તમારા હોમ ઓફિસને (અથવા તે બાબત માટે, તમારું ઘર) ગોઠવવાની વાત આવે ત્યારે કાગળના દસ્તાવેજોનું ડિજિટાઇઝિંગ વિશાળ સહાયતા હોઈ શકે તે ઘણાં સારા કારણો છે. સૌ પ્રથમ, તમે અતિરિક્ત કાગળમાંથી છુટકારો મેળવી શકો છો કે જે ટૂંકો જાંઘિયો અને ફાઇલોમાં સંકળાયેલી છે, અથવા મૂલ્યવાન ડેસ્ક જગ્યા લેવાનું છે.
ડિજિટલ ફાઇલો (પણ પીડીએફ) ઓપ્ટિકલ કેરેક્ટર રેકગ્નિશન (ઓસીઆર) સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરીને શોધી શકાય તેવા ફાઇલોમાં રૂપાંતરિત થઈ શકે છે જે સામાન્ય રીતે પ્રિન્ટર સાથે આવે છે (એચપી ખૂબ સરસ વિડિઓ છે જે સમજાવે છે કે કેવી રીતે ઓસીઆર કાર્ય કરે છે અને તે કેવી રીતે કાર્યને સરળ બનાવે છે તમારા જીવનને સરળ બનાવે છે)
તેનો મતલબ એ છે કે તમારી માહિતી કોઈ પણ રૂમમાં લેતી નથી, તે કાગળ પર હશે તેના કરતા વધુ સરળ છે. અને તમે તમારી ડિજિટલ ફાઇલોને બચાવી શકો છો - સીડી કે ડીવીડી, ફ્લેશ ડ્રાઇવ પર, ઓનલાઈન સ્ટોરેજ સુવિધામાં, અથવા ઉપરોક્ત તમામ. તેથી તમે ખાતરી કરી શકો છો કે જ્યારે તમને કોઈ વસ્તુની જરૂર હોય, તો તમે તેના પર તમારા હાથ મેળવી શકો છો.
જ્યારે તમે તમારી ગૃહ ફાઇલોને ડિજિટાઇઝ કરવાનું શરૂ કરો છો, ત્યારે ફાઇલોનો એક સંગઠિત સમૂહ બનાવવાની સંપૂર્ણ સમય છે જે તમારા જીવનને સરળ બનાવશે. તમને જરૂરી કાગળની શ્રેણીઓ વિશે વિચારો અને દરેક માટે એક ફોલ્ડર સેટ કરો. એક ફોલ્ડરમાં ક્રેડિટ કાર્ડ રસીદો; અન્યમાં કાર વીમા કાગળ; ફોન બિલ્સ, કરિયાણાની રસીદો, ઘરની રિપેર બિલો અને તેથી વધુ, બધાને અલગ ફોલ્ડર્સ આપવામાં આવી શકે છે. અને દરેક ફોલ્ડરમાં, દરેક વર્ષ (અથવા મહિનો) માટે સબફોલ્ડર્સ બનાવો. એક સંગઠિત પ્રણાલી સાથે શરૂ થવું ખૂબ જ સરળ છે અને ત્યારબાદ નવી પેપરવર્કને તમે જેમ જેમ આગળ વધો તેમ તેમ નવી રસીદ સ્કેન કરવામાં આવે તે વખતે સિસ્ટમ ફરીથી ગોઠવવાનો પ્રયાસ કરતા રહે તેટલું આગળ વધો.
ખાતરી કરો કે તમારું સ્કેનર અથવા પ્રિન્ટર ઓસીઆર સૉફ્ટવેર સાથે આવે છે (એબીબીવાયવાય ફાઇનરડર સૉફ્ટવેર મને ઘણા ટેસ્ટ પ્રિન્ટર્સ અને સ્કેનર્સ સાથે પેકેજમાં આવવા લાગે છે). જો તમને કોઈ મળતો ન હોય, તો ગભરાઈ ન જાવ. ત્યાં એક સારી તક છે કે તમે પહેલેથી જ તમારા કમ્પ્યુટર પર પહેલાથી જ સ્થાપિત કેટલાક યોગ્ય OCR સૉફ્ટવેર છે, જ્યાં સુધી તમે Windows નો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો સરસ ઓસીઆર સોફ્ટવેર જે તમે પહેલેથી જ છે તે સંપાદનયોગ્ય દસ્તાવેજો બનાવવા માટે તમારા સ્કેનરની સાથે તે સૉફ્ટવેરને શોધવા અને ઉપયોગ કરવા માટેની પ્રક્રિયા દ્વારા તમને માર્ગદર્શન આપશે.
અલબત્ત, તે અન્ય એક મહત્વનો મુદ્દો ઉઠાવે છે: જો તમે આ કાર્ય કરવા જઈ રહ્યા હો તો તમારે ઓછામાં ઓછા એક દસ્તાવેજ સ્કેનર હોવું જરૂરી છે. તે ખર્ચાળ નથી, અથવા ફેન્સી જરૂર નથી. જો તમારી પાસે ન હોય તો, હવે એક શોધવાનો સારો સમય છે; કેટલાક શ્રેષ્ઠ ખરીદી માટે ફોટો સ્કેનર્સ અને દસ્તાવેજ સ્કેનર્સની આ સમીક્ષાઓથી પ્રારંભ કરો. જો તમે એક અલગ સ્કેનર ન માંગતા હો, તો સસ્તું બધા ઈન વન પ્રિન્ટર કાર્યને સંપૂર્ણપણે સારી રીતે કરશે.
તેથી અહીં હાર્ડ ભાગ છે. સેટિંગ સિસ્ટમ મેળવવી ખૂબ મુશ્કેલ નથી; તમારા કાગળનું સ્કેન કરવું પણ અઘરું નથી. શું મુશ્કેલ છે એ ખાતરી કરી રહ્યું છે કે તમે જ્યારે પણ નવી રસીદો અથવા કાગળ મેળવો છો ત્યારે આપ આપમેળે તે આપોઆપ કરો છો. નહિંતર, કાગળો ફરીથી ખૂંટો શરૂ કરશે, અને તમને લાગે છે કે તમે તમારો સમય બગાડ કરી રહ્યા છો. તેથી તેની સાથે વળગી!