ઇમેઇલ વપરાશકર્તાઓ) તેનું પાલન કરે છે, તો સંદેશા હંમેશા સ્વચ્છ અને સુઘડ લાગે છે, અને તે વાંચવામાં સરળ છે.
સૂચવેલી રીતે ટાંકવાનો યોગ્ય વસ્તુ છે, પરંતુ તે ટાંકવામાં આવેલા ટેક્સ્ટને ટ્રિમ કરવા અને તે સરસ દેખાય તે માટે પણ કેટલાક કામ છે. ઝડપી અને સંક્ષિપ્ત જવાબ માટે તે ખરેખર જરૂરી છે? અને જો તમે આઉટલુક જેવા ઇમેઇલ પ્રોગ્રામમાં યોગ્ય ઇન્ડેન્ટેશનનો ઉપયોગ કરીને ઉદ્ધત કરવાનો પ્રયાસ કરો છો, તો તમે પ્રતિસાદ પર એક કલાક સુધી બેસીને અથવા દુર્ભાગ્યે (અથવા કદાચ, બન્ને) નિષ્ફળ જશે.
ધી લે ઓફ વેસી: સરળ, હજુ પણ યોગ્ય અને ગુડ-લૂકિંગ
સદભાગ્યે, કંઈક કરવા માટે એક કરતા વધુ માર્ગ હંમેશા ત્યાં છે. લાક્ષણિક રીતે, આ વિકલ્પો બધા સંપૂર્ણ નથી, પરંતુ ત્યાં સરળતાથી એક કરતાં વધુ યોગ્ય અભિગમ હોઈ શકે છે હવે, અહીં વધુ હળવા પરંતુ હજી સંપૂર્ણ વાંચનીય અને સ્વીકાર્ય અને સુસંગત - અને ઇમેઇલને જવાબ આપવાની યોગ્ય રીત છે.
આળસુ હોવા છતા ઇમેઇલ જવાબ યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરવા માટે:
- જવાબની ટોચ પર તમારો મેસેજ શરૂ કરો.
- તમે નીચે આપેલા જવાબ આપતા મૂળ સંદેશ શામેલ કરો
- ખાતરી કરો કે તમારું હસ્તાક્ષર ક્વોટેડ ટેક્સ્ટથી ઉપર છે.
- નોંધાયેલા સામગ્રીમાં કોઈ ફેરફાર કરશો નહીં
- તમે અલબત્ત, અતિશય લંબાઈને અને (વારંવાર દૂર કરી શકો છો) ઇનલાઇન જોડાણોને કાપી શકો છો. તેમને "[...]" સાથે બદલો
- પુનરાવર્તન કરો, શક્ય તેટલા ઓછા શબ્દોમાં, તમે જે પ્રશ્નોનો જવાબ આપો છો.
- ફક્ત "હા" ની જગ્યાએ, પ્રયાસ કરો. "તમે પૂછ્યું હતું કે આપણે સફરજન જોઈએ છે. હા, અમે કરીએ છીએ." અથવા "અમે સફરજન જોઈએ છે, હા."
- નોંધ કરો કે નોંધાયેલા ટેક્સ્ટ ઇન્ડેન્ટેડ નથી, ન તો '>' અક્ષરો અથવા ક્વોટેશન બારનો ઉપયોગ કરીને નહીં.
- જો તમે જવાબના જવાબનો જવાબ આપો છો, તો તમે જૂનામાંથી જૂની, હવે બિનજરૂરી સંદેશા દૂર કરી શકો છો.
ઇમેઇલ ક્લાયંટ્સ અને સેવાઓ જેવી કે Gmail કે જે આપમેળે આર્કાઇવ કરે છે અને થાકની ચર્ચાઓ સુનિશ્ચિતપણે કરે છે, જવાબની આ શૈલી ખાસ કરીને સારી રીતે કાર્ય કરે છે કારણ કે તમામ નોંધાયેલા ટેક્સ્ટ એક જ સ્થાને છે, તે સંદેશાની સુસંગતતાને ખલેલ પહોંચાડ્યા વિના સરળતાથી અને છુપાયેલ હોઈ શકે છે, જ્યારે ઇન્ટર-મેસેજ કોન્ટેક્શન્સ મૂળ ઇમેઇલ્સ દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવી છે.
સુસ્ત, યોગ્ય જવાબો માટે તમારું ઇમેઇલ પ્રોગ્રામ સેટ કરો
પછી આળસુ બનવા માટે, તમારે પહેલા કેટલાક સુયોજન કામ કરવું પડશે. મોટાભાગના ઇમેઇલ પ્રોગ્રામ્સ અને સેવાઓને બેકાર માટે રૂપરેખાંકિત કરી શકાય છે પરંતુ યોગ્ય રીતે જવાબ આપવો યોગ્ય છે, છતાં:
- યુડોરા
- હોટમેલ
- મેક ઓએસ એક્સ મેઇલ
- આઉટલુક એક્સપ્રેસ
- વિન્ડોઝ મેઇલ