એક વેબ આધારિત સેમિનાર આયોજન માટે સરળ ટિપ્સ
એક યુગમાં જ્યારે ઇવેન્ટ બજેટ કાપવામાં આવે છે અને બ્રોડબેન્ડ ઈન્ટરનેટ એક્સેસ વધતી જાય છે ત્યારે, વેબિનર્સ વધુને વધુ લોકપ્રિય બની રહી છે. વેબિનાર વેબ-આધારિત સેમિનારો છે, જે સામાન્ય રીતે 30 થી વધુ સહભાગીઓનો સમાવેશ કરે છે અને પ્રસ્તુતિઓ, કાર્યશાળાઓ, પ્રવચનો અને મોટા પાયે બેઠકો કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે. વેબિનર્સ ઑનલાઇન રાખવામાં આવે છે, તેથી તેઓ કંપનીઓને મુસાફરી, કેટરિંગ અને સ્થળોએ નાણાં બચાવવા માટે પરવાનગી આપે છે, જે તમામ ખર્ચ સામાન્ય રીતે સામ-સામે સેમિનાર સાથે સંકળાયેલા છે. જો કે, તેમની મોટી હાજરીને કારણે, સફળ થવા માટે વેબિનર્સ સાવચેત આયોજનની જરૂર છે. આ માટે વેબિનર હોસ્ટ કરવા પરના આયોજનને કારણે તે જરૂરી છે કે વેબિનરની સફળતાને સુનિશ્ચિત કરવા માટે તે તમામ જરૂરી પગલાઓ દ્વારા યોગ્ય રીતે જવું જોઈએ.
તમને તમારા વેબઇનર ગોઠવવા માટે મદદ કરવા માટે, મેં નીચે આપેલા સૌથી વધુ મહત્વનાં પગલાઓ પ્રકાશિત કર્યા છે.
તારીખ અગાઉથી પસંદ કરો
વેબિનર આયોજન કરતી વખતે તમારે પ્રથમ વસ્તુ કરવી જોઈએ, અથવા વેબિનારની શ્રૃંખલાઓ, રજાઓ અને ઇવેન્ટ્સ કૅલેન્ડરને અગાઉથી પ્રગટ કરવાનો છે. ધ્યાનમાં રાખો કે તમે વ્યસ્ત સમયપત્રક સાથે ઘણા લોકોને આમંત્રિત કરી રહ્યાં છો, તેથી તેમને તમારા વેબઇનર માટે સમય બનાવવા માટે પૂરતી સૂચના આપો. ઉદાહરણ તરીકે, ક્રિસમસ વિરામનો અઠવાડિયા અત્યંત વ્યસ્ત હોઈ શકે છે, કારણ કે લોકો રજા પર જતાં પહેલાં ઘણા છૂટક અંતર બાંધવા પ્રયાસ કરી રહ્યાં છે. તમારી પસંદ કરેલી તારીખોનો કાળજીપૂર્વક વિચાર કરીને, તમે મહત્તમ હાજરીની ખાતરી કરી શકો છો.
ખાતરી કરો કે તમે સમયનો અધિકાર મેળવો છો
સમય ઝોન તફાવત ધ્યાનમાં; જો તમે પશ્ચિમ કિનારે હો, પણ પૂર્વ કિનારે (અને ઊલટું) સહભાગીઓને આમંત્રિત કરી રહ્યા હો, તો તમારા સહભાગીઓ કચેરીમાંથી બહાર આવશે ત્યારે વેબિનર સુનિશ્ચિત કરશો નહીં. ઉપરાંત, દિવસના અંત સુધી તમારા વેબિનરને ખૂબ જ નજીક ન આપો - એ જ્યારે તમારા સહભાગીઓ નીચે ઉતારવા માંગે છે અને જુઓ કે તેઓ તેને સમયસર ઘર બનાવવા માટે શું કરવું છે. જો તમે અન્ય દેશોના લોકોને આમંત્રિત કરી રહ્યાં છો, તો તે સમય પસંદ કરો કે જે સામાન્ય રીતે તમામ સહભાગીઓ (જે દુર્લભ છે) માટે કાર્ય કરી શકે છે, અથવા તમારા વેબિનરને વિવિધ સમય ઝોન માટે ઘણી વખત હોલ્ડિંગ કરવાની યોજના બનાવી શકે છે.
તમારા Webinar ટૂલ પસંદ કરો
મોટા ભાગના ઓનલાઇન મીટિંગ ટૂલ્સ પાસે વેબઇનર વિકલ્પો છે, તમારે માત્ર તે પ્લાન પસંદ કરવો પડશે કે જે આમંત્રિત કરવા માટે તમે અપેક્ષા કરતા હોય તેવા સહભાગીઓની સંખ્યાને અનુરૂપ છે. ઉપલબ્ધ વિવિધ સાધનોની ચકાસણી કરો અને લક્ષણો અને વિધેયો સાથેની એકને પસંદ કરો જે તમને શ્રેષ્ઠ રૂપે ફિટ કરે છે. વેબિનરનાં સૉર્ટ પર તમે પ્રસ્તુત કરશો, તેના આધારે તમને સ્પીકર્સ વચ્ચે સહેલાઈથી ફેરફાર કરવાની જરૂર પડી શકે છે અથવા ઓનલાઇન પોસ્ટ કરવા માટે વેબિનાર રેકોર્ડ કરી શકો છો. વિવિધ સાધનોમાંથી તમામ સુવિધાઓનું સંશોધન કરો, અને તમે તમારા પ્રસંગ માટે સંપૂર્ણ સૉફ્ટવેર શોધી શકશો. ખાતરી કરો કે એક વખત તમે સાધન પસંદ કર્યું છે, તમારા પ્રદાતા તમને તાલીમ આપવા તૈયાર છે જેથી તમે તમારા મોટા ભાગનાં વેબિનરને બનાવી શકો.
વેબિનર ચલાવતા પ્રેક્ટિસ કરો
હોસ્ટ તરીકે, તમે સુનિશ્ચિત થશો કે વેબિનર સરળતાથી ચાલશે. સ્પીકર્સ વચ્ચે કેવી રીતે સ્વિચ કરવું, મતદાન લેવું અથવા વેબિનર રેકોર્ડ કરવું તે જાણ્યા વગર કોઈ બહાનું નથી, ઉદાહરણ તરીકે પ્રબંધક સાથે તમારી તાલીમ પછી ઘણીવાર સાધનની ચકાસણી કરવામાં તમારી સહાય કરવા માટે કેટલાક સહકર્મીઓને આમંત્રિત કરો. પણ ખાતરી કરો કે તમારા બધા પ્રસ્તુતકર્તા વેબિનર સાધનથી પરિચિત છે.
એક એજન્ડા અને આમંત્રણ વિકાસ
તમારા દર્શકોને આમંત્રિત કરતા પહેલા, તમારા વેબિનરને કાળજીપૂર્વક સેટ કરો તમારા વેબિનર કેટલા સમય સુધી ટકી રહે તે વિશે વિચાર કરો અને મુખ્ય વસ્તુઓ જે તમે ક્રમમાં ચર્ચા કરવા માગો છો તે તમે તેમને ચર્ચા કરવા માગો છો. ક્યૂ એન્ડ એ સત્ર માટે પણ યોજના ઘડી કાઢો, કારણ કે તમારી પ્રેઝન્ટેશનના અંતે તમારી હાજરી ધરાવતા કેટલાક પ્રશ્નો હશે. પછી, આમંત્રણમાં કાર્યસૂચિનું રૂપરેખા કરો. તમારા સહભાગીઓને જાણવા માટે આ સૌથી સહેલો રસ્તો છે કે તમારું વેબિનર તેમના માટે સંબંધિત હશે કે નહીં. આ આમંત્રણમાં લિંકનો સમાવેશ થવો જોઈએ જે તમારા સહભાગીઓને વેબિનર સાથે જોડાવા માટે પરવાનગી આપે છે, તેમજ કોલ-ઇન નંબર તરીકે, જો તેઓ ફોન દ્વારા સાંભળવાનું પસંદ કરે.
તમારા દર્શકોને આમંત્રિત કરો
તમે શું પ્રસ્તુત કરવા માંગો છો તેના વિશે ધ્યાનપૂર્વક વિચારો અને તમારા પ્રેક્ષકોને તે મુજબ પસંદ કરો. તમારા પ્રતિસાદોનો ટ્રૅક રાખવાનું સુનિશ્ચિત કરો, જેથી તમે જાણો છો કે તમારા વેબિનરમાં કોણ હાજર રહેશે. તમારા પ્રતિભાગી સૂચિની નજીકથી નિરિક્ષણ કરીને, તમે તમારા અનુવર્તી યોજનાને આગળ વધારવામાં સમર્થ થશો.
તમારી પ્રસ્તુતિની યોજના બનાવો
ધ્યાનમાં રાખો કે શ્રેષ્ઠ ઓનલાઇન મીટિંગ પ્રસ્તુતિઓ અત્યંત દ્રશ્ય અને આકર્ષક છે. જો તમે પાવરપોઈન્ટનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, ઉદાહરણ તરીકે, ફક્ત શબ્દો સાથે સ્લાઇડ્સને ક્રેમ કરશો નહીં જે ચિત્રો તમે પ્રસ્તુત કરો છો તે સંબંધિત છે તે શામેલ કરો. તમે તમારી પ્રેઝન્ટેશનને જીવનમાં લાવવા માટે વિડિઓ અને ઑનલાઇન ગેમ્સ પણ જો ઉપયોગ કરી શકો છો, તો પણ તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો. કેટલાક વેબિનર પ્લાનર્સ પણ મીટિંગની આગળ સહભાગીઓની કચેરીઓને સામગ્રી મોકલે છે. સર્જનાત્મક વિચારવું જાણો, અને તમારા વેબિનર જીવનમાં આવશે.
તમારા વેબિનરને રેકોર્ડ કરો
તમારા વેબિનરનું રેકોર્ડીંગ ઉપલબ્ધ કરીને, જે લોકો કેટલીક ચર્ચાઓની ફરી મુલાકાત કરવા માગે છે અથવા જેઓ તેને બનાવી શકતા નથી, તેઓ તેમના પોતાના સમયમાં શું કહેવામાં આવ્યું હતું તે સાંભળી શકે છે. જો તમે તમારા વેબઇનરને ઓનલાઇન માર્કેટીંગ ઝુંબેશ સાથે લિંક કરી રહ્યાં છો, તો તમે કોઈ પણ ઈ-મેલમાં રેકોર્ડીંગનો ઉપયોગ કરી શકો છો, જે તમારા સંદેશને મજબૂત કરે છે.
અનુવર્તી
ઓનલાઈન મીટિંગ્સની જેમ, વેબઇનર પરના પગલે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. તમારા સહભાગીઓને શું ચર્ચા કરવામાં આવી છે તે યાદ કરાવો, અને વેબિનર કેવી રીતે ચાલ્યું તે વિશે તેમના વિચારો એકત્ર કરવા માટે સર્વેક્ષણનું સંચાલન કરો. જો તમે અન્ય વેબઇનરની યોજના કરી રહ્યા હોવ કે જે તમારા પ્રેક્ષકો માટે રસ હોઈ શકે, તો ખાતરી કરો કે તેઓ ક્યારે આમંત્રણની અપેક્ષા રાખી શકે છે.
તમારા પ્રતિસાદની સમીક્ષા કરો
હંમેશા તમારા વેબિનર્સ પર તમે પ્રાપ્ત કરેલ કોઈપણ પ્રતિસાદની સમીક્ષા કરવાની ખાતરી કરો આ રીતે તમે તમારા આગામી લોકોમાં સુધારો કરી શકો છો. પ્રસ્તુતિને લગતી પ્રતિક્રિયા પર ખાસ ધ્યાન આપવું, કારણ કે તે વેબિનરનું મુખ્ય બનાવે છે